说说“时间管理”

说说“时间管理”

小鑫说点事儿 2017-11-06 22:08:09

我们每天只有24个小时

却有太多的事情要处理

哪些事情值得你去花时间做？

待处理的事多容易忘怎么办？

如何利用好工作之余的时间？

多任务切换时如何提高效率？

今天，我们从四个方面说下时间管理：

1、花时间做，还是花钱买？

2、用大脑思考，用工具记事

3、如何利用好第三个8小时

4、以30分钟为一个专注周期

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1、花时间做，还是花钱买？

时间成本，就是这个时间如果用于做别的事情，你可以获得的收益。

假如，你的收入是1万元一个月。一个月有21个工作日，每个工作日工作8小时。那么，你每小时的时间成本，就是1万元 / 21天 / 8小时 = 59.5元。

怎么用？

1、你家离公司有1小时车程，如果搬到公司楼下，每月你得多花2000元房租，要不要搬？

你每天实际花2小时在路上。所以，你每天投在交通上的时间成本是：59.5元 x 2小时 = 119元。一个月就是119元 x 21天 = 2499元。

就是说，花2000元搬到公司楼下住，你就可以节省499元的时间成本。

2、你愿不愿意每天为你的iPhone7 plus工作20分钟？

你花7000元买了一只iPhone7 plus，只用了一年，准备要换iPhoneX。一年大概250个工作日。相当于你每天为手机花了7000元 / 250天 = 28元。你一小时时间成本59.5元，所以你每天为手机工作了28元 / 59.5元 = 0.47小时，相当于28分钟。

你为你的iPhone7 plus每天打工了28分钟。

3、你愿不愿意坚持二十年，不吃不喝，每天为你的房子打工8小时？

2016年上海房子的均价大概4万元左右，你想买一套100平米的房子，也就是400万。假设算上利息，20年大概要花550万。你为了这个房字每天要赚550万 / 20年 / 250个工作日 = 1100元，相当于18.5小时。

你可以不用睡觉了，起来继续奋斗吧...

小结

时间成本，就是这个时间如果用于做别的事情，你可以获得的收益。

计算时间成本，可以帮你在很多决策上做出到底是花时间做，还是花钱买的理性决策。

2、用大脑思考，用工具记事

你有没有过这样的感觉，好像有件什么重要的事没做，但就是想不起来，很焦虑。第二天，老板晨会的时候问你，你五雷轰顶，突然想起来了。

你突然有一个绝妙的想法，喜出望外，可到了公司，就已经忘了那个想法是什么了，非常抓狂。

遗忘，是大脑的一种自我保护机制。通过遗忘，大脑会删除一些不必要的信息，腾出空间，让神经系统正常运转。可是，有些事真的很重要，尤其是在管理自己的工作和时间过程中，老板交代的任务、突如其来的灵感、项目关键的节点等等，这些都不能忘，那怎么办呢？

怎么做？

给你的大脑外接一个“移动硬盘”，把这些事，从你那不靠谱的大脑里挪过去。

时间管理方法：GTD（Get Things Done），三个核心：收集、处理、回顾

1、收集

建立一个“收集篮”，清空大脑，把所有事情100%放入收集篮。

很多人会用小本子做收集篮。但是小本子不便于检索。现在你可以试着把所有事情，收集到一些电子的篮子里，比如“印象笔记”或“有道云笔记”。

收到电子邮件，看到好的微信文章，看到一条有启发的新浪微博，浏览器上看到一篇新闻、突然有一个灵感等等，都可以一键收集到云端。

2、处理

在公交车上，在出租车上，在等火车等飞机时，甚至在上厕所时...在一切零碎的时间，你都可以处理你的收集篮。

怎么处理？你只有这6个选择：

1）删除

一时冲动放入收集篮，但现在看来毫无价值的事情，立刻删除。

2）归档

有价值的资料，比如微信文章、有价值的新闻动态等，移到“归档”目录。

3）将来/可能

这些事情你需要在某个点去做，但不是马上去做，比如写一篇文章，读一本书等，移到“将来/可能”目录。

4）等待

这件事需要指派其他人完成，那就立刻指派，比如写标书需要技术提供相关资料等，然后移到“等待”目录，再给这件事增加一个到时间提醒。

5）下一步行动

需要你亲自完成的，比如给领导发汇报邮件，打电话给客户等，移到“下一步行动”目录。但是，如果这件事2分钟内就能做完，比如快速批复一封邮件，那就别移了，立刻处理掉。

6）项目

对于下一步行动要很多步骤的，就已经是一个项目了。为项目建一个专门的目录，定期回顾处理。

记住，你只有这6个选择。一旦移出收集篮，再也不要放回来。收集篮在大多数情况下，也应该是空的。

3、回顾

收集，是把事情从大脑中清空；处理，是把事情继续从收集篮清空。然后呢？然后就是回顾。

什么是回顾？早上往办公室一坐，我今天干什么呢？打开“下一步行动”目录，一件一件做就好了。

如果“下一步行动”里是空的呢？恭喜你。看看“项目”里哪些事情，有没有进展？“将来/可能”里那些事情，有没有值得做的？“等待”里那些事情，别人都完成了吗？

都没有。太好了。但那也说明你实在是太空了。找点事情放入收集篮吧。然后，随时回顾、每天回顾、每周回顾。

小结

GTD时间管理方法，就是通过借助外部工具（比如有道云笔记），建立：收集篮、归档、将来/可能、等待、下一步行动、项目6个文件夹，先把脑袋中所有的事情先放入“收集篮”；再把“收集篮”中的事情分别按删除、归档、将来/可能、等待、下一步行动、项目的方法归类；再随时回顾、每天回顾、每周回顾，从分类中提取需要完成的事情，挨个处理。

用好这个方法，就可以再忙也不焦虑，专注于思考和解决问题。

3、如何利用好第三个8小时

每个人每天都有24小时，第一个8小时在工作，第二个8小时在睡觉，第三个8小时在干什么？

人与人的区别，主要是在这第三个8小时上。这就是著名的“三八理论”。

怎么做？

1、找到“不被打扰的时间”

从各种琐事、突发状况中，争取出一段每天不小于2～4个小时“不被打扰的时间”。一段不被打扰的连续的2小时，价值远远超过8个15分钟。很多比如学习、写作、思考，只能在“不被打扰的时间”里完成。

那问题来了，要上哪找？

假如你每天6点钟下班，回到家吃饭，或者吃完饭回家，最早8点，最晚8:30，就可以开始自己的“不被打扰的时间”了，一直到晚上11点。这2～3小时非常宝贵。

或者你可以试着每天提前1小时到公司，早上精神好，这非常清醒的1小时，甚至可以当2小时用。

2、分清：交易、消费、投资

时间有三重特性：交易、消费和投资。

你上班8小时，公司给你发工资，这是交易；

你吃完晚饭就开始追剧看电影，这是消费；

你吃完晚饭开始读书、写作，这是投资。

如果时间就是不够，怎么办？

如果有可能，搬到公司楼下住。我会觉得自己比别人每天多活至少1小时。

如果有可能，坐地铁、公交，或者打车，这样你就可以用路上的时间处理前面提到的“收集篮”。

3、持之以恒

只是偶尔心血来潮是不行的，要持之以恒。

有人说一个习惯养成需要坚持21天，听上去也不是太难，但其实习惯养成后，只要你有一天不坚持去做，就有很大的可能会荒废掉，人的惰性是天然的，顽固的。

小结

一天24小时，第一个8小时大家都在工作，第二个8小时大家都在睡觉，人与人的区别，其实主要是第三个8小时创造出来的。

怎么善用这第三个8小时？

1、找到“不被打扰的时间”

2、分清：交易、消费、投资

3、持之以恒

4、以30分钟为一个专注周期

你有没有遇到过这样的情况？你正在准备第二天投标的PPT时，一个客户的电话打进来，你不得不假装同时也听他在电话中抱怨，然后抽空吃两口桌上已经快冷掉的午饭，这时一封新邮件弹出来，你顺手点开看到了半个小时后还有个会，好不容易挂了电话，关掉邮件，回到明天要用的投标PPT，脑子一片空白……

你可能知道，电脑的多任务，是通过把CPU的计算时间切成足够小的时间切片，然后让各个任务足够快地轮流使用而已。所谓的多任务，就是高速切换的单任务。

人脑“任务切换”的效率远不如电脑。如果你正在非常专心地做一件事，突然被一个电话打断，就算这个电话只接了1分钟，结束后你要重新专注，至少需要几分钟，甚至10-15分钟时间。人脑每一次任务切换，都有可观的时间成本。

怎么做？

番茄工作法，就是以30分钟为单位的时间切片，每集中精力工作25分钟，休息5分钟。

1、防止打断

一次打断，会带来两次大脑中的任务切换。番茄工作法的关键，就是让这25分钟非常专注，防止被打断。

把手机设为勿扰模式，只允许老板、家人的电话响铃，其余自动短信回复：“现在正忙，稍后给您回电。谢谢。”老板的电话接起来，如果不是急事，可以礼貌地说：“老板，我知道了，我30分钟后回复您可以吗？”，关闭微信和所有APP的提醒功能，30分钟后再处理。

如果突然一件事出现在你脑海中，比如，想起忘了订火车票了，或者一个灵感冒出来了。你可以打开上面提到的“收集篮”，用10个字记下这件事后，继续专注刚才的事情。

2、努力进入心流体验

心流体验，就是一种忘我的状态，才思如泉涌，半小时过去了，你觉得才几分钟。努力让自己进入心流体验，会事半功倍。

怎么进入呢？绝对安静，也许并不能帮助每个人进入心流体验。相反，在一些白噪音下，比如流水，下雨，刮风，咖啡馆的喧哗，甚至是电视机的雪花音，很多人更容易专注。你可以下载一个“白噪音”APP试下。

有时候进入心流模式后，25分钟很快就过去了，怎么办？你也可以试着用50+10分钟的专注周期，道理是一样的。

3、要专注，也要休息

要保证每个30分钟之间的休息。25分钟的专注可能让你限于局部；5分钟的休息有助于把你拉回到全局。

小结

番茄工作法，就是每集中精力工作25分钟，休息5分钟，是用合适的时间颗粒度，来保证注意力专注度的一种工作方法。

怎么做？

1、防止打断

2、努力进入心流体验

3、要专注，也要休息

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总结一下

今天，我们说了“时间管理”。

明天，我们说下“职业素养”：

1、不要在微信问“你好，在吗”

2、如何在邮件里“见字如面”

3、从时间颗粒度看职业化程度

4、事实有真假，观点无对错

5、职业化，就是商业世界的教养

好了，今天就到这，明天见。