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要成为高效会议的组织者，需要掌握一些必要的管理工具与技巧，以及这些工具与技巧的组合使用。 从事领导与管理工作的人离不开会议，会议成为传达思想、研究工作、解决问题的重要手段，但会议效率与效果却千差万别。 议而不决、延迟、跑题、争辩等是会议常见的问题，挖掘这些常见问题的背后因素，能让你成为一名高效会议的组织者。 初 级 会 议 大多数会议组织者，能从会前准备出发，扣住会议七大基本要素： 会议目的：召开会议的原因； 会议目标：会议要达成的结果； 会议时间和地点； 会议议程：有明确具体的议程及内容； 会议记录：指派专人记录会议内容； 追踪：要求与会者会后采取行动，执行会议决议； 会议纪律。 笔者认为，做到上述会前、会中、会后三个方面七大要素均不漏项，形成PDCA闭环，只是达到了初级会议组织的水平。 中 级 会 议 从主持人、参会者和后台支持服务三个角度来落实上述会议七要素。 ▌主持人：对会议议题进行充分酝酿、准备，收集必要数据与事实，必要时安排他人一起准备，使会议议题有备而来，讨论时避免素材不足造成无法深入与形成共识。 ▌与会者：与会者的挑选很重要。一些组织往往存在面子思想：如“这个会某某领导不参加好像不合适，没有给面子”，人情式地邀请与议题无关或关系不大的领导参会；而与议题横向或纵向相关的人员却没有邀请参会。 ▌后台支持服务：会议场所的准备、会议人员到会引导、会议进行中的手机集中管理以及茶歇、会议记录与录音、会后形成纪要与跟踪等等，这方面的细节做到位，可以大大提升会议效率与效果，对会议闭环管理形成重要支持，可以使会议主持人的精力集中在会议主题上。 高 级 会 议 实践中，处于初级水平的会议组织相当普遍，只有较少部分会议组织达到了中级水平。那么，高级会议是什么水平呢？ 高级会议组织者须练就高超的会议主持技巧，方能有效地避免或解决争辩和跑题等问题，达成圆满完成会议议题并准时结束会议之目标。 高超的会议主持人需要掌握两大核心技术： 1. 发散与聚焦 会议要集思广益，需要发散性思维，即在自由奔放、充分民主的氛围中，广泛听取与会者意见并相互启发，从而形成激发式思考。 但会议往往容易因发散而陷入“跑题陷阱”，议论过程中，一不小心就会偏离主题，造成议而不决。因此，主持人还须掌握会议讨论技巧，在偏题时礼貌地将讨论拉回到主题，并通过归类、层别、筛选、假设与验证、排除等方法实现措施聚焦。 2. 多维与分步 会议讨论时，由于人们普遍存在认知盲区，因而容易陷入自我的逻辑与判断。对于同一事实，不同的人看到的与认知的往往不一样，也就会作出不一样甚至相互对立的解读，这样极易造成无谓的争吵与辩论，难以形成共识，这是由于人们按照自己的逻辑形成的垂直思考的结果。 有因必有果，有果必有因，但其中的逻辑却存在极大差异。因此，学会水平思考很必要，即与会者从相同的角度或方式进行思考，从而避免冲突。 《六顶思考帽》给予我们水平思考的很好方式，值得去练习和感悟。 ▌维度：由于每个人成长、学习、工作经历不同，容易形成习惯性观察视角与思考，也就是说，只有一种或两种维度，从而陷入“惯性思维陷阱”。 “因成功，所以失败”，就是这个道理。因而，升维与降维、升层与降层的思维训练变得十分必要。 只要以开放与学习的心态，批判地吸收各种思想与方法，我们的思维维度就会不断地扩维，由一维到二维、由二维到三维、由三维到四维，甚至五维。 如果一个人对同一事物能从3～5个维度进行观察和思考，那么，他就是一个高级、全面的思考者，能在复杂的表象和细节中洞察事情的本质与未来。 ▌分步：平行思考法可以让与会者从反应式思考转入程序性思考，有效避免无谓争辩甚至冲突，提高团队集体思考的效率。 我们可通过学习与实践《六顶思考帽》，逐步提升多维与分步思考技术；学习与实践“头脑风暴”，逐步提升发散与聚焦会议的主持技术。 三级会议组织水平体现了不同的思考广度与深度，而要成为高效会议的组织者，需要掌握一些必要的管理工具与技巧，以及这些工具与技巧的组合使用。■ |
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