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一个完整的项目策划书，在完成了项目背景分析、项目目标界定、项目经理任命、项目团队组建、项目范围分解之后，接下来应该做什么？ ——责任分配矩阵！  点击音频，即可收听 听上去是不是很耳熟？ 经理，里程碑计划我编好了，您看需要发送给谁？谁来拍板确定啊？ 经理，年终庆典买礼品这个工作，是咱们负责买还是公司采购部负责买啊？或者，我应该找行政部？ 经理，质量部的人说了，项目的质量体系他们不负责写，只负责监督审核，怎么办啊？咱们的人写的不专业啊！ 经理，业主打电话投诉了，说咱们上个月月度例会的会议纪要没有发给他们，您看怎么处理？ 大多数的朋友都清楚，这种问题如果出现的很多，只能说明，在项目中，具体工作的权责分配有些不清楚，也就是说，组织或个体之间的工作界面有些模糊。 大家回忆一下，其实每个公司的公司制度中，对部门的职能界定都是很清晰的，谁负责、谁配合、谁审核、谁审批也相对清晰，而因此，我们在执行日常工作时，上面这种情况就很少会发生。但在项目中，这种现象极其常见。 为什么呢？ 原因很简单，我们做项目，实际上是为了一个未来的目标做的一系列工作，工作首先都是不确定的，而且，因为项目具备唯一性，即便是同类项目，工作内容也有可能不一样。 因此，我们不大可能在公司制度体系中将项目中所有工作的责任配置都固定下来，这也就自然导致了在项目执行过程中权责不清的现象。 那么这个问题究竟应该怎么解决呢？ 隆重推荐：责任分配矩阵 首先，先说一下责任分配矩阵的一些基本概念。 什么是责任分配矩阵？ 责任分配矩阵是一种将所分解的工作任务落实到项目有关部门或个人，并明确表示出他们在组织工作中的关系、责任和地位的一种方法和工具。 换句话说，责任分配矩阵这个工具就是针对项目范围WBS分解出来的工作，将工作的责任在组织内进行分配。 什么时候制作责任分配矩阵？ 按照这样的定义，显然，只有你的项目计划具备了两个基本条件后，你才能制定责任分配矩阵：
这两个条件缺一不可 责任分配矩阵是什么样子的？ 责任分配矩阵是一个二维矩阵图。
如下图所示： 接下来，我们来谈一下责任分配矩阵中的一些要点。 第一点：符号 责任分配矩阵中的符号，严格上讲，没有什么固定标准，也就是说，可以根据企业的实际需求来进行约定。 因此，符号可以用拼音、可以用英文单词、可以用缩写，也可以写汉字，只要在沟通过程中不要出现沟通误区就都可以。 第二点：“责任”到底是什么 最开始接触责任分配矩阵的朋友，有可能会有一种误区，以为责任矩阵是说明每个工作包中项目成员具体应该做什么。实际上，需要强调的是，这个工具的核心是配置权限，也就是说，责任分配矩阵并不会明确指出每个组织单元在项目中的具体工作，它只是明确指出每个组织或个体在每个工作包中的权限到底有多大。 简单的讲，责任分配矩阵是用来明确每个工作包中“谁负责，谁配合，谁审核，谁审批”的 一般情况下，权限的配置，也就是说角色特征有八种：
当然，这些角色特征是理论模型，大家在真实项目中可以根据自己的项目需求和企业实际情况自行设计。 第三点：常见错误 责任分配矩阵完成后，大家可以自查一下，通常，有如下情况的，都是工具使用中的常见错误： （1）“行”有空：如果某一行里是空的，就是说没有任何符合，那将意味着，项目中有工作包无法进行分配； （2）“列”为空：如果某一列是空的，那将意味着，项目中的组织/个人的设计有问题，存在“不需要介入项目”的人员或部门。 （3）重复配置。项目的WBS是分层的，但责任分配矩阵是不能分层重复配置的，这一点务请大家注意。 好了，以上就是有关责任分配矩阵的一些基本知识点，希望大家听完后，也能绘制出自己的责任分配矩阵。 在音频结束前，我想强调一下，在企业的项目管理实践中，我发现，责任分配矩阵是一个用途非常广泛的工具，它不仅能清晰项目工作在团队内的分配，也能清晰项目团队和公司管理部门之间的权责配置，甚至还能清晰表达项目团队和外部利益相关方之间的责任划分，是可以作为合同的补充文件来规范合同行为的，因此，建议大家多重视一下这个工具的内容和应用。 |
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