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使用说明
一、目的
规范对外文件的编写、排版、打印、审批发布工作。
二、范围
1、适用于所有向业主发布的通知、温馨提示等文件。
2、内外联系用的报告、请示、公函等文件可参照使用。
三、职责
1、事务管理人员负责文件的草拟。
2、资料员负责编写文号、排版、润色、打印、存档。
3、部门负责人负责文件的审批签字并确定有效期限。
4、保安队长负责按指定的位置组织张贴。
5、清洁班长负责组织文件在有效期限后的回收。
四、规范内容
1、对外发文必须统一使用公司信笺纸打印并编号存档一份。
2、通知的文本结构一般由文号、标题、正文、附件、单位落款、发文日期、印章、主题词、悬挂时间、拟稿人、审批人组成。
3、标题应能准确概括文件的主要内容，采用2号加粗黑体，居中放置。
4、文号按临时文件规定编号，即部门代码-顺序号/年份；年份标全称（2007不能写成07）；小4号宋体字，放在标题右上方。
5、正文用四号宋体，合理划分段落、正确使用标点符号，每段开头空两个字，层次序号采用“一、二、三……”，行距以1.5～2倍为宜。
6、有附件的，应在正文之下空一行，置于落款的左上侧，空两格注明“附件：XXXX”字样；要写附件的全称；字体与正文相同。
7、单位落款放在正文的右下角，字体与正文相同。
8、发文日期须大写（如“二○○七年九月十日”），字体与正文相同，零写为“○”（调出“符号栏”，输入落款中日期“○”）。
9、落款处必须加盖红色公章，不得用复印章。公章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。
10、文尾顶格标明主题词，使用四号加粗宋体字，下加分隔线。
11、分隔线下方为审批栏，用小四号宋体，内容包括悬挂时间、拟稿人、审批人三项。部门负责人须仔细审阅发文的内容和排版格式，确认无误后签字发布。
12、行文应使用书面语言，条理清楚，层次分明，文件整体清晰美观。
13、称呼行一律使用“尊敬的业主/住户：”，后面不使用“您们好”或“您好”字样；对于提示性的语言建议采用“在此服务处特别提醒您”，结尾空一行标明“感谢您对服务处工作的支持与配合！”，节日可增加祝贺性的语言。
14、需特别突出显示的关键字眼，采用小三加粗宋体。
格式例文一
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