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很多人感慨：好好的工作时间，都被浪费在了无休止的开会中。其实开会本身并没错，只是方式不对导致了效率的低下。每天都抱怨好忙好忙，认真看看自己的to-do-list和日报，发现已经被大量的会议充斥，会议已经占据了40%的工作时间。所以问题来了!要开这么多的会，占用我们那么多工作时间，如果我们能够高效开会，那就意味着工作更能高效起来。所以，今天和大家聊如何高效开会。 开会等浪费时间？ 一、事先沟通 会议的召集者最好提前通知各位与大家会议即将讨论的内容，以及讨论需要达到的效果。比如“我们今天晚上要吃什么?我们的要求是必须荤素搭配，还要有汤”。会议的参与者提前阅读邮件或者其他通知，在脑中对问题进行解析，将自己的思路形成草稿或者简单记录下来，到开会的时候发表自己的意见。 二、 搞清楚开会要解决的问题 很多时间我们收到开会的需求便被拉着走，往往忽略了一个问题：我们开这个会究竟要达成怎样的目标? 聊目标之前我们需要找到问题 → 什么是问题：问题就是现状和理想值的差别。 举一个实际的栗子： 一次有位销售拉我们去开会，说要借脑，让大家头脑风暴想互动游戏。 于是大家一股脑想，并且提出了3-4种不同的互动游戏，销售还是觉得不满意，依然不愿意结束会议。 所以：他开这个要解决的问题是什么。是为了要互动游戏么? 再通过几轮沟通才知道，原来销售的问题是：客户希望要3000条leads，我们只能提供2000条，所以销售希望用互动游戏来达成中间那1000条leads差值。 最后我们再围绕这1000条leads缺口想用什么方式达成，最后完美解决。 虽然最后解决，但因为销售没有及时的提出正确的问题，我们前面的无畏讨论至少花了30分钟时间，如果一开始她能阐述清楚问题，我们就可以围绕这个点来考虑。 * 核心：问题，是现状和期望值的差别，这是思考的第一步。 三、凡是开会，必须守时 设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。 四、会议记录的重要性 参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。 五、会议结果的跟踪 量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。 最后、积分制管理总结三个简单却很有意义的公式 ①开会+不落实=零 ②布置工作+不检查=零 ③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。 |
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