政协机关档案管理办法

政协达州市委员会机关档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为使市政协机关档案管理工作规范化、制度化、科学化，维护档案的完整与安全，有效地为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，结合机关实际，制定本办法。

第二条  市政协机关的档案是市政协及其工作机构履行职能的真实记录，是在工作中形成的具有查考保存价值的各种门类载体（纸质、照片、录音、录像、计算机移动存储介质等）。机关档案工作是机关工作的组成部分，是包括对各类资料收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用在内的一系列衔接有序的工作。

第三条  市政协机关档案管理按照工作职责分工，实行各委室负责制。机关各委室应明确专人负责本委室的档案管理工作。

第四条  市政协办公室主管机关的档案管理工作，办公室综合科依据档案管理有关规定，集中统一管理机关的档案，并负责对机关各委室档案工作的指导、监督和检查。

第二章  归档文件材料范围

第五条  市政协机关归档文件材料包括：

（一）上级机关的文件材料

1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2．上级机关颁发的需要贯彻执行的法规性文件；

3．上级领导视察、检查工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料；

4．上级机关对本机关的重要指示、批示、通知等；

5．上级机关转发本机关的文件材料；

6．代上级机关草拟并被采用的文件报送稿和印本。

（二）本机关的文件材料

1．市政协召开的全委会议、常委会议、主席会议、党组会议、秘书长会议和各类工作会议的全套文件材料和会议记录；

2．市政协各委室组织召开的重要会议的文件材料；

3．提案及其答复和有关情况；

4．市政协各委室制发的（包括转发、与其他机关联合发文）各种正式文件的签发稿、印制稿和重要文件的修改稿；

5．市政协各委室制定的工作条例、规定、制度、办法等文件材料；

6．市政协领导及各委室赴外地参加政协工作会议带回的文件材料；

7．市政协组织的调研、视察及纪念活动、节日活动的材料；

8．市政协各委室形成的工作计划、工作总结等材料；

9．市政协各委室编写、出版的历史沿革、大事记、年鉴、参考资料、信息、简报、文件汇编、刊物等材料；

10．机关党委、纪委、工会、妇委会等在工作活动中形成的重要文件材料；

11．重要的人民来信来访、领导批示、处理情况的材料；

12．组织人事材料，包括市政协机关工作人员的任免、调配、培训、专业技术职务评定，党员干部、职工名册，录用（聘任）、转正、定级、调资、辞职、退休、奖惩文书，组织介绍信及存根，党员统计、干部统计、编制统计、工资年报表等；

13．会计凭证、账簿、报表和其它财务文书；

14．机关基建（维修）项目的报告、批复、协议、场地红线图、设计施工图与说明书、产权证书、竣工验收等资料；

15．与有关单位签定的合同、协议书等材料；

16．反映市政协领导活动、本机关活动及委员事迹的照片、声像等资料；

17．其他需要存档的文件材料。

第六条  各委室的文件归档范围和保管期限（附表见后）。

第三章  档案收集、整理和保管

第七条  坚持平时立卷与年终归档相结合的办法，搞好档案收集工作。

第八条  归档文件要齐全、完整。已破损的文件应予以修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第九条  本机关的文件资料、会议材料，均应将底稿和3份正稿交档案室存档；不打印的，应将底稿和抄件定期交档案室存档。政协领导和工作人员参加上级或同级会议带回的文件材料应在传达学习后交档案室存档。

第十条  归档的文件必须有原件、正件和附件，印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件合在一起。装订要做到正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

第十一条  归档的文件材料必须层次分明，按照自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值进行整理。

第十二条  归档文件的保管期限划分要准确，卷内文件排列系统科学。

第十三条  编目细致、清晰，装订整齐美观。

第十四条  设立专用档案室，配备足够的档案装具及其它必要设备，做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等，保证档案安全。

第十五条  定期检查档案室的档案保管情况并做好记录。选择有利时机进行通风，保持档案室清洁、干燥，每天做好温湿度记录。对破损或纸张变质的档案材料应施行修补或复制。

第十六条  机关档案室钥匙专人专管，不得遗失，非管档人员未经允许不得进入。

第十七条  各委室要积极配合协助机关档案室工作，严格按照文件材料归档范围和保管期限表及归档要求做好本委室文件、资料和各类不同载体材料的收集和初步整理，对归档材料实行专柜保管。

第四章  电子档案管理

第十八条  电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办委室负责，纳入岗位职责考核，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第十九条  各委室在主要职能活动中产生的电子文件，凡有参考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到移动存储介质或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管。采用物理归档后的电子文件，仍要保留一年后方可删除或销毁。

第二十条  办公室综合科对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用进行全过程管理。

第二十一条  归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

第二十二条  电子文件的归档范围参照《市政协机关文件材料归档范围和保管期限表》。此外，形成的有重要参考利用价值的数据库文件、数字化影像文件、声音文件、图形文件均应收集整理归档。

第二十三条  每年3月底前将上年度电子文件向档案室移交，数据库文件可视情况按月或按季度向档案室移交。移交时，应填写《归档电子文件登记表》，并将盘片一同交档案员。对适时移交的电子文件应及时进行逻辑归档，并定期完成物理归档。

第二十四条  归档电子文件移交到档案室后，要另制作两套，一套封存保管，一套异地保存。接收入库的电子档案，每两年要抽查一次，抽查率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施，磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十五条  电子文件的保管期限参照国家和市政协机关制定的有关规定执行。超过保管期限的电子档案，应编制销毁清册，经档案部门审核，市政协秘书长批准后，予以销毁。

第二十六条  档案室应及时按年对归档电子文件接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第五章  档案统计和利用

第二十七条  建好统计台账，对不同门类和不同载体档案的收进、利用、移出、保管、利用、销毁等情况进行统计，做到账物相符；认真填写统计年报表，并按规定报送档案行政管理部门。

第二十八条  坚持用科学的标准和方法，按照规定的格式和口径，分析编制统计表，如实反映档案管理工作中的变化情况。

第二十九条  档案室应编制《案卷目录》、《全引目录》、《专题目录》、《全宗介绍》等检索工具，方便利用，提高效率。

第三十条  查阅档案材料应办理查阅登记手续，并经办公室分管领导批准。

第三十一条  查阅档案材料应在市政协机关档案室查阅。对因特殊需要必须带出档案室的，须经办公室分管领导批准后，严格按规定办理借阅手续，并妥善保管。用毕立即退还档案室，不得转借。借出时间一般不得超过七天。查阅涉密档案，须经市政协秘书长批准。会计档案不得借出。

第三十二条  本机关档案室卷宗一律不得外借。外单位查阅档案须持单位介绍信，并经市政协秘书长批准。

第三十三条  因工作需要拆卷复制机关档案材料的，须经办公室分管领导同意。复制档案要填写“档案复制目录”，并在复制件上注明档号，以备查考。属于保密范围的，必须按照保密规定的相关程序审批。

第三十四条  档案资料利用者要严守秘密，维护被查借档案的完整与安全。在使用时，严禁在档案资料上圈划、涂抹、折叠，更不允许折卷、抽页。凡造成失密、泄密或损坏档案资料者，按《档案法》和《保密法》的有关规定处理。

第六章  档案移交、鉴定和销毁

第三十五条  市政协机关档案室应按照有关规定，及时向市档案馆移交本机关的档案。

第三十六条  确定每年3月为立卷月。机关各委室应于每年3月底前将上年度整理完毕的文件资料移交机关档案室。交接双方应根据移交目录清点核对，并履行交接手续。

第三十七条  对已到保管期限的档案，在销毁前必须进行鉴定。档案鉴定工作在市政协秘书长领导下，由办公室分管领导、有关委室和档案人员以及档案部门专业人员组成鉴定小组，根据档案有无继续利用的价值，确定是否保存。

第三十八条  销毁档案必须严格掌握标准，本着销毁从严、保管从宽的精神，慎重行事，并登记造册。对鉴定已无利用价值的档案，应向单位领导提出报告并经批准后，由2人以上在指定地点销毁并请市档案局专家负责监销，同时在销毁清册上签字。

第七章  档案工作人员主要职责

第三十九条  档案工作人员的主要职责：

（一）在办公室的领导下，依据《中华人民共和国档案法》及有关规定，统一管理好机关档案。

（二）认真学习贯彻执行国家有关档案管理的法律、法规和方针政策，结合本机关实际，研究制定相关规章制度，并认真执行落实，维护档案资料的完整与安全，提高档案工作水平。

（三）做好档案的收集、整理、保管、统计和利用工作，做到当年的文件材料于次年第三季度前完成归档整理工作。

（四）负责机关档案的保护和维修工作。按照档案资料借阅利用规定，为查阅人提供便利服务。按期对库存档案进行检查清点，作好记录，发现问题及时反映、处理。

（五）安全保管本机关的档案，严禁失密、泄密、丢失等现象发生。对因工作失误造成以上现象发生的，要及时上报，并按有关规定予以处理。

（六）要熟练掌握计算机和电子文件管理系统的操作技能。

（七）负责对机关各委室档案工作进行检查和指导。

第八章  附  则

第四十条  本办法适用于达州市政协机关，由市政协办公室负责解释。

第四十一条  本规定自市政协秘书长会议通过后施行。