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潘宇佳 (广州市永隆工程造价咨询事务所有限公司佛山分公司， 广东 佛山 528000) 摘 要：通过介绍工程造价咨询档案的主要内容，探讨工程造价咨询档案管理的必要性、重要性、要求、注意事项等，提出存在问题和工作建议，以供造价咨询技术管理人员参考。 关键词：工程；咨询；档案；管理；探讨 随着我国经济的快速发展以及体制改革的不断健全和完善，工程建设项目数量、规模和投资逐年递增，档案管理工作在项目的有序管理中起到了重要作用，取得了明显的成效。项目法人(或业主)对项目档案的归档、验收等工作都需达到国家法律法规和部委、省市有关档案工作规章标准要求，作为建设项目工程参建单位、科研、中介机构(招标代理、鉴定、咨询)等单位的自身参与项目建设并自我归档保管的档案，同样要达到项目档案的有关要求。特别是建设项目工程造价咨询，是一项经济技术含量高、专业技术性全、实践经验性强、造价控制成效显著、高智力的综合性服务行业，其档案管理尤其重要。为此，本人通过参与咨询业务工作，特别是负责工程造价咨询企业承接的工程建设项目建议书与可行性研究及投资估算的编制、审核及项目经济评价，工程概算、预算、结算、竣工结算、工程招标报价的编制和审核，工程项目各阶段工程造价监控以及工程造价信息咨询服务等业务的档案管理工作，对工程造价咨询档案管理工作有新的认识和体会，通过探讨工程造价咨询档案管理的必要性、重要性、主要内容、要求和注意事项，提出存在问题和工作建议，进一步提高造价咨询档案管理工作。 1 工程造价咨询档案工程造价咨询单位，是指接受委托，对建设项目工程造价的确定与控制提供专业服务，出具工程造价成果文件的中介组织或咨询服务机构。工程造价咨询单位、企业或机构(以下统称为咨询人)从接受业主的委托并实施工程造价咨询到完成提交咨询报告书，既要遵循客观实际的市场经济规律，同时力求满足委托人投资目的的效果。而全面、真实、准确、公平、公正地反映这些效果，就是咨询人完成工程造价咨询任务后应形成和提交的工程造价咨询档案。 工程造价咨询档案是指咨询人从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。《中华人民共和国档案法》第三章第十六条明确规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。”因此，工程造价咨询档案由咨询人自己管理。咨询人建立建设项目工程造价咨询档案，健全工程造价咨询档案管理制度是工程造价咨询工作的一项重要组成部分，工程造价咨询档案管理(包括形成、收集、鉴定、整理、归档、保管等)是咨询人内部操作规范化管理重要工作组成之一。 2 工程造价咨询档案主要内容工程造价咨询业的主要任务是接受委托，对建设项目工程造价的确定与控制提供专业服务，出具工程造价成果文件[1]。按照《建设工程造价咨询规范》(GB/T 51095—2015)3.4.2，工程造价咨询档案可分为成果文件和过程文件两类。成果文件应包括工程造价咨询企业出具的投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、最高投标限价、工程计量与支付、竣工结算、竣工决算编制与审核报告以及工程造价鉴定意见书等，过程文件应包括编制、校核、审核和审定人员的工作底稿、相应电子文件等[2]。按照《工程造价咨询企业管理办法》(2015年住房和城乡建设部令第24号)工程造价咨询业务范围共有5种类型，按照《建设工程造价咨询规范》(GB/T 51095—2015)3.1.1，工程造价咨询业务范围共有15种服务类别。无论何种咨询服务类别，咨询人管理的档案都包括成果文件和过程文件。 2.1 工程造价咨询成果文件 成果文件，即咨询人提交给委托方的成果报告，也就是咨询人在完成委托的咨询项目后，向委托方出具书面表达咨询成果的文件。工程造价咨询成果文件是咨询人承担工程造价咨询业务时，为委托方出具的反映各阶段工程造价确定与控制等成果以及管理要求的文件，通常称某某咨询报告书，主要由封面、扉页、目录、咨询成果报告等4部分组成。工程造价咨询成果文件的格式、内容、深度和精度等要求应符合建设项目工程造价咨询合同、委托方提供的相关资料等的要求，以及国家和行业相关规定，达到公正、合法、合理、准确的要求，同时要达到委托方快捷方便将成果文件归档的要求。委托人和咨询人各自归档的成果文件应为同一版本的签字盖章手续完备的纸质原件和电子版文件。 2.2 工程造价咨询过程文件 过程文件，是支撑成果文件的基础和依据，不包括在成果文件中，但具有可追溯性，便于成果质量检查和咨询人各岗位责任追究。不仅包括编制、审核和审定人员的工作底稿、相应电子文件等，而且包括该工程造价咨询项目来源、委托合同、项目咨询实施过程中一切有价值的数据、文字和音像资料等所有完整资料，也包括该咨询人与委托人合同签订至履行合同终结所有文件资料往来、合同款支付等文件资料凭证，并满足该项目咨询服务全过程的资料达到咨询人过程文件归档的要求。 过程文件可分为6类： 1) 合同双方履行材料：委托人与咨询人之间的项目来源、委托合同、成果报告交付函件、合同款项申报支付手续凭证、咨询成果文件回访记录及评价意见等。 2) 建设项目文件资料：委托人提交给咨询人的所有与项目咨询有关的工程事项资料文件(根据内容按工程建设管理程序和实施时序排列)。 3) 咨询参考依据资料：咨询人收集的所有与项目咨询有关的参考依据资料和文件，以及咨询服务中所有借阅和使用的各类设计文件、施工合同文件、竣工资料等有关可追溯性资料的文件目录和接收归还记录台账。 4) 咨询服务过程资料：咨询人在该项目咨询服务中与委托人及相关当事方沟通洽谈会议纪要、函电、文件往来、现场考察记录(包括采集数据)、调查取证材料等等资料。 5) 工作内部管理资料：咨询人形成咨询报告书的编制、校核、审核、审定和批准签发人员的工作底稿、工程量计算书、相应电子文件等内部管理流程所有资料。 6) 咨询服务声像材料：咨询项目服务全过程(包括会议和现场考察等)的录音、录像、照片等所有声像材料。 过程文件档案具体内容和排列，需与建设项目工程造价咨询业务的服务类别而定。 3 工程造价咨询档案管理的必要性和重要性有关档案书籍和很多文章都论述了造价咨询档案管理的必要性和重要性，主要归纳如下。 3.1 工程造价咨询档案必要性 1) 执行有关建设项目工程档案、企业档案的法律法规制度与标准强制性要求。 2) 履行合同协议，为委托方提供真实、完整、准确、优质的工程造价咨询成果文件的需要。 3) 向资质许可机关、工商税务监管部门、服务对象和社会公众提供真实、准确、完整的工程造价咨询企业信用档案信息的需要，为网上申报和审批等事项快速提供电子文件的需要。 4) 见证咨询人从事建设项目工程造价咨询活动，是否遵循独立、客观、公正、诚实信用的原则的需要。 5) 为工程建设项目、委托方、第三方等延伸稽查、审计提供原始凭证的需要。 6) 是保证咨询人内部管理高效、提高服务水平、咨询质量优良和综合竞争能力的需要，为后续项目提供参考和借鉴资料的需要，为重大项目开展典型案例研究分析、开发利用提供可靠真实的基础资料例证的需要，也为培养人才提供典型案例教材，方便查阅参考学习。 7) 是建立健全工程造价咨询行业诚信体系，营造诚实守信市场环境，以及造价专业人员信用档案信息管理的需要。 3.2 工程造价咨询档案重要性 1) 有利于工程造价咨询企业提高服务质量、成果质量、企业形象、信用等级，达到健全咨询人内部管理高效和持续发展的目的。 2) 为后续咨询业务提供了行业、地域、类型等工程，以及其材料、施工工艺、机械设备等基础信息的造价咨询档案利用开发，通过借鉴、参考、对比等提高工作效率、审核准确度和咨询成果质量。 3) 通过整理过程文件和归档，有利于咨询人员提高业务水平和管理能力，同时能及时发现成果文件的不足之处，及时修改、补充和完善。 4) 记录了工程造价咨询原始真实全过程历史，为合同双方纠纷、委托方和被审核单位纠纷、第三方申诉等提供了重要凭证和依据作用。 5) 反映了工程造价咨询成果文件质量的重要表现，并为成果文件的可追溯性提供有利的保障。 6) 提供了工程造价咨询服务每一参与人的真实记录履行岗位职责后的法律安全保障，规避风险、规避麻烦的有效措施。 7) 体现了项目参建单位对工程建设相关的法律、法规、标准、规范的执行情况。 4 工程造价咨询档案管理的要求1) 严格执行国家和行业主管部门的档案法律、法规、规章和规范性文件，以及咨询人的档案收集、统计、借阅、保密、库房管理及档案管理人员管理等规章制度。 2) 认真履行档案管理人员职责，做好项目咨询文件资料接收工作，正确分析和鉴别文件材料的真实、齐全、保存价值。 3) 按项目咨询类别分别立卷，遵循工程造价咨询文件材料的形成规律和过程文件的分类，保持卷内文件材料的连贯性和系统性。 4) 档案文件的整理应规范，卷内文件材料应真实、齐全，审批和签章手续完备。 5) 认真细致按要求做好分类、编号、组卷、案卷与卷内文件排列、案卷封面、卷内文件目录、装订、卷内备考表、审核、归档、保管、查借阅、统计以及电子文件整理录入拷贝等每一环节工作。 6) 项目咨询档案归档后，后期的该项目咨询回访记录、委托人评价意见等相关资料，及时归档至某项目咨询档案案卷中，确保某项目咨询档案的完整性。 5 工程造价咨询档案管理注意事项档案管理人员在接收、整理、归档时，需注意如下事项： 1) 在接受咨询项目负责人或经办人的项目咨询档案移交清单时，需认真核对清单明细和资料。 2) 按照咨询业务的服务类别，检查每一项目过程文件和成果文件是否齐全完整，若有缺失，应要求项目负责人或经办人及时查找补充齐全。 3) 整理时，检查每一项目每一文件材料是否准确、填写是否规范、签名盖章(单位公章和执业(或从业)资格专用印章)手续是否完备清晰等等，否则，应退回项目负责人或经办人补充修改完善，并做好登记手续。 4) 每一项目归档材料除有电子文件外的纸质文件材料，均需扫描数字化形成电子文件，同步汇总形成该项目的电子文件，确保每一项目均有纸质档案和电子文件档案，并拷贝电子文件档案一份留存。 6 工程造价咨询档案管理存在问题与建议6.1 存在问题 1) 个别咨询人只重视成果文件，轻视过程文件的管理，对过程文件的齐全、完整、准确是成果文件的基础的认识不到位，过程文件档案管理意识不强、制度不健全。 2) 部分咨询人员档案意识差，只重视成果文件，不重视过程文件的收集、整理、移交等工作，甚至移交的资料不按规定要求分类排序，杂乱无章，次序混乱，目录不全，增加了档案管理人员的工作量和归档难度。 3) 个别项目负责人在向委托人提交成果文件后，未按规定时间将成果文件和过程文件移交归档，影响所有项目档号排序和归档工作。 4) 档案管理人员缺乏工程造价咨询类别和咨询服务流程活动等知识和实践经验，导致接收不齐全、签名印章不规范等过程文件；或资料编整不规范、目录排序不合理，立卷归档质量差，从而造成资料查找借鉴很不方便。 6.2 建议 1) 咨询人应高度重视成果文件和过程文件的管理，一是向委托方提供优质的成果文件，二是有利于咨询人内部权益的落实和责任的追究，三是提高后续工程造价咨询成果文件的质量的途径。成果文件是工程造价咨询服务的最终成果，具有法律效力。当成果文件对应的工程出现某些问题或需延伸稽查审计时，已归档的真实、完整、齐全、合法合规的过程文件会起到不可估量的支撑作用，是提高信用和规避风险的有效方法。 2) 咨询人依照国家和行业档案管理的有关规定，建立健全档案管理的各项规章制度，确保咨询人员有规可依、有章可循，真正做到档案管理工作的制度化，特别是要将档案移交作为项目负责人绩效评价条件之一，使其成为保证咨询质量的强有力屏障，同时也是对咨询人员一种制度上的管理和约束，起到事中检查和事后监督(事后控制)的作用。 3) 努力提供咨询人员的档案重要性认识。成果文件是对委托方负责和履行合同的成果，而过程文件是咨询人员咨询服务过程中保驾护航的法宝。 4) 档案管理人员除了了解掌握档案管理工作业务理论和知识技能外，还需了解掌握咨询项目类别、内部管理业务操作流程、咨询服务过程，过程文件种类、组成、要求及其形成过程、成果文件编制审核审定印制发送流程、成果文件种类、组成、要求及咨询合同管理等，并积极参与相关咨询活动，见证文件资料形成过程。 参考文献： [1] 韩文广，陈莉娟. 对工程造价咨询企业档案管理的几点建议[J].河南建材，2014(6):133-134． [2] 建设工程造价咨询规范：GB/T 51095—2015[S].北京：中国建筑工业出版社，2015． (本文责任编辑 马克俊) Archives Management of Construction Cost ConsultationPAN Yujia (Win Long Construction Cost Consultation Office-Co.,Ltd., Guangzhou 528000, China) Abstract：Through the introduction of the main contents of the construction cost consultation archives, the necessity, importance, request and attention matter of the construction cost consultation archives management have been discussed, which can provide references for cost consultation technical management personnel. Keywords：construction; consultation; archives; management; discussion 收稿日期：2017-02-23; 修回日期：2017-03-27 作者简介：潘宇佳(1991)，男，本科，助理工程师，从事建设项目工程造价咨询和档案管理工作。 中图分类号：G27；F426.92 文献标识码：B 文章编号：1008-0112(2017)006-0058-04 |
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