同事提了个问题。 一份Word文档，一共200多页，每一页是对一个人的处分或表彰决定。 可是上级却要求，一人一个Word文档。 如果一份一份复制粘贴，工作量暂且不说，这份工作的枯燥程度也足以令人窒息。 身边的同事都知道，这种重复性的工作，肯定有办法。 其实这种工作早就是Word预料之中的事。只不过我们一般很少用到。 在【视图】选项卡下，点击【大纲视图>主控文档>显示文档】。 点击【显示文档】后，会发现有一个【合并】和【拆分】选项。 这就是我们今天的主角。 但是如果不对原文件（这个原文件将会成为“主控文档”）做些准备。 【大纲视图】是无法识别的。 因此【合并】与【拆分】选项也是灰色不可选的。 既然叫【大纲视图】，也就是说，他需要识别【大纲】。 而我们的原文件是未设置【大纲级别】的。 点击【大纲视图】最后一个按钮【关闭大纲视图】，回到【普通视图】。 原文档的每一页第一行都是一致的文字：“江西省某某机构”。 把这一行设置成【一级大纲】即可。方法是：查找。 点击【在以下项中查找>主文档】。 这一步会将原文档中，所有页的第一行文字全部选中。 在查找内容栏，文字后面加的^p符号，代表回车符，因为文档正文中也有相同的文字，这些文字与第一行的区别就是，第一行文字后面都有一个回车符。
如何一次性选中所有的“标题”，不一定非要用【查找】的方法，如果所有的“标题”使用同一格式，而且与“正文”有所区别，完全可以使用【选择所有格式类似的文本】。 保持所有页第一行的选中状态。 点击【开始>段落】右下角的小键头，打开【段落】工具栏。 直接将选中的文字设置成【大纲1级】。 重新点击【视图选项卡>大纲视图】，【显示级别:1级】。 这时文档看上去干净多了。因为只有被设置成【大纲1级】的文字才会出现。其它正文全被隐藏了。
选择这些【1级大纲】的文字，点击【主控文档>创建】按钮。 此时原文档产生较大变化，最明显的是多插入了许多【分节符】。（这些分节符会造成后面每个子文档都多一页空白页，可以在这里用查找^b，替换为空的方法删除。） 其实更重要的是每一行文字左前方，多了一个小日历样式的标记。这就是【子文档】标记。意味着【子文档】已经建立。 再次重新选择所有文字，此时【主控文档选项区>拆分】按钮才会被点亮。 点击【拆分】。 文档看上去没有任何变化。但如果此时保存文档，就会发现原文件夹下多出了200多个文档。 第一份子文档自动以原文档第一行文字命名。 其它子文档命名规则是从右边减掉一个字符，再依次以序号添加。 原文档被拆分成200多个子文档。 |
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