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近来，有几个财会朋友在后台留言询问，会议纪要有什么格式要求，应该怎么写…… 确实，很多在机关企事业单位工作的特别是初入职场的年轻人，都会有以上的困惑。因为，《党政机关公文处理工作条例》中没有对纪要作出明确、统一的格式规范要求，并特别注明“纪要，可根据实际制定。” 正是这个“实际”，给我们预留了足够大的发挥空间，同时也带来了上述不知道如何写的困扰。 这个“实际”，不同单位之间即使同一单位不同时期、同一单位不同部门、同一单位不同会议，形成的会议纪要的模样可能都是不一样的。 不管你是不是单位和企业的文秘人员，掌握会议纪要的基本格式和写法都是十分必要的。 1 会议纪要的概念与作用 《党政机关公文处理工作条例》规定：“纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项”。 因此，会议纪要是各级机关用来记载和传达会议情况和执行议定事项时，使用的一种公文文种。 会议纪要可以作为向上级机关汇报之用，也可以作为文件向有关单位和下级机关分发。 会议纪要可以交流信息、交流经验，对于本单位和下级机关来说，可以作为解决问题、指导工作的依据，并有一定的约束力。 2 会议纪要的类型 根据用途和目的不同，会议纪要可以划分为三种类型： 1.决议性会议纪要。主要记载和反映会议作出的重要决策事项，作为传达会议精神和部署工作的重要依据，对今后工作具有直接的指导作用，常用于各级机关、企业的常委会、办公会（总裁办公会、省长办公会议、市长办公会议、县长办公会议……）、董事会等。 2.协议性会议纪要。主要记载双边或多边会议有关内容及其达成的协议等情况，作为会后贯彻执行的基本依据，对协议各方今后工作具有一定的约束作用，常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席办公会，以及双方或多方谈判性会议等。 3.研讨性会议纪要。主要记载和反映经验交流会议、各种专业会议或学术性会议的研讨情况，主要用于职能部门或学术研究机构召开的专业会议、学术研讨会议、座谈会议等。 3 会议纪要的基本要求 一是真实准确。会议纪要，重在纪实，必须真实准确地反映会议的情况和精神，既不能随意增减，也不能擅自篡改，这是会议纪要写作的第一要求，也是最基本的要求。 为此，写好会议纪要，需认真地进行会议记录，详尽地了解会议情况，做好各项基础性工作。 除非特别要求不能录音外，一般均应全程录音，一为存档，二为整理纪要时回听使用。 二是精练概括。会议纪要是在会议记录所提供材料的基础上，根据会议的主旨、议定事项和主要成果，经过提炼、概括、整理而形成的公文，它集中地反映会议的要点和精神实质，具有高度的概括性。要做到要点突出，语言文字简练准确、朴实无华、通俗明白。 4 会议纪要标题的写法 一是会议名称+纪要，如《全国农村工作会议纪要》、《全县计划生育工作会议纪要》、《专题会议纪要》； 二是召开会议的单位名称+会议内容+纪要，如《XX公司总裁办公会议纪要》、《XX县政府招商引资专题会议纪要》； 像党委会、常委会、董事会、总裁办公会等一些例行会议，一般还应有编号，按照一个年度从年初排到年底。 5 会议纪要正文的写法 会议纪要正文一般由会议概况、会议基本精神、结尾三部分组成。 会议概况。主要包括主持开会的单位、会议名称、会议时间、地点、主持人，出席人员、列席人员，基本议程。会议概况力求简要。 常见的写法有两种：一是列项式，即将会议名称、时间、地点等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。这种写法多用于办公会议纪要。 二是概述式，即将会议的基本要素用一段文字作简要叙述，使人看后对会议情况和基本精神有个大致了解。 主体部分。一般包括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和提出的措施办法等。主要有以下几种表述方法： 1.分项归纳法。这种写法一般适用于大中型工作会议、议题较多的办公会议等决议性会议。即按照会议议定的事项或内容，一项一项用小标题加以归纳，而后分项叙述。 2.分层次归纳法。这种写法多用于小型会议，或议题单一，意见集中的会议。即把议定事项按照内容分成若干层次分别叙述。每个段落的首句，经常使用“会议学习了”、“会议认为”、“会议同意”、“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等惯用语。 3.分段落归纳法。这种写法多用于议题虽然单一，但内容丰富的会议。如专题研讨会、经验交流会。即把会议议定事项按照不同内容或问题分成若干部分，每部分谈一个方面的内容。并明确标示出“一、关于什么”、“二、关于什么”、“三、关于什么”……。 4.集中概述法。这种写法类似于消息、简讯。即把会议概况，主要议题，会议共识、议定事项等，用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。 5.发言提要法。这种写法适用于研讨会或座谈会。即把会议上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。 最后结尾部分。可以适当写些对会议精神的贯彻执行要求或号召,也可以不写。必要情况下，一般还可以写上“会议还研究了XX、XX等其他事项。” 就实际情况来讲，一般来说，当我们要写会议纪要的时候，在动笔前，要翻阅一下以往的会议纪要，看看以往常用的格式、常用的写法。 因为，以往常用的格式、常用的写法，是单位的领导所习惯的。我们要予以足够的尊重和适应。如果以往常用的格式、常用的写法，符合现在公文的要求，我们就采用。当然了，如果不符合，我们就按现在的要求向领导请示，加以纠正。 最后，请记住：会议纪要不同写法之间没有好坏之分，寻找到适合的就是最好的。 |
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