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如何看待邮件结尾的这句话“If you have any question, please let ...

 牵牛360 2018-01-26

这类问题见仁见智。先说自己的感受,分享写英文邮件的模板和注意事项。

当我在邮件中写这类话,我是真的希望对方不要有所顾忌,不要怕麻烦,尽管问,一定要把事情搞明白。有可能我的表述不符合对方的逻辑和认识,可能会导致误解。不要因为怕麻烦,节省一点时间而犯些沟通导致的问题。纠正错误往往会消耗更多的时间和精力。

写英文邮件时需要注意下面几点。

邮件主题(Subject)

很重要,却常被忽略。主题一定要简洁、直接表明目的。比如你和认识的同事约谈事情,就在邮件主题直接说清楚

Appointment Request: 时间

正文(body)

不太长,一般情况2-3段,每段就说一个主题。职场上大家都很忙,没有时间看太长又啰嗦的邮件。

如果是第一次写邮件给对方,第一句先自我介绍。

My name is Chris Lee, 职位/公司信息。

如果不是第一次,可以礼貌性问候。

Good day!
Hope this email finds you well.

也可以直奔主题。

最后一段通常会写一些感谢的话

1. Thanks for your time and effort. 谢谢你的时间和精力
2. I really appreciate your time and effort. 感谢你花的时间和精力

或是表达一些期望

1. Feel free to contact me if you have any questions. 有什么问题,尽管问我。

2. Looking forward to your prompt response. 期待你快速回复。

3. Your feedback will be greatly appreciated. 非常期待你能回信。

结尾的话有下面这些可以参考。

Regards,

Best Regards,

Sincerely,


让你的email更有礼貌的小技巧

1. 多用Please

比如confirm by Tuesday.

可以写出Please confirm by Tuesday

2. 用Would you please...?代替陈述

上面的话可以改写成

Would you please confirm by Tuesday?

3. 用I would like to 代替 I want

I want to make an appointment with you. 改成

I would like to make an appointment with you.

就会礼貌很多。

发送前自查

在发送前请记得再检查一下标题和附件有没有漏了。

语法、标点、大小有没有写错误。

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