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公司部门管理制度

2018-04-26  晓耀

一、 办公室工作内容

(一) 公司人事管理工作

1. 协助公司领导制定、控制、调整公司及各部门的编制、定员;

2. 协同各部门办理员工的招聘工作,为各部门提供符合条件的员工;

3. 协助公司领导和各部门做好员工的考核、转正、任免、调配等工作;

4. 协同各部门对员工进行培训,提高员工的整体素质及工作能力;

5. 负责员工工资的管理工作;

6. 负责正式员工劳动合同的签订;

7. 负责保存员工相关个人档案资料;

8. 负责为符合条件的员工办理养老保险和大病统筹等相关福利;

9. 根据工作需要,负责招聘临时工及对其的管理工作;

10. 负责为员工办理人事方面的手续和证明。

(二) 公司行政管理工作

1. 制定公司行政管理制度、汇编公司各项制度、监督检查各部门执行的情况;

2. 负责对员工进行遵守劳动纪律的教育及考勤工作的管理;

3. 根据公司总经理批准的行政费用总额度,每月制定公司行政费用预算,并严格控制行政费用的支出;

4. 负责公司资产的管理,建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度;

5、 负责公司印章和介绍信的管理,严格执行印章和介绍信的使用规定;

6、 负责公司文件的管理工作;

7、 根据公司行政管理制度,做好电话、传真和复印机等设备的使用和管理;

8、 负责公司车辆的管理和调度工作;建立车辆档案,做好车辆的维修、保养工作,定期检查车辆使用情况,加强对司机、非司机的安全教育工作;

9、 负责公司内、外围环境卫生的管理、检查;

10、 负责公司办公地点安全、保卫、消防工作的管理;

11、 负责员工食堂工作的管理;

12、 负责对外的接待及票务、住宿等工作;

13、 根据总经理的指示,积极组织好公司级的重大会务活动和日常的办公会议;

14、 负责公司大事纪工作;

15、 公司各办公室空调、照明、办公用品、设施的使用管理;

16、 负责对派出所、安委会、居委会等单位的联系工作;

17、 负责办理营业执照、代码证、统计证、税务证等的换发年检工作。

二、办公室主任工作职责

(一) 完成公司领导交办的各项工作;

(二) 负责公司的人事管理、工资管理工作;

(三) 负责公司的财产管理工作;

(四) 督促检查各部门执行公司规章制度情况;

(五) 行政费用的计划预算编制及使用情况的审核;

(六) 公司印章、介绍信及文件档案的管理;

(七) 公司的所有后勤保障,即:车辆安排、安保、食堂、接待、票务、办公用品购置等。

五、办公室文秘职责

(一)打印公司文件,并负责办公室电话、传真、复印机等到设备的使用权用与管理;

(二)负责报刊、信件的发放、转送工作;

(三)保证各部门联络畅通,并了解各部门工作内容;

(四)负责考勤登记工作;

(五)登记公司员工外出内容;

(六)布置公司会议的会场,负责通知参会人员会议时间、地点,必要的做会议记录;

(七)热情接待来访人员,做好信访工作;

(八)积极参与各项活动,协助办公室主任处理应急事。

六、办公室驾驶员岗位职责

(一)认真遵守公司的各项规章制度,不迟到、不早退、努力完成各级领导分配的任务。

(二)认真遵守公安交通管理部门制定的法规、法纪。

(三)保持车容整洁、车辆机械性能良好。

(四)不酒后开车,不闯红灯,不驾驶机械失灵的车上路。

(五)每日养成自查、自检的良好习惯。

(六)提高驾驶技能,维护首都道路交通的畅通。

七、厨房工作人员制度

(一) 保持仪容整洁及个人卫生。

(二) 不购买及不做原料不新鲜的饭菜及副食品,做到生、熟分开。

(三) 厨房内用具定期消毒,厨房餐厅内卫生坚持每日清扫和每周大扫除一次。

(四) 工作时间内不串岗。

(五) 餐厅工作人员每年定期检查身体,并执《市卫生防疫站饮食健康证》上岗。

(六) 购买物品要帐、物分明,物品妥善保管,厉行节约。

(七) 制定餐厅菜谱,经常征求大家的意见,改进餐厅工作。

八、公司保卫工作职责(工程部兼任)

(一) 遵守公司各项规章制度,按时上岗接班,对管辖区域的安全负有重大责任,必须树立高度的事业心和责任感,在岗上不睡觉、不吸烟、不擅离岗位、不做与执勤无关的事情。

(二) 值班人员在执勤重要认真负责,发现异常情况要果断处理,消除隐患,并向领导汇报,对未经批准进入管辖区域的任何人有权询问,并拒绝其进入管辖区域。

(三) 值班人员要提高警惕,凡与同坏人坏事作斗争,保护公司财产。

(四) 礼貌待人,语言文明尽量避免于其他人员发生争执,问题难以解决实际是上报上级处理。

(五) 文明执勤,哨兵必须明确任务职责,对出入人员严格控制,对外来人员要详细询问,做好登记纪录。

(六) 外部人员来公司联系工作时许执工作证、介绍信或有关证件,办理登记手续,出门是主动交回会见人的签字登记单。

(七) 值班人员要对出入人员携带物品和车连进行检查,对出门手续不完备着有权查明情况,暂扣物品,并及时向领导报告,发现违纪行为的人员应立即制止,情节严重和不听劝阻者将情况纪录,即使通告公司领导。

(八) 值班人员上岗期间要认真负责,注意岗位形象,见到领导要热情礼貌。夜间要对重要部位严格细致的检查,对发现或发生事情一切都要写在记录本上确保万无一失。

(九) 严禁将易燃易爆危险品带入公司,特殊情况必须领导审批。

(十) 熟悉地形地貌和消防设施的分布及使用常识,遇到火灾及其他事故,及时报告领导并采取措施、保护现场。

(十一) 每天晚十点把公司大门锁死,早七点起床,开门正式上班。

财务部工作内容

(一) 参与制定本公司财务制度及相应的实施细则。

(二) 参与本公司的工程项目可信性研究和项目评估中的财务分析工作。

(三) 负责公司董事长及总经理所需的财务数据资料的整理编报。

(四) 负责对财务工作有关的外部及政府部门,如税务局、财政局、银行、会计事务所等联络、沟通工作。

(五) 负责资金管理、调度。编制月、季、年度财务情况说明分析,向公司领导报告公司经营情况。

(六) 负责销售统计、复核工作,每月负责编制销售应收款报表,并督促销售部及时催交楼款。负责销售楼款的收款工作,并及时送交银行。

(七) 负责每月转账凭证的编制,汇总所有的记账凭证。

(八) 负责公司总账及所有明细分类账的记账、结账、核对,每月5日前完成会计报表的编制,并及时清理应收、应付款项。

(九) 协助出纳做好楼款的收款工作,并配合销售部门做好销售分析工作。

(十) 负责公司全年的会计报表、帐薄装订及会计资料保管工作。

(十一) 负责银行财务管理,负责支票等有关结算凭证的购买、领用及保管,办理银行收付业务。

(十二) 负责先进管理,审核收付原始凭证。

(十三) 负责编制银行收付凭证、现金收付凭证,登记银行存款及现金日记账,月末与银行对账单和对银行存款余额,并编制余额调节表。

(十四) 负责公司员工工资的发放工作,现金收付工作。

二、 财务部经理岗位职责

(一) 具体负责本公司的财务会计工作

1、 对各项财务会计工作定期研究、布置、检查、总结。严格遵守财经纪律和公司各项规章制度。不断改进和提高财务会计工作水平。

2、 督促本公司加强定额管理、原始记录和计量检验等基础工作。

3、 认真审核会计凭证和会计报表,做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时。

(二) 组织制定本公司的各项财务管理制度

1、 制定的各项财务管理制度应便于各部门管理和核酸并有利于提高经济效益

2、 随时检查各项财务制度的执行情况,发现违反财经纪律、财务会计制度的,及时制止和纠正,重大问题应向公司领导汇报。

3、 及时总结经验,不断完善各项财务管理制度。

(三) 组织编制本公司的财务收支计划,按时报送公司领导,并检查各部门执行情况

1、 在编制财务收支计划前,应要求各职能部门提供切实可行的收支计划明细表,经审核验证后据此编制本公司的财务收支计划和编制说明。

2、 经总经理审批的财务收支计划,应组织有关职能部门严格实施,不得随意突破。

3、 资金掉要如实反映矛盾和问题,有效利用现有资产,保证经营活动正常进行。

(四) 组织编制本公司的成本计划和费用预算,并将各项计划指标分解下达落实并检查执行情况。

1、 编制的成本计划应现金合理,费用预算应厉行节约,费用开支不突破规定范围。

2、 在本公司总经理的组织下,应将成本计划和费用预算案项目分解,逐步落实到各职能部门。

3、 设计必要的台帐及时反映、分析计划或预算执行情况。并向各职能部门反馈。

(五) 充分运用会计资料,分析经济效果,提供可靠信息,预算经济前景,为公司领导决策提供依据。

(六) 组织本公司财务人员学习政策法规和业务技术,负责财会人员的考核。

(七) 负责协调财务和各部门的工作,多于其他部门联系、协调,把财务工作纳入正轨。

(八) 负责保管公司财务专用印鉴,并按公司财务制度使用印鉴。

(九) 负责销售统计、复核工作,每月负责编制销售应收款报表,并督促销售部及时催交楼款。

(十) 完成公司领导交办的其他工作。

三、财务会计岗位职责

(一) 设置和登记总帐和各明细账,并编制各类报表。

1、 编制总账科目余额表,并与有关明细账核对,保证帐帐相符。

2、 编制会计报表。各种会计报表做到数字真实,计算准确,内容完整,及时使报送政府有关部门。

3、 协助办公室建立低值易耗品台帐。

4、 各类帐户设置应做到齐全、明晰、同时设置和登记固定资产明细表。

5、做好公司应收、应付款项的计划和管理,做好不同的科目台账。加强合同管理,严把付款详细核对合同数额,严格控制合同外支付、超合同支付等现象发生。

6、审核各类报销单据的合法性,杜绝各种形式的白条报账现象。监督出纳员的付款方式、程序符合财务制度。

(二) 根据公司财务管理制度和会计制度,登记总账和明细帐,账户应按币种分别设置。

(三) 会同其他部门定期进行财产清查,及时清理往来帐。

1、 根据本公司财务管理制度,负责设计下发清查明细表,定期组织对固定资产、低值易耗品、库存商品和物资、应收帐款、银行存款和现金进行盘点清查。

2、 对盘盈、盘亏、报废毁损、坏帐损失,应查明原因,分清责任,专项报告。按规定的审批权限批准后方可进行会计处理。

(四) 编制和保管会计凭证及报表。

负责编制公司的转账凭证、记账凭证并分月编号,做到规格化。每月终了,要整理会计凭证和资料,集中保管。年终办完财务决算后,应将全年的会计资料收集齐全,整理清楚,分类排列,以便查阅。需要归档的会计资料,应按有关规定及时归档。

(五) 负责控制财务收支不突破资金计划,费用支出不突破规定的范围。

(六) 会同有关部门拟定固定资产管理、材料管理、资金管理与核算实施办法。对于固定资产、商品、材料、低值易耗品等手法、转移、领退和保管,都要会同有关部门制定手续制度,明确责任。

(七) 负责成本核算和利润核算

1、 拟定本公司成本核算办法,编制成本、费用计划,加强成本管理的基础工作,核算成本和费用。

2、 编制成本、费用报表,编制;利润计划,办理销售款项的结算业务;负责销售和利润的明细核算。

3、 正确计算销售收入、成本费用、税金和利润以及其他各项收支。

(八) 完成财务经理交办的其他工作。

四、出纳员岗位职责

(一) 办理现金收付和银行结算业务:

严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定,根据有关人员审核签章的收、付款凭证,进行复核,办理款项收付。对于重大的开支项目,必须经过会计主管人员、公司领导审核签章,方可办理。收付款后要在收付款凭证上签章。

(二) 库存现金不得超过银行核定的险恶,超过部分要及时存入银行。不得以 “白条”抵充库存现金,更不得任意挪用现金。

(三) 严格控制签发空白支票。

如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时,必须在支票上写明,收示单位名称、款项用途、签发日期、规定限额的报销期限,并由使用支票人在支票登记薄上签章。逾期未用的空白转账支票,要及时收回注销。不得将空白支票交给其他单位或个人签发。对于填写错误的支票 ,必须加盖“作废”戳记,与存根一并保存。支票遗失时,要立即向银行办理挂失手续。

(四) 编制和保管会计记账凭证。

根据审核无误的收、付款原始凭证,填制记账凭证,记账凭证的内容必须填齐,附有原始凭证。填制会计凭证的字迹必须清晰、工整并正确使用会计科目。要妥善保管会计凭证,应按编号顺序,折叠整齐,按月装订成册,加盖封面、封底、盖章归档。

(五) 登记现金和银行存款日记账。

1、 根据记账凭证,逐笔按顺序登记现金和银行存款日记账,做到日清日结。现金的账面余额要同时及库存现金核对相符。银行的账面余额要及时与银行对帐单核对,月末要编制“银行存款余额调节表”,使帐面余额与对帐单上余额调节相符,对于未达帐项要及时查询,要随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票。不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算。

2、 出纳员不得兼管收入、费用债权、债务帐薄登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作。

(六) 保管库存现金和各种有价证券。

对于现金和各种有价证券,要确保其安全和完整无缺,如有短缺,要负责赔偿,保险箱密码要保密,保管好钥匙,不得转交他人。

(七) 保管有关地税、国税的计算机代码证、空白收据和支票

出纳员所管的印章必须妥善保管,严格按照规定用途使用。签发支票所使用的各种印章;财务章、法人印章由财务经理负责保管。对于空白收据和空白支票必须严格管理,专设登记薄登记,认真办理领用注销手续。

(八) 完成财务部经理交办的其他工作。

工程部岗位职责

一、工程部工作内容:

(一)制工程施工组织总计划

(二)项目工程技术管理

(三)项目工程现场管理及质量保障

(四)工程竣工验收

二、工程部经理岗位职责:

(一) 工程部经理全面负责工程部的日常管理工作。

(二) 协调好设计、施工、监理各单位之间以及与公司其他部门之间的工作。

(三) 组织图纸会审和设计交底,组织审查施工组织设计、施工方案、进度计划、发现问题及时协调解决。

(四) 协助审核预算、签证工程量和进度部位,检查付款申请与进度是否相符。

(五) 协助解决市政配套工作中的技术问题。

三、专业工程师岗位职责

专业工程师负责本专业范围的工程进度、施工质量的控制。处理好施工中的技术、质量问题。

(二) 确认设计变更、处理施工技术问题、办理工程技术洽商。

(三) 协调各施工队伍之间的场地、施工用水、用电及进度配合等问题。

(四) 督促监理公司监督施工质量、日常巡检、参加死点检查、隐蔽验收、中间验收和竣工验收。处理质量事故。

(五) 监督协调施工单位的安全生产和防火、防盗工作。

(六) 监督预埋、预留工作,保证正确无误。

四、档案资料岗位职责(兼职)

(一) 资料档案员负责收集、整理、管理好施工档案。

(二) 做好图纸和技术文件的收发工作。收发台帐记录。

(三)按档案管理制度的规定收集、整理、保管好工程档案。

材料设备部岗位职责

一、工作内容

(一) 负责材料设备的市场调查、招标、合同谈判等的具体工作。

(二) 按材料设备合同负责催货、运输、验收、支付、仓储、保修。

(三) 对进口物资负责报关、商检。

(四) 办理乙供材料价差签证。

(五) 监督材料设备采购合同执行情况。

(六) 参加设备试运行。

(七) 负责收集、整理、保管好材料设备档案(包括合格证、说明书、随机技术文件、运转记录等)。

(八) 负责负责加工材料设备的管理。

(九) 负责设备备件及专用工具的管理。

二、设备材料经理岗位职责

(一) 认真执行公司及本部门的各项管理制度,完成本岗位工作任务。

(二) 全面负责本部门的日常工作。

(三) 制定本部门阶段工作计划,提前安排好下一步工作任务。

(四) 做好与其他部门之间的协作关系。

(五) 负责向上级领导汇报本部门的工作情况,遇到问题及时向领导请示。

(六) 检查指导本部门员工工作,及时纠正缺点、错误。

(七) 坚持原则,维护公司利益。

(八) 完成上级领导交办的其他任务。

三、设备材料专业工程师岗位职责

(一) 认真执行公司及本部门的各项管理制度,完成本岗位工作任务。

(二) 协助部门经理完成材料设备采购、运输、验收、入库、仓储、出库等工作。

(三) 掌握施工进度,了解设备材料使用情况为下一步工作做准备。

(四) 负责本部门的资料保管,建立各种资料台帐。

(五) 完成本部门接待、环境卫生等日常工作。

销售部岗位职责

一、销售部岗位职责

(一)正确掌握市场

1、 定期组织市场调研,收集市场信息,分析市场动向、特点和发展趋势。

2、 收集有关房地产的信息,掌握房地产市场的动态,分析销售和市场竞争发展状况,提出改进方案和措施。

3、 负责收集、整理、归纳客户资料,对客户群进行透彻的分析。

(二)确定销售策略,建立销售目标,制定销售计划。

1、完成公司下达的销售任务为目的,确定销售目标,制定销售计划。

2、 监督计划的执行情况,将销售进展情况及时反馈给总经理。

3、 根据项目的卖点(卖点是可以创造的)和目标客源的需求制定广告的总方向和总精神。

4、 完善房地产营销策划方案,制定执行系统并监控执行结果。

(三)管理销售活动

1、制定销售管理制度、工作程序,并监督贯彻实施。

2、营销队伍的组织、培训与考核。

3、客观、及时的反映客户的意见和建议,不断完善工作

二、销售部经理岗位职责

销售经理的主要职责是组织、安排、落实销售部的各项工作。领导完成项目销售工作。

具体内容分为以下几项:

(一)负责销售部行政管理,组织协调销售部各项日常工作。

(二)负责销售部工作时间、人员安排,管理、监督销售部工作纪律。

(三)负责业务员工作行为,形象规范管理。

(四)负责工作环境卫生监督、管理。

(五)负责销售部销售业务管理:

1、定各阶段销售目标,根据市场状况及时调整销售策略及销控计划,策划组织实施各项销售工作。

2、组织安排销售动态分析,分析项目的市场、广告、客户等回馈信息,为公司决策提供依据。

3、定期组织安排房地产市场调查与分析,提出市场调查报告,全面掌握市场情况,为公司经营决策提供依据。

4、协调配合业务员与客户的谈判,监督接待、谈判签约等销售进程,促进成交,审核合同条款。

5、组织每周销售例会,总结销售情况。

6、负责组织业务培训及考核。

7、制定并组织销售业务流程、监督实施。

8、制定并组织填写各类销售统计报表,监督建立客户档案管理。

9、处理各种突发事件,完成公司交办的其他工作任务。

(六)做结佣函,每月统计销售人员佣金、工资情况,列明细表。

三、销售部主管岗位职责

售楼处销售主管一名,协助经理负责处理并完成每日的行政事务工作。具体工作职责如下:

(一)每日10:00前完成前日来电、来访的确认工作,如发现问题汇

报经理。

(二)每日11:00前完成剪报及前日剪报资料收集工作、核对销控。

(三)每日下午17:30前完成当日白班作业的汇总工作。

(四)常规工作如下:

1.负责销售发票、保留单、认购单、合同的使用控制及归档保管。

2.负责每日的记帐。

3.负责复审每日签约的合同、认购单、保留单。

4.负责销售部的排班及考勤管理、记录。

5.负责会议的记录、文稿撰写等文秘工作。

6.负责填写工作日志、销售日报及销控表的核对和填制、销售统计工作。

7. 负责销售部办公用品的管理。

8. 配合经理完成销售及经理交办的其他工作。

四、销售部置业顾问岗位职责

1、了解并掌握房地产及相关行业知识及政策法规,熟悉房地产市场情况。

2、了解并掌握项目的各项情况,作到了如指掌,忌一知半解。

3、依照公司要求完成各阶段销售任务。

4、依照销售工作流程,负责接待、看楼、谈判、签约工作,能独立完成整个业务流程。

5、催收成交客户的后期房款,办理相关手续。

6、及时反馈客户情况及销售中各种问题。

7、配合销售经理完成市场调查及信息反馈工作。

8、按照公司要求填写相关表格,并建立客户档案。

9、严格遵守公司和销售部各项规章制度及管理办法。

10、学习、吸收新知识,不断提高自己的业务水平,在工作中学习,在学习中更好的工作。

档案管理制度

第一节 行政档案管理制度

一、文件档案工作用办公室总负责,各部门协助管理。

二、文件档案的处理

(一) 各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。

(二) 各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责,以确保档案的完整及价值的发挥。

(三) 政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。

(四) 各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册,交办公室统一保管。

(五) 各部门的各类专业档案,如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后,将总目录及卷内目录交办公室一份,以便查阅、利用。

(六) 各类文件档案要妥善保管,任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所,避免泄露、丢失等不安全事故发生。

三、 各部门上报的行文,要按照公司统一规定的格式执行,具体详见《关于行文程序的管理规定》。

四、 各类公文办理程序

(一) 一般下级报上级部门的请示类文件,应在三天之内回复,紧急文件应当天回复。

(二) 上级对下级的指示类文件,应按指示精神在规定的期限内办理,处理结果及时向有关领导汇报。

第二节 工程技术档案管理制度

一、 工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。

二、 管理机构及职能

(一) 组织机构:

1、 房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组,该管理小组由下列人员组成:

组长:总工程师

组员:开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。

2、 参与本项工程的其它公司均要指定专人分管档案工作,并建立相应的档案机构和管理制度,配备能胜任的档案工作人员,以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。

(二) 职能

1、 总工程师负责整个工程的档案管理工作,组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件,组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。

2、 勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作,并按要求向建设单位工程部移交档案。

3、 各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图,汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。

4、 监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部,并负责审核施工单位的竣工文件。

三、 管理内容与要求

(一) 归档办法:

(二) 管理要求:

(三) 竣工图的编制:

(四) 归档范围、收集保管单位、保存期限(见附表)

(五) 工程档案使用:

(六) 汇总上报:

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