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采购审计专辑 第三阶段 供应商的选择 审计分析 选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。 供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。 第一、建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 第二、采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。 第三、建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。 1、公司如何选择供货商？是否有相关的政策？ 2、供货商档案的保管采用何种方式？有无保密措施？ 3、供货商资格是否需定期审核？若是，请介绍一下审核的程序？ 4、供货商档案的授权接触控制是如何设置？ （1）使用系统的逻辑接触控制？ （2）手工管理的档案是否有相关的保密政策，并由专人管理？ （一） 1、与采购部经理进行访谈，了解供应商分类的标准以及选择供货商/承包商的标准和流程，包括： （1）标准的制定方法和制定人（如质量标准由质量部门、生产技术部或试验室制定，价格标准由财务部制定等）及制定的标准（如供货质量、供货及时性、货款价格、生产能力、信誉等） （2）候选供货商的数量 （3）选择过程（如是否经过招标、是否先经小规模试生产、是否由各部门综合评价等等） （4）所使用的档案（如书面政策、询价单据、评审表等） （5）选择的标准及流程是否有改变及改变的频率 （6）符合标准但未列入最终名单的供货商/承包商是否列入潜在供货商名单 2、取得公司选择供货商/承包商的书面政策，查看是否经管理层审批，并与以上了解到的程序比较是否有出入。 3、根据了解到的政策下达部门，询问该部门的操作人员对政策的了解程度。 （二） 1、取得公司的供货商名单，查看是否经过管理层的审批。 2、采用判断抽样的方法抽取___家供货商，查看相应的单据（如评审表等），判断是否经过公司规定的选择流程。 3、采用判断抽样的方法随机抽取___张采购发票，查看是否全部从列入名单的供货商处采购。 （三） 1、对生产部门及采购部门进行访谈，了解对原料的质量问题如何监控，如是否将其记录在案并及时与供货商反馈。 2、采用判断抽样的方法随机抽取___个反馈记录，查看是否及时与供货商沟通和改进情况，以及是否在对供货商的评价报告中有所反映。 （四） 1、对采购部经理进行访谈，了解更新供货商/承包商的标准和流程： （1）对供货商/承包商的定期复核频率 （2）对供货商/承包商的复核程序与方法（如评价报告等） 2、采用判断抽样的方法从供货商清单中抽取___家供货商，查看相应的评价报告，判断是否经过公司规定的定期复核流程； 3、从评价报告中寻找不合格的供货商，查看是否还在最新的经管理层批准的合格供货商名单中。 4、查看不合格的供应商名单及相关档案是否有所保存。 （五） 1、与采购部、IT部等相关部门进行访谈，了解供货商数据更改的政策与流程，使用的单据，审批人等。 2、采用判断抽样的方法抽取___个数据更改记录，查看更改人是否经过适当的授权，更改的记录是否辅有相应的批准与审核单据，资料的更改是否及时。 （六） 1、询问采购部有无对供应商/承包商档案保密的政策，并获得书面文本，复核管理层的确认。 2、访谈采购部门具体业务人员，评价供应商保密政策的执行情况。 （七） 1、访谈IT人员，了解系统中供应商档案控制的情况； 2、在IT人员的帮助下，获得可以访问供应商档案人员的名单； 3、了解、评估名单所列人员授权的恰当性。 未完待续 |
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