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也许每个使用Excel的人都有一段自己与Excel不得不说的故事，它可能承载了你的彷徨与迷茫，无助与绝望，喜悦与悲伤，从容与自信。 每一个与Excel打交道的职场人，或多或少都趟过不少“坑”，它有时会造成我们工作中的失误，有时会让我们不得不通宵达旦地加班来完成工作。而造成这些问题的原因之一，就是不规范的表格设计。 Excel强大如斯，如果我们在表格的“基础建设”阶段能按照规范来操作，相信很多错误及不必要的工作都可以避免。所以，今天我们来说说在设计数据源表格时应该注意哪些问题。 1、不要滥用合并单元格 对于这一点，也许有人要有不同意见，比如使用合并单元格可以使表格美观、易于解读等，既然Excel提供了这个功能，那就一定有它的道理。没错，我这里讲的不是让大家在任何地方都不用合并单元格，而是在数据源中不要用合并单元格。对于数据源，我们后续会有各种各样的使用方式，比如用公式进行统计、用数据透视表进行汇总等，而合并单元格的存在会让我们得到错误的汇总分析结果。而且有合并单元格时，排序功能也会受到影响。对于最终呈报的汇总结果，使用合并单元格倒也无可厚非，因为这个汇总结果通常不会再作为数据源参与运算。 2、不要设置多行标题 设置多行标题时，通常也会伴随着合并单元格，我们在对数据源进行筛选、排序、数据透视时，都会出现一些干扰数据。比如，我们对数据源应用自动筛选，默认情况下你点击“筛选”按钮，Excel就会自动识别数据区域并设置筛选，然后我们点开某个筛选，你会看到多出来跟数据无关的项。 在使用数据透视表时也会有麻烦。尝试插入数据透视表，你会看到以下对话框，这是因为标题中的合并单元格导致一些单元格中内容为空，但是数据透视表要求数据源必须有具体的字段名称，所以这就导致无法创建数据透视表。 3、统一数据源的存储 这里的统一既包括存储位置也包括数据格式。在存储数据时，我们经常会把同类数据分成多个工作表、多个工作簿，甚至还会放到多个目录中。伴随着我们存放数据的任意性，我们合并汇总数据的难度也在不断增加，所以你就需要学习更多的技巧与方法，比如VBA、Power Query、SQL、Microsoft Query、公式等。我不反对大家掌握这些方法，但是如果我们在一开始就设计好，那我们很轻松地就可以得到汇总分析结果。相比之下，你觉得哪种方式更好呢？对于要分成多个工作表、工作簿的数据，我们可以考虑一下，是否可以增加一个字段来区分不同的数据呢？如果数据行数较多，不得不分开存储，那么对于不同的数据表请尽量保持相同的字段名称（标题）、相同的顺序、相同的数据格式设置（比如文本、数字、日期等），如果必须存储到不同的工作簿中，请尽量保存在相同的文件夹中。 4、保持表格的连续性 有的人在做表格时喜欢用空行、空列将数据分隔开以区分不同组的数据，这种表格我们不好直接创建数据透视表来汇总数据，在使用自动筛选时还容易漏掉一些数据。这不是一个复杂的问题，我们一看就明白了，在制作表格时加以避免即可。 5、数据源中不要添加汇总行 像下面这样，汇总行完全是多余的，我们想要看什么样的汇总数据，一个数据透视表就可以轻松搞定。对于汇总表和数据表，我们一定要注意分开，不要混为一谈。 6、不要滥用空格 对于空格滥用的情况，经常遇到的情况是在内容前面添加空格来形成缩进的效果，在姓名中间添加空格来形成对齐的效果。这种更改已经改变了原始数据，事实上我们完全可以通过设置格式来达到相同的效果。 设置为“分散对齐”就可以实现以上效果。 要达成下面的效果可以直接使用“缩进”来完成。 7、使用正确的单元格格式 同一类数据我们应该保持采用一致的格式，这样在后续加工处理数据时才不会有额外的麻烦。 举个例子来讲，有的企业采用纯数字作为物料编码或者员工工号，如果要使用数字格式，那么就统一都使用数字格式，如果使用文本格式，就统一都使用文本格式，否则看起来一样的数据，在用数据透视表汇总时就会产生两行数据。 请看以下数据，两行124567，一个是数字，一个是文本格式的数字，在数据透视之后，文本和数字显示在两行上。在使用函数公式时也会出错，因为在Excel中文本和数字是完全不同的。 这个问题很多人都遇到过，还不容易查出来是什么原因，我们可以用“分列”的方式来统一格式。关于“分列”的介绍，请参考以下文章。 还有一种情况是日期格式，有的数据是日期，有的数据看起来像日期，其实不是。下面列举了一些常见的错误日期样式，大家注意避免。关于真假日期，大家可以参考以下文章。 8、一个单元格不要记录多个数据 有部分人把Excel当作记事本，在一个单元格里既存储数字又存储计量单位，这样的数据不便于计算。随着大家的水平越来越高，我相信大家应该都可以避免这种低级错误。像下面这样，数字和单位放在一个单元格中，绝对要避免。
还有的人喜欢在单元格上加批注，再取出数据时就会比较麻烦。我们可以增加一列，将要备注的信息添加到备注列。 Excel可以用来存储数据，还可以在原始数据的基础上汇总、分析、展示数据。如果不能按照正确的格式来设计数据源表，那么在后续的数据加工中就会带来很多不必要的麻烦，所以养成正确的制表习惯是大家在学习Excel过程中首先需要注意的。
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