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如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成的期限，在完成期限内无论如何也要处理完毕。 不久，你就会惊奇地发现，庞大臃肿的“文山”已经被轻而易举地搬走。下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。 策略一：确定优先性。决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情，就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是，不要用别人确定的优先性来替代自己的。 策略二：不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做，所以我们拖延做某事。延误会扰乱日程，它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此，在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情，把容易的事情留在最后。 策略三：对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的，预测什么环节发生问题，然后做好准备对付它。 策略四：做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必须进行修缮的工程，那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目，对于那些放到以后进行的活动要做记录。 策略五：建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上，使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录，他们会在你第一次提出时就做出反应。 策略六：作出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟决策的时候，但信息永远不会是完全的。决策延误了，行动也会延误。 策略七：放权。是否总有一排人站在你的办公室门口等着你对这件或那件事作决策。给下属成员一些决策的责任，不但使他们也使自己有自由的时间。 策略八：清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告信件、散页的纸张等，时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。 策略九：建立一个好的但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中？把文件收好，放在今后容易找到它们的地方。 策略十：不要求完美。“完美就是没有效率”，在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺，是对时间的巨大浪费。 策略十一：对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。 策略十二：建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行，你将在问题还很小、还可以控制的时候及时发现它们并且加以处理。 策略十三：对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做，并不意味它就必须照着那种方式去做，会有一种更好的方法。实际上，几乎肯定存在一种更好的方法，关键是如何找到它。 有些经理有一种不好习性，即实施项目干了一段时间就会半途而废，又重新开始另一件事。他们这样做的原因是在遇到障碍或问题之前努力工作，一旦遇到障碍或问题，不是想办法冲破障碍和解决问题，而是躲开去做另一件事。 他们喜欢做简单和熟悉的事情，因为他们害怕失败。然而，他们最终还得回到这些项目上，但是为了赶上进度不得不花费更多的宝贵时间。而且，原先困扰的问题仍然需要解决。 |
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