1办公设备管理流程设计 1、流程设计的目的 ——明确职责分工,梳理、规范各项操作步骤,有效管理和使用企业的办公设备,延长办公设备的使用寿命 ——确保办公设备使用正常,提高行政办公效率,确保企业生产经营活动的正常开展 ——降低办公设备的采购、使用、保养、维护等费用,减少浪费和损失,从而降低企业办公费用和经营成本 ——逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化,提高企业的管理水平 2、流程结构设计 2办公设备日常管理流程与工作标准 1、办公设备日常管理流程图 2、办公设备日常管理工作标准 (1)办公设备登记与建档 —汇总各部门提交的使用中及需采购办公设备统计表 —盘点办公设备库存 —编制库存、使用中及需采购办公设备设计登记表 —将统计资料提交行政经理审核 —执行工具:办公设备统计表,库存、使用中及需采购办公设备统计登记表,办公设备管理制度,档案管理制度 (2)办公设备检查维护 —办公设备采购流程参照“办公设备采购管理流程与工作标准” —到各部门检查办公设备运行情况 —统计办公设备的损坏情况 —办公设备维修流程参照“办公设备维修管理流程与工作标准” —办公设备报废流程参照“办公设备报废管理流程与工作标准” —执行工具:办公设备采购申请表,办公设备维修申请单,办公设备报废申请表 (3)办公设备使用登记 —根据办公设备统计登记表、办公设备运行情况统计等资料,对办公设备的使用部门、种类、名称、数量等信息进行登记 —将各类登记表及申请表进行编号、归档 —执行工具:办公用品台账,办公用品领用传票,办公用品领用登记表,实际用品登记表 3、流程关键事项与考核说明 3办公设备采购管理流程与工作标准 1、办公用品申购管理流程图 2、办公用品申购管理工作标准 (1)办公设备采购申请 —行政人员根据各部门办公设备需求表,统计办公设备采购需求 —编制办公设备采购需求表 —根据办公设备采购需求表,编制办公设备采购申请表 —将检查无误的办公设备采购申请表提交行政经理审核、总经理审批 —执行工具:企业内部采购管理制度,办公设备采购需求表,办公设备采购申请表 (2)办公设备采购 —财务部核准需采购办公设备的数量、单价和总预算等 —将核准的费用预算提交总经理审批 —行政人员根据预算及企业相关采购安排,将采购任务交予相关部门或人 —财务部配合相关采购人员核对和支付货款 —相关采购部门或人员配合进行办公设备的采购 —执行工具:办公设备采购申请表,企业内部采购管理制度,办公设备预算表 (3)办公设备验收入库 —检查所采购办公设备的质量,及时发现质量问题 —对无质量问题的办公设备进行统计,确认数量、种类等信息 —核对确认待入库办公设备的数量、种类,及时记录多购或少购的情况,并进行处理 —登记办公设备实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息 —执行工具:办公设备采购申请表,办公设备验收报告,办公设备入库清单 3、流程关键事项与考核说明 4办公设备维修管理流程与工作标准 1、办公设备维修管理流程图 2、办公设备维修管理工作标准 (1)设备维修鉴定 —行政人员接到办公设备维修申请表后,结合实际情况对申请表进行鉴定 —使用期内,凡经鉴定人为因素造成损坏的,由责任人承担相关费用 —由于借用、私自转交造成损坏而无法确认责任人时,由领用人承担责任 —部门公用设备损坏而无法确认责任人诗,由部门负责人承担责任 —根据鉴定结果填写办公设备维修申请单 —申请单内容包括维修设备名称、编号、所属部门、维修原因、责任人等 —执行工具:办公室被维修申请表,办公设备维修申请单 (2)设备维修处理 —对于经行政经理审查确认可以进行内部维修的设备,七星阵人员应及时协调维修部门实施维修工作 —对于经行政经理审查确认为需请外部专业维修机构进行维修的设备,行政人员应寻找相应的维修机构 —联系维修机构,说明维修内容,确认维修时间等 —内部维修工作完成后,行政人员在办公设备维修记录单上签名,并记录维修时间 —外部维修工作完成后,行政人员应检查维修情况 —维修人与检查人在办公设备维修记录单上共同确认签字,并填写维修日期及检查日期 —执行工具::办公设备维修管理制度,办公设备维修记录单 (3)维修记录归档 —检查各项维修记录的填写是否完整 —对检查完毕的维修记录进行编号、存档 —执行工具:办公设备维修记录单,档案管理制度 3、流程关键事项与考核说明 5办公设备报废管理流程与工作标准 1、办公设备报废管理流程图 2、办公设备报废管理工作标准 (1)办公设备报废申请 —行政人员确认并核对需报废办公设备的名称、编号 —填写办公设备报废申请表 —将检查无误后的办公设备报废申请表提交行政经理审核、总经理审批 —检查办公设备报销申请表是否经主管领导审批 —将通过审批的办公设备、报废申请表提交财务部 —财务部配合行政人员办理办公设备报废手续 —执行工具:办公设备报废申请表,企业内部申请审批制度 (2)办公设备注销 —办公设备报废手续办理完毕后,行政人员将办公设备送往相关机构或地点进行报废处理 —确认办公设备已进行报废处理 —确认已报废的办公设备已向财务部办理注销手续 —执行工具:办公设备报废申请表,办公设备注销表,办公设备管理制度 (3)报废注销记录归档 —检查各项资料的填写是否完整 —将办公设备报销申请代表、办公设备注销表等进行编号、存档 —执行工具:办公设备报废申请表,办公设备注销表,档案管理制度 3、流程关键事项与考核说明 |
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