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随着社会进入知识经济时代 计算机被广泛的应用再档案领域 电子文件是现代社会发展的必然产物 而电子文件的存储和保管也成了档案非常重要的工作  01 —— 注意电子档案保管与保护的两个方面 —— 与纸质档案不同的是，电子档案的保管与保护包括下面两个方面： （1）载体的物理保护 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应做防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围为17℃~20℃；相对湿度选定范围为35℃~45℃。 （2）信息的安全维护 采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同时执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工作，一防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。 杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。安装补丁程序，以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序缺陷后，及时安装各种安全补丁程序，以免被非法者利用。系统程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。 02 ——电子文件的利用—— 在利用电子档案时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子档案。利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳定的安全保密措施。提供利用的方法包括提供物质载体拷贝、网络传输和计算机直接提供利用等方式。 03 ——电子档案的鉴定—— 电子档案的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定两方面，应将内容鉴定和技术鉴定的结果结合起来，综合判定其保存价值。鉴定程序也有不同于纸质档案的特点。 （1）内容鉴定 电子档案的内容鉴定，在原则、标准、方法上与纸质档案大体相同。在没有专门的电子档案保管期限表作为鉴定依据的情况下，目前可参照现行档案保管期限表并结合电子文件实际情况进行判断。 （2）技术鉴定 由于电子档案的系统依赖性等特点，有必要对其进行技术鉴定，具体包括： 1、可读性鉴定。即鉴定时，对于归档电子文件的存储介质，要看其是否符合规定的形式、规格和质量要求，为保证日后的多次可读，可使用专用软件对介质的现有状态进行物理扫描。信息检查最常用的方法是将文件在计算机上读一遍，看能否顺利地将文件还原，如果错误超过5%，可认为该文件不具有可读性，还可通过与打印件加以比较的方法确定其是否值得保存。 2、可靠性鉴定。主要是指内容的真实与完整。对于电子文件的真实性，可从版本的鉴别入手，非正式版本的文件不具有法定的证据价值。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在着不同版本，一般情况下归档保存的电子文件必须是最终版本，必要时也要同时保存某些草稿和定稿。对于电子文件的完整性分析主要从文件的相关性入手。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多。如果分布在各处的“文件成分”汇集不全，一份文件便无法“再现”原貌。因此鉴定时需要核实相关归档文件是否收集齐全，特别对这种在“物理结构”上分散的文件。对于数据库，还必须确认数据与栏目是否吻合，结构是否正确等，某些结构比较复杂的关系型数据库还应相关的说明文件，否则日后的使用者可能对再现的数据结构无法正确理解，与相关的数据库无法顺利连接。 3、无病毒鉴定。由于档案管理部门，尤其是档案馆的归档电子文件来自四面八方，比起一个业务部门，一个机关受病毒侵害的概率自然会大幅增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此对于以介质状态接收进来的电子文件，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。 4、载体状况鉴定。归档电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息，可在有关设备上演示或检测，确认归档文件载体质量良好，运转正常。 转载来源：熊猫档案 |
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