从小白到高手——第2讲 文档的基本操作（含视频）

本讲目标：

• 关闭文档

• 掌握文档的创建

• 掌握保存文档的方法，以及加密保存的实现

• 掌握打开文档的方法，以及文档的打开方式

• 掌握插入文档的方法，了解以不同方式插入文档的区别

配套视频：

• 2-3文档插入的方式详解

• 2-1利用模板快速制作书法字贴

• 2-2后缀名的作用

上一讲中我们学会了WORD 2010工作界面中各部分的名称及相关设置，今天我们要带大家一起来了解文档的基本操作。

今天的内容虽然很简单，但是很重要哦~~~

一、 创建文档

创建文档有两种方法：

◎ CTRL+N

◎ 文件→新建

图2-1

操作看看，比较一下这两种方法有什么区别呢？

第一种方法更简单、更快捷，但是只能创建空白文档

第二种方法要稍麻烦点，但是可以创建有内容的文档哦~~~~~只要单击“可用模板”下方的“样本模板”，就可以利用现成的各类模板新建文件！（只要安装了OFFICE这里的模板都可以使用哦~~~~）

图2-2

（偷偷告诉你，用这种方法还可以自己做文档模板哟~~~~）

对于模板的创建和应用，我们将会在后面的模板和样式一讲中介绍。

如果模板不够用，没有你想要的，怎么办？看它——Office.com模板！

图2-3

这是OFFICE的在线模板，但是必须连接网络才可以下载使用。（上网真是好处多多啊~~~~）

利用模板创建文件的具体操作，详见视频：利用模板快速制作书法字贴。

文档制作完成之后，我们当然需要对文档进行保存，不然不就做无用功了吗？那么，如何保存一个文档呢？

二、文档的保存

1.文档的常规保存

不多说，很多方法都可以实现，你只要挑一种你喜欢的方法就可以了！

◎ 文件→保存

◎ 快捷键：CTRL+S

◎ 单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮

图2-4

执行以上任意一种操作，都会出现一个对话框，如下图所示。

图2-5

这里有几个关键操作：

1、选择保存的位置。

2、给你的文件取个名字。

从Word 2007版本开始，Word文档的保存类型（也就是后缀名）默认为DOCX。好多小伙伴不禁会问——这是咩东西？……我刚接触电脑的时候，这个问题也困扰了我很久！我只能说，一言难尽啊！看视频吧，看了视频你就明白了。

2.文档加密保存

如果我们的文档里有一些小秘密，不想被别人看了去，怎么办？接下来，我们一起来学习为文档设置密码，以此来保护我们的隐私！

方法其实很简单，在保存对话框中单击“工具”按钮，选择“常规选项”（如图2-6）。

图2-6

在打开的对话框中就可以设置密码了，可以设置打开权限密码和修改权限密码两种密码哦，请大家试一下，两者有什么不同。

图2-7

另外，执行“文件—信息—权限—用密码进行加密”命令也可以设置密码，如下图。

图2-8

但这种方法只能设置打开权限密码，不能设置修改权限密码。

3.救急的自动保存

解决了保存文档和保护文档的问题，接下来我们对文件保存还有什么需要呢？

不知道大家有没有遇到过一个非常让人抓狂的问题：辛辛苦苦做的文件，因为突然断电，或者死机，没保存，怎么办？

别急，Word还有一个“自动保存”的功能，专治各种“衰”症，嘿嘿……

1）开启自动保存设置

执行“文件—选项—保存”，设置“保存自动恢复信息时间间隔”（如下图）。

图2-9

您可以根据自己的需要来设置自动保存的时间间隔，默认每隔10分钟将自动保存文档一次，最多可以120分钟保存一次哦~~~~

设置完成后，只等意外发生了~~~~

哈哈，并不是我们需要意外发生，而是真出现意外了怎么办呢？

2）意外后的文档恢复

出现意外状态时不要急，启动Word，这时候工作区左侧会出现一个“文档恢复”的窗格，如下图所示。在窗格中显示了电脑死机前Word自动保存的文档。

图2-10

要恢复哪个文件，只需要单击一下就行了。

简单吧？！

3）意外后的文件终极恢复方案

但是，如果启动Word后，没有出现“文档恢复”窗格，怎么办？也不用急，我们还有终极解决方案！

各位亲亲注意到没有，在我们刚才设置自动保存的对话框中有一个“自动恢复文件位置”？这个位置就是自动保存的文件的地址，如图所示。

图2-11

你只要打开相应的地址，就可以看到用于自动恢复的文件，如下图所示。

图2-12

这里面的ASD后缀文件就是自动保存用于恢复的文件。接下来很简单，你只要把文件的扩展名ASD通过重命名操作变成Word文件的扩展名DOCX就可以打开了。

有关扩展名的相关操作，前面视频“2-2后缀名的作用”中讲过，在这里就不再赘述了。

4.不得不说的文件另存为

说完保存，不得不说的另一个重要的知识点就是“另存为”。细心的小伙伴一定发现了，对于一个已经保存过的文档，再执行“保存”操作，就不出现对话框了。那么，问题来了——如果我们要为文档换个名字，或者把文档换个位置再保存一次，特别是要把文档保存成其他的类型（比如说TXT格式），怎么办？

呵呵……这些都可以通过另存为操作来实现！

有两种方法可以实现另存为：

◎文件→另存为

◎按F12键

每次执行“另存为”命令都会打开对话框，在对话框中可以更改保存的位置、保存的文件名以及保存类型，如下图。

图2-13

 

到这里，文档的保存操作就彻底介绍完了，接下来就该说说如何打开一个保存的Word文档。好些亲们一定会说：

“切，打开有什么好说的？”

“直接双击文档就可以打开了啊！”

不错，不错！但是这种常规的打开文档的方法，不能选择文档的打开方式，有时就无法满足你的需要哦，譬如：

◎ 如何避免打开后原文档不会被修改呢？

◎ 正常打开提示文档受损出错，怎么打开呢？

◎ 如果怀疑文件感染病毒了但又需要打开，怎么办？

这个时候文档的“打开方式”就该露脸，出来压场了。

那么文档的“打开方式”是什么东东？

呵呵……咱们耐住性子，慢慢地来学习吧！

三、 打开文档

用下面的两种方式打开文档，将弹出打开对话框。在这个打开对话框中隐藏着打开方式。

◎文件→打开

◎ 快捷键：CTRL+O

图2-14

选择文件所在的位置，并选择要打开的文件，单击“打开”按钮右侧的下拉箭头，可以从弹出的下拉菜单中选择文档的打开方式哦~~~~~如下图所示。

图2-15

1.避免原文档被改动的打开方式

对已经确认为最后版本的文档，也就是已经通过审核定稿的文档，它们不能改动。那么怎么防止阅读中因为误操作而改动了文档呢？下面的两个打开方式可以做到这点。

◎ 以只读方式打开：对文档所做的修改无法保存在原文档中。

◎ 以副本方式打开：打开文档的时候将创建文档副本，用户所有的操作都在副本中进行，不会影响原文档。

2. 打开受损的文档

如果按常规操作双击无法打开文档，说明文档很可能已损坏。这个时候使用下面的打开方式或许可以帮助我们打开文档。

◎ 打开并修复：以修复的方式打开受损的文档。

但是往往无法保证能修复文档中的所有内容，因此只有在利用自动保存的ASD文档无法恢复文档的时候采用此种方法——毕竟还可以帮我们恢复一部分。

3.打开怀疑携带恶意代码的文档

网络发达，也给我们造成了危险，我们很难确定从网络上获得的文件是否安全。

“打开这个Word文件会不会有危险哦？”

当有这个疑惑时，不用害怕，我们可以用下面的打开方式打开文件，既可以避免感染病毒，又可以查看文件。

◎ 在受保护的视图中打开：将在一个虚拟的空间中打开文件，可防止文件中的恶意代码感染主机。

以这种方式打开文档，如果我们确认文档是安全的，就可以单击“启用编辑”对文档进行正常编辑。

看，以上这些操作，用普通的双击打开无法实现吧？嘿嘿……试一下吧。

 

接下来再说点什么呢？

我们来说说如何请别的文档来我们家做客吧。呵呵……也就是在当前文档中使用其他已经做好的文档。

四、插入文档

执行：插入—对象—文件中的文字…（如图）。

图2-16

执行命令后，将弹出如下图所示的对话框。

图2-17

从上图中我们不难看出插入文件的方式有两种，那么这两者有什么不同呢？

插入：这种操作效果就好象复制粘贴文档到当前文档中一样。

插入为链接：这种方式比较有意思，当原文档发生变化时，以此方式插入的文档也会发生相同的变化哦~~~~（在这里F9键将发挥它神奇的功能！）

具体操作见视频：文档插入的方式详解。

五、关闭文档

这个应该不用我多说了吧？点标题栏右侧的“×”就可以了！

图2-18

值得注意的有两点：

（1）我们除了上面说的方法之外，我们还常用快捷键来实现文档的关闭：

◎ ALT+F4（关闭文档并退出WORD程序）

◎ CTRL+F4或CTRL+W（只关闭文档，但不退出WORD程序）

这些方法的操作效果可不一样哦！试一下吧？

（2）关闭文档的时候如果没有改动过文档，那么直接就可以关闭了。如果文档被改动过，将弹出提示保存的对话框，如下图。

图2-19

保存：表示保存更改并关闭。

不保存：表示不保存更改，直接关闭。

取消：取消关闭操作。

所以操作的时候千万要注意啊~~~~

 

本讲主要介绍了在Word 2010中文档的各种基本操作（新建、保存、打开、插入、关闭），这些虽说是最基本的知识点，但是也请各位亲认真操作，仔细体会里面的细节，毕竟“万丈高楼平地起”，现在打好基础，方便以后我们能够更深入地学习更多知识，您说对吧？

课后练习：

课后思考题：