 有人会说，现在网上excel技巧太多，一眼看过去感觉各个都好牛逼，恨不得全部收藏起来。可是，能真正能用到的时候并不多，因为学习的知识都太散了，也不能及时进行总结整理。 因此，我准备做这样一件事，就是将excel知识分成以下模块，每次只介绍其中一个模块中的技巧，这样有助于大家理解记忆。 一、excel数据整理 二、excel数据汇总——数据透视表 三、excel函数与公式的应用 四、excel数据体现——图表应用 五、excel数据进阶——宏与VBA 本篇将从excel数据整理开始 （文末附送所有实例excel及gif图哦~） 1如何录入18身份证号码？ 方法一：录入数字前加一个半角单引号，具体见图1-1；  方法二：提前将单元格设置为文本格式；已经录入数字再设置是无效的，具体见图1-2。  2数据验证 1.保证数据准确录入 举例：员工填写入职登记表时，常常对入职和出生时间格式不清楚，填写不一致，造成后期整理很多问题；可以提前利用“数据验证“设定时间的范围和格式，防止出错，具体见图2-1； “数据”—“数据验证”—“设置”中选择“介于”—选定一个区间（如公司成立之初至今日）—“输入信息”中填写格式提示信息—“出错警告”中填写数据录入错误时的提示信息——“确定”。  2.对单元格设置录入范围 举例：在录入员工信息登记表的时候，对于性别、学历等这种选择固定的类别，可以利用“数据验证”设定成序列的形式，不用输入，直接进行选择即可，可提升输入速度并减少输入错误。介绍两种方法给大家： 方法一：性别等序列较少的情况，如图3-1；  方法二：序列数较多，需要利用参数表的情况，如图3-2；  3单元格另类填充 举例：打开表格的时候，有时候会发现第一列被合并单元格，而现在需要将此表格转化为基础数据表进行分析，有什么简单的方法呢？介绍2种方法给大家~ 方法一： 取消合并单元格—选取填充区域—定位空值—简单公式“=”—点击“ctrl+enter”—完成，具体见图4-1；  方法二： 取消合并单元格—插入一列“函数列”—利用“lookup”函数—复制粘贴，具体见图4-2； （注：lookup(“座”，A&2：A2)的意思是从数组中找“座”字，找不到就返回比较近的值）  4多行多列求和 举例：如以下的表格中，需要将每个部门的销售数量和销售金额进行分别求和，当数据量较大的时候，一个一个求和会比较麻烦，现在有2个比较简单的方法教给大家~  方法一：“定位”空值—“自动求和”，如图5-1； （要取消所有求和值的时候，定位公式—delete键—点击“ctrl+enter”—完成）  方法二：“定位”空值—“ALT加+”，如图5-2；  5多个单元格的内容并入一个单元格 举例：如下图所示，要将多个单元格中的内容进行合并，成为一个单元格。以下有两种方式可供选择： 方法一：采用公式：&，具体见图6-1； （注：采用公式方法用于单元格数量一致且数据量不太大的情况，若是数据量较大还是很麻烦） 方法二：利用剪切板进行操作，具体见图6-2： 打开“剪贴板”—复制文字，文字会到达剪贴板—双击鼠标后选择剪贴板上的文字—全选文字进行剪切—再进行一次粘贴，发现已并入一个单元格—存在空格，替换掉空格。 6提取内容中的数字： 举例：如下图所示，将图表内容中的数字提取出来，数据量小的时候可以直接复制粘贴，数据量较大的时候就需要一点技巧了。 具体操作如下所示，具体见图7-1： （1）复制内容至另一sheet，将内容调整至一个字的宽度； （2）开始-填充-两端对齐（个别版本叫“内容重排”），内容会变成一个字一个字的形式，数字会变成单独一行； （3）利用“数据”中的“分列”将数字转化为数字格式（原来是文本格式）； （4）“ctrl+G”定位“文本”，定位后点击“删除”，剩余的就是数字； （5）复制数字到原表中即可。 以上就是今天分享的关于数据整理方面的小技巧，希望对大家有所帮助~ |
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