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仪器采购“老司机”如何指导职场“小鲜肉”?

2017-10-28  shelbypf

一个新人,刚刚参加工作,被分到了采购部门,此时对外他要面对不同而生疏的各种供应商,面对如何跟厂商谈条件,谈价格。对内要面对各部门间的协调配合的复杂关系,面对需要建立的人脉关系。


为不熟悉业务,不可能很快的掌握应采购产品的数量和性质,如果仅仅靠自己摸索,去独立解决所面对的各种复杂问题,对于采购新人来说是很难很难的事情。


老采购如何带好采购新人呢?以下是一个老采购的与一个采购新人的对话,老采购根据自己的实际经验,让采购新人在轻松的谈话中学习采购经验。

    

新: “采购部门每天都有供应商的电话打进来,我要如何处理?”

老: “一般情况下,对于不熟悉的供应商,你可以让他先传真一份资料过来,收集些供应商资料,以备不时之需。如果是已经比较成熟的供应商和备用商,你就直接告诉他,现在暂时不需要。因为备用的供应商你要联系、沟通,太多了时间上也耗不起。”


新:“我应该怎么样来挑选新的供应商呢?”

老:“你自己应该挑选公司相对正规、业务比较专业的公司,最好实地考察供应商的时候,把质检、生产部门的负责人都通知,一表明你在工作上尊重他们,二如果供应商出了什么问题,也不是你一个人的责任,大家都认可的,可以降低你的风险。同时对供应商的评判也比较准。

新:“如果我想换供应商,应该怎么处理?”

老:“这是一个复杂的问题,没有什么固定的办法,一定要就事论事。处理这类问题要特别谨慎,因为这里头涉及复杂的利益关系,处理不好会比较麻烦的。因为供应商做开来,都会有一些熟悉的关系在里面,如果你一下换掉,就算你的质量没有问题,价钱也比较低,你也会开罪一些小人,而且一般是比较有权的人,会给你以后的工作带来很多的困扰,这一定要讲究技巧。”


新:“怎么样的技巧?”

老:“这里大有学问,你做事不要太急,刚刚去的时候,所有的眼睛都是盯着你的一举一动,所以,一定要先摸清具体的情况,里面的关系户,再找找朋友看看里面有没有什么猫腻,还要全面去考察现有的供应商的质量、价格、货期、售后服务等等,再了解公司内部情况,看看公司满意的是他们那些方面?不满意的是哪些方面?


新:“都有哪些方面?”

老:“如果不是该职位缺人,公司为什么要让你来坐这个位置?老板希望你带来什么?现在的供应商该不该换?为什么换?换了会给公司带来什么好处?怎么换?会给自己带来什么好处?什么坏处?换谁来?新的供应商和旧的供应商比有什么优点?什么缺点?如果一定要换,起码也要循序渐进,特别是长期供应的老供应商,不能够一下全部断掉,不然,如果新的供应商在合作磨合期出了问题,影响生产,那么所有的矛头都会一下对准你。而有的供应商根本就是换不掉的,这类千万要小心处理。”


新:“有换不掉的供应商吗?这世界还有如此怪事?”

老:“你刚进入社会多久,社会是非常复杂的。你哪里知道人心险恶,有些供应商是合伙人找来的,股东们不方便出面;有些是老板的亲戚或者某某高官的亲戚,老板不好处理;有些是老总的朋友,专业帮老总洗钱;有些是本地的黑社会操纵,换了会危及人身安全。因为,利字当头。老板想换,碍于情面;借刀杀人,免为其难;处理不当,留下后患;有人说情,随时调整;聪明老板,永做好人;采购失利,背包走人;不识时务,淘汰出局。”


新:“呵呵,我还敢去上任么?好像龙潭虎穴一样!我要:八面玲珑,一世英雄。”
老:“呵呵,你已经有了进步,希望你能够做个好采购,好采购不光会做人,还要会砍价。”



新:“怎么样来谈判价格?比方说,有几家报价,你究竟怎么选择价格高和低的,如果他们都是新的供应商。”

老:“很简单,做为采购,首先要对得起自己的工作,要为老板节省成本,你就要选择价格低点的。其次,要对得起自己,如果这个产品的市场最低成本是一元,那么,你就一定不要挑接近一元的那些。”

新:“为什么?”

老:“因为,市场的竞争是十分残酷的,有些人为了打入你们公司内部,会恶性竞争,报一个超低价,所以永远没有一个最低价。同时,如果你第一次就是最低价,那么你的采购工作肯定干不长。”
  

新:“我为了公司节省成本,反而干不长?”

老:“是的。

首先,每个公司都要生存,如果他们为了订单而报最低价,为了利润而偷工减料后的质量你如何向公司交待?

其次,供应商如果没有什么利润,他们对你的订单不会在乎,很容易导致货期不准;

第三,你后边的工作会有很大影响,因为很长时间你都没有办法把单价慢慢往下降,反而很有可能由于原材料上升而往上升。


你想想,别的采购都是价格越来越低,而你是没有下降还可能上升,老板以为你刚来挣表现,现在跟供应商混熟悉了,把公司的利益放第二了,你如何交待?所以肯定不能去为了挣表现而一味压价。”

 


新:“我要如何去保证供应商的货期呢?”

老:“货期是一个比较头痛的问题,但是如果你能够处理好的话,一般不会有问题的,首先,我们要问清楚供应商的正常货期,同时要跟生产部沟通最长的期限,比方说,生产部要7天内,而供应商正常也要7天,那你就同生产部讲最快要8天,同供应商讲最慢都要在6天交货,中间就多了2天了,万一有什么特殊情况也好处理。”

新:“哈哈,我们不成了媒人一样的两边讨好?”

老:“聪明,我们就是媒人,是促成双方愉快达成交易的媒人。”
新:“如果生产部要7天内交,而供应商只能够在5天内交货呢?”
老:“哈哈,这就看你平时会不会做人了!”


新:“为什么?”

老:“如果你平时会做人,自然可以搞定!关键时刻一定要靠朋友的。如果平时你把供应商当朋友,关键时刻他肯定要想办法帮你的,他们一般都能够想出办法来的,但是,这种事情不能够经常有。”



新:“我跟供应商做朋友,那公司知道怎么办,会不会怀疑我得到什么好处?”

老:“傻瓜,是你把他当朋友一样对待就行了,并不是让你跟他做朋友。比方说,平时不要太苛刻对人,因为我们处在一个敏感的位置,公司内外都会怀疑的,那只是别人的看法,你无论如何也改变不了别人的看法。”


新:“为什么?”
老:“采购是一个非常敏感的职位,没有人会相信你的,社会风气如此!” 
新:“你的意思是劝我吃回扣?”

老:“没有,只是让你明白一个道理,以免被人冤枉了会想不通。虽然你给了供应商赚钱的机会,但是他也是在帮你解决问题,如果他没有感觉到是朋友的感受,他不会非常用心去帮你跟单,货期肯定不会那么准的。这就是做人的问题”


新:“如果他们的产品质量有问题,我应该怎么去维护公司的利益和供应商朋友”?

老:“首先,你要明白:做生意一定要双赢,只有双赢才能够持久。公司的利益肯定要维护,这是第一;如果双方分歧不大就友好协商。如果分歧大,就要具体情况具体解决了,一般质量太差的情况,供应商都自己知道理亏了。其实主要在选供应商的时候就要选准,防患于未然。实际上我们就是和事佬,只要双方都满意就行了。”



新:“还有就是货款的问题,如果公司资金周转不灵,拖欠供应商,我们怎么应付?如果长期拖款,我们怎么应付?”?

老:“有时候善意的谎言是一定要说的,刚开始,找借口不要对账,对好帐的可以说财务不在、老总出差、或者支票有意出不易察觉的错等等,一般长期合作的客户都不会怀疑的。如果长期拖款供应商开始抱怨说不下单之类,就要启用备用供应商,过了一段时间,公司资金周转好了,再跟他说明情况,一般的供应商都是可以理解的。”

新:“其实供应商都是比较好打交道的,他们都比较灵活,而且有求于我。关键是公司内部的同事,尤其是老员工和高级别的领导,我刚刚过去,怎么来处理这种关系?”

老:“同事之间也是一种客户关系,只不过是内部客户而已。只要你都尊重他们,他们也会尊重你的,但是一定要注意,是尊重而不是巴结,他们是老员工是领导,只要你尊重他们,也就够了。千万别希望能够跟他们做真正的朋友,因为他们都眼红你的工作,认为你可以捞不少油水,所以一有机会,他们就会暗中打小报告,害你,看你的笑话,甚至把你踢走,换一个人来。


所以,如果有供应商朋友请你去吃饭或者什么,能够推就推,实在不行,也要叫上自己的比较好的同事朋友(一般肯定是普通员工,没有什么主管级别的),这样,一方面可以同供应商朋友沟通好工作关系,又可以避嫌,如果有人问起,也好有人帮你作证。如果供应商朋友同你私交甚密就另当别论了。不过这都是后话了。


小结:采购新人除了作为新人需要多观察、多沟通、多学习、多实践以外,还就是需要老采购的指导和帮助。
做为老采购应该传、帮、带,把自己的知识和经验传承给新人,培养新人尽要快速的成长起来,并让新人尽早的独当一面。

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