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“咦，我的XX文件怎么不见了！” “我的笔呢？明明刚才还在，怎么一眨眼就不见了？” “我前天才刚把办公桌整理干净，怎么变得这么乱了？” 你有没有常常遇到这样的同事？或者你自己常常就是这个样子！ 删除 注意，这并不是代表着你很忙，很能干。 恰恰相反，这其实在传递一种信号：你的工作方法或者能力有问题，你得赶紧着手改进了。 为什么？ 做为一个白领，办公桌其实就是你的工作基地。 你所有的工作，都是从这里开始的，也将从这里结束。 抛掉你真正的工作能力姑且不讲，就从形式主义的角度来讲，一个乱到无序的办公桌，也不会给你带来好形象。 首先，你从形象和感官上就减分了。 即便是除开这些，从你不时找文件，不时找笔的表现来看，你的工作效率也不会高到哪里去。 这不是一定要对你的办公桌吹毛求疵，这其实叫做窥一斑而见全豹，一个工作效率高，能力强的人，不会在找文件找笔方面浪费时间。 如果你丢文件，就意味着你得找，可能找得到，也可能找不到。如果找不到呢？那你一定得重打一份，如果不是你自己做的文件呢？你得麻烦同事或者供应商再给你提供一份。 不管你是如何解决这个问题的，那都意味着，你至少浪费了双份的时间：你的，和别人的。 一个工作能力强的人，是不会犯这种错误的。 其实，不会整理桌子，不会管理文件，只是表象而已，深层次去分析，其实也代表着你不会整理脑袋，不会整理思路，不会整理空间，不会整理做事的优先顺序和放置东西的合理位置。 不信你去观察工作能力强的人，去观察那些工作效率高的人，去观察那些工作效率高质量高的人，他一定不会满桌子找文件，甚至，他拿文件的时候，都不会从一叠文件里面从上往下翻找，他会直接从竖着的文件夹中直接拿出来。 为什么？因为他知道，文件叠放，难找，找起来会浪费时间，竖放，即便是翻找，效率也比从一叠中找要高。 如果你足够用心，你还会发现，那些工作能力强的人，比如一些高管的桌子上，不会放很多东西，往往都非常简单和简洁。因为工作的需要，他必须确保他不能在琐碎事情上分心，所以，他们一般都会养成将工作尽量结构化、简单化、高效化的习惯，即便是简单如办公桌的处理。 删除 比如，我就拜访过一位非常知名的500强企业高管，他说，他的桌子上，永远不会超过7件东西，这样，桌子上的东西就不会分散他的注意力，他的精力可以用在关心和正在进行的事情上。 这和乔布斯定制很多套头衫，每天穿一样的衣服，扎克伯格每天穿一样的T恤是一样的道理。他们不是懒，也不是不会审美，或者他们在生活方面低能，恰好相反，是他们将分散他们注意力的琐碎日常事务尽量模块化和程序化，减少占用自己时间的比例，以便将时间腾出来做其它更有意义的事情。 所以，不要忽略办公桌上的整理，它其实也是工作的一环，不仅仅只是桌子的管理，从桌子上的文件管理，笔的管理，透漏出和传递出来的。是你的工作理念和方法，也是危机管理的一环，是你工作能力的一种体现！ 附录：办公桌管理的两个小技巧1. 设置“文件暂存”区 很多人存放文件的时候，因为觉得马上要用，或者一两天后要用，所以就有“暂时放一下吧”或者“暂时放在桌子上”、“暂时放在抽屉里”的心态。一些用过的文件，也有类似的心态。结果文件就越多越多。 但是，随着时间推移，事情变多，记忆就会开始变得模糊，一些需要处理的文件就忘掉了，堆在了那里，而一些有用的文件，到真正需要的时候，却又就想就会因为想不起在哪里，但因为很多文件混在了一起，于是开始到处找。 其实，最适合保管这类数据、文件的方法就是：用透明活页夹、个人档案夹、档案箱，来保管这些“暂存文件”、“待处理文件”。 一方面，在寻找的时候，容易找到，另外一方面，放在暂存区，养成每天要处理暂存文件的习惯，就可以及时处理掉。 记得，在办公桌上，要永远只放“现在正在进行中的工作”有关的东西和文件。这样，你就永远会做到在 60 秒之内，找到需要的东西。 删除 2. 善用「最下层抽屉」 个人办公桌最下层的抽屉，通常都用来放置体积比较庞大的东西。原则上，这个抽屉只收纳工作上的参考数据及私人物品。 最下层的抽屉一般都可以竖立 A4 大小的文件，用它来归纳并保管工作上的文件、数据最有效率。但是，要把档案夹、透明活页夹立放在抽屉里并不容易，所以不妨使用「文件箱」并排文件。 最下层的大抽屉，大概从前面到后面，可以放 几个文件箱，比如，5个吧。但需要注意的地方是，是千万不要把 5 个文件箱只懂得按顺序从前面排到后面，比较合理的排列方式，是里面放两个，最外面横放3 个。 删除 将文件箱横排的优点是，坐着就可以把文件拿出来。只要将椅子朝抽屉的方向转，正面面对文件、资料，不需要将抽屉拉开到底就可以拿到需要的东西了。文件箱这样排列，收纳或拿取文件都很方便。 靠自己最近的那个文件箱，请放使用频率最高的文件；而最难使用的抽屉深处，则可以收纳难以割舍、想暂时保管的数据，或者是重要、却很少使用的东西。 另外，由上往下的第 2 层抽屉，可以放分割开的小盒子，里面可以可以放商业信函、书籍、工具等等。这种小盒子除了方便拿取东西，也可以让使用者有效运用空间。 删除 如果把重要文件搁在桌上，随时都有可能被别人看见，甚至被偷走。而让桌子干净如飞机跑道，不但可以集中精神工作、加快寻找文件的速度，从信息安全的观点来看，也是必要的。 怎么样吗，理解了吗？那么从就现在，快检查下你的桌面吧！ |
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