Excel揭秘12：排序规则与排序技术

 

在Excel中，我们可以使用“排序”功能方便地对数据进行排序。

 

通常，我们可以使用“开始”选项卡“编辑”组“排序和筛选”中的命令，如图1所示。

 图1

也可以使用“数据”选项卡“排序和筛选”组中的排序命令，如图2所示。

 图2

 

然而，有时排序的结果不会像我们想像中的那样，这就需要了解Excel对不同类型数据的排序顺序。

 

Excel对不同类型数据的排序顺序

如下图3所示，对不同类型的数据进行了升序和降序排列。

 图3

 

以升序排列为例，从中我们可以发现下面的规律：

• 首先排序的是数字，按从小到大的顺序排列。因为Excel是以序列数来存储日期的，因此日期参与数字的排序。

• 其次排序的是数字和字母混合的文本。其先后次序为：

先是作为文本处理的数字：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

然后是空格、感叹号和特殊符号：

最后是字母，按字母表先后顺序排列并区分大小写：

A B C D E F G H I J K L MN O P Q R S T U V W X Y Z a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z

撇号（’）和连字符（-）被忽略，但是如果两个文本字符串除连字符外完全相同，则包含连字符的文本排在后面。

• 接着是布尔值，其中FALSE在前，TRUE在后。

• 然后是错误值，如#DIV/0!和#REF!。

• 最后是空单元格。无论升序还是降序，空单元格总排在最后。

 

降序排列的基本顺序与上面的相反，如图4所示。

 图4

 

排序中的误区和问题

在排序过程中，我们可能有一些想当然的情况导致排序与想像中的不同，也可能会遇到一些结果有差异的问题。

• 如下图5所示的数据：

 图5

可能认为Excel会为我们排序成图6所示的结果。

 图6

但实际上的结果如图7所示。

 图7

从上文中排序顺序的讲解，我们应该能够理解此时Excel的排序顺序为什么与我们想像的不同。

 

• 有时候Excel排序时似乎没有将第1个数据参与排序，如下图8所示。

 图8

结果本来应该是1 2 3 4 5 6 7 8 9，但9并没有参与排序。

这是因为在“排序”对话框中，选取了“数据包含标题”复选框，如图9所示。此时，Excel将最顶端的9当成了标题，没有将其排序。

 图9

 

• Excel能够自动感知认为应该包含在排序中的单元格。此时，Excel会弹出对话框询问是否扩展选定区域（如图10所示），不会要求具体增加的单元格，而是直接扩展并加入其认为需要的单元格并排序，这有可能不符合你的要求。因此，不应该将控制权交由Excel处理，你必须能够确定需要排序的范围。

 图10

 

• Excel能够自动感知类似数字的文本，如本文开头的图3所示。此时，Excel会弹出如图11所示的对话框，询问是否将类似数字的文本与数字一样处理。

 图11

如果像如图11所示，选取“分别将数字和以文本形式存储的数字排序”，那么对于本文开头图3所示的示例，即为图3中呈现的结果。如果选取“将任何类似数字的内容排序”，那么对于图3所要排序的数据，如果要求以升序排列，那么结果如图12所示。

 图12

 

排序技术示例

自定义排序

如下图13所示，要求单元格区域B2:D10中的数据以城市为关键字按单元格B13:B17的顺序排列。

 图13

 

首先，自定义排序序列。

如图14所示，在“Excel选项”的“常用”选项卡中，单击“编辑自定义列表”。

图14

在自定义序列的“选项”中，导入单元格区域B13:B17中的内容，如图15所示。当然，也可以单击“添加”按钮，按顺序手动输入序列。

图15

 

然后，选中要排序的单元格区域B2:D10，调出“排序”对话框。在“主要关键字”中选择“城市”，在“次序”中选择“自定义序列”，如图16所示。

 图16

在弹出的如图15所示的自定义序列选项框中，选择刚才自定义的序列，单击“确定”，如图17所示。

 图17

单击“确定”，结果如图18所示。

 图18

 

块排序

如下图19所示，需要根据学号对每个学生进行排序，在排序时每个学生的学号、姓名、性别、班级、成绩都要在一起。

 图19

首先，创建一个辅助列，使用每个学生的学号填充该列相应的单元格。

在单元格C3中的公式如下：

=IF(A3=''学号'',B3,C2)

下拉至数据单元格底端，结果如下图20所示。

 图20

然后，选择所有数据单元格进行排序，如下图21所示。

 图21

主要关键字选列C，不要选取“数据包含标题”，单击“确定”，结果如下图22所示。

 图22

 

自动更新排序

如下图23所示，单元格B2:B10中的数值改变时，列D和列E中的排序数据会自动更新。

 图23

实现上述效果主要是两个数组公式。

在单元格D2:D10中输入数组公式：

=SMALL(B2:B10,ROW(INDIRECT(''1:''& ROWS(B2:B10))))

在单元格E2:E10中输入数组公式：

=LARGE(B2:B10,ROW(INDIRECT(''1:''& ROWS(B2:B10))))

 

关于Excel排序，你有什么好的示例吗？欢迎分享。

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