4.结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。 三、日常事务 1.保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题; 2.每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认; 3.每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中; 4.名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人; 5.每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中; 6.公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用; 7.公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜; 8.收发传真,协助各部门员工收发业务传真; 9.协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。 10.新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。 11.积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。 四、接待工作 1. 接待前准备工作 a)来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备; b)会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议椅归位; c)茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用; d)相机:准备公司相机,为来客拍照留念所用。 e)订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房; f) 预订酒店:如需为来客预订酒店,确认主客姓名后,电话联系锦江富园大酒店预订房间,预订成功后向办公室主任汇报确认。 2. 会议中服务工作 a)为开会人员添加茶水; b)按照领导要求提供会议支持; c)安排专人负责会议中的摄像工作; 3. 会议后完善工作 a)组织来客及公司领导合影留念,并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。 b)如遇重要客户来访,应及时将会议相片资料上传至公司网站内。 c)会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用的点心整理归入茶点处,以备公司员工食用; d)会议后器材的归库:会议后器材应及时归库,将相机及其他器材放回原处; 篇三:行政前台的工作职责 一、负责进入公司办公场所的所有的人,要用礼貌用语说:“您好, 请有有什么事情吗”?然后,叫他请坐,帮他联系要找的人,不定期客的招呼、接待、登记、导引。 二、负责公司电话总机的接线工作。拿起电话要说:“喂,您好,xx 公司”对来往电话声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语; 对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报领导处理;具有良好的沟通能力、协调能力,及较强的保密意识。 |
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