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作者：嵇国光管理视界 摘要：会议是一种重要的沟通工具，能够实现其它任何形式的信息交流所无法实现的目标。开会最主要的就是信息分享与达成决议。每个管理者必须学会如何开会和与会。为提高会议有效性和效率，公司必须建立、完善会议管理系统，判断会议成功的基准是：交流汇报；制定决策；解决问题。 1、当前企业会议管理问题多且严重在人的一生中有谁没有参加过会议？几乎没有。我相信，各位看官都有过无数次参加会议的体验，甚至有的主持会议都无数次了。会议占到我们的工作时间至少1/20以上，官衔越大，这个比例就越高。尽管我们经常开会，但是大多人不喜欢开会，甚至讨厌。为什么？因为我们总是参加了一些无效的、无聊的会议，浪费了时间，影响了工作。但是我们无法回避会议，我们必须善用会议工具，因为很多时候我们必须借助会议才能达成目标。 会议是一种重要的沟通工具，能够实现其它任何形式的信息交流所无法实现的目标。开会最主要的就是信息分享与达成决议。 召开会议就时间和费用消耗而言是十分昂贵的。 有一个会议成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间(小时)。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。由此可见，提高会议有效性和效率，节约会议时间，降低会议成本，是摆在企业各级管理者面前的一个不容忽视的问题，很多企业，特别是国企，时常会把时间和精力浪费在无休止、无意义的会议上。 当前大多企业会议管理系统存在下列突出问题： （1）公司缺乏现代有效的会议管理系统，公司各类各级会议缺乏逻辑、勾稽关系，缺乏正确定位和规范，会议常常成为各级领导即兴“工具”； （2）公司临时会议超级多。因是临时会议，与会人员缺乏事前准备，匆匆举行，匆匆结束，不仅会议效果大打折扣，而且干扰了正常工作秩序。临时会议超级多的企业通常管理都比较混乱，问题层出不穷，领导希望通过会议解决问题，但是往往这样的临时会议又难以系统解决问题，“按下葫芦浮起瓢”，进入会议的恶性循环； （3）大多管理者感觉公司会议超级多，至少30%以上工作时间泡在“会海”中，有些参加的会自己纯粹是个“听众”，大大影响了与会的兴趣和工作计划的正常推进。国有企业、集团公司容易产生“会海”现象； （4）公司会议超级少，很多工作沟通、问题解决经常依靠不规范、不系统的“一对一”人际沟通随时随地进行。 （5）公司一些重要的关键节点会议缺乏，事务性会议占据会议绝对比例。如从管理时间轴来看，岁末年初的年度战略研讨会非常重要，但是大多企业没有此类会议；每月初总经理月度例会非常重要，但是很多企业没有此类会议。 （6）公司有问题才开会，而不是把会议看作管理的一个重要制度，内部沟通的一个主要场合。解决问题的会议只是会议一种形式，不是全部。 （7）会而不议,议而不决,决而不行,行而不实; （8）没有确定中心议题或没有围绕中心议题开会，会议经常跑题； （9）会议时间失控，开成马拉松式会议； （10）会议议题太多，一次会议时间不够，结果虎头蛇尾，前紧后松。草草决策，草草收场； （11）会议场面失控，陷入僵局或混乱； （12）会议一言堂，没有群策群力； （13）会议议程不明确或安排不当； （14）与会人员经常出现“三不现象”，即：不带笔记本，凭记忆开会；不作会前准备，凭即兴发言；不善使用数据、图表，凭印象感觉参与； （15）会议议定事项没有落实到人或跟踪落实； （16）没有建立会议管理制度，规范会议活动。 2、完善公司会议管理系统必要且亟需会议是一种重要的沟通工具，能够实现其它任何形式的信息交流所无法实现的目标。开会主要的目的是： 低阶：信息分享，形成决议； 高阶：达成共识，解决问题。 人们对会议普遍感到厌烦，认为参加一个冗长、与已无关、毫无结果甚至伤害彼此间感情的会议，毫无意义，纯粹是在浪费自己宝贵的时间。 美国一项调查表明： (1) 经理级干部和专业人员每周约化1/4的时间在开会上，高级经理约1周2天； (2) 开会时有一半以上的时间是浪费掉的，很多会议不是拖得太长，就是缺乏效率。糟糕的会前准备，不当的议程安排，及与会者对议事规则的无知，往往使各公司每年损失30个工作日和240个工作时； (3) 保守估计每年因无效率会议导致的损失约1.43亿美元。 开会不能成为一些领导的主要工作，但是作为管理者必须学会开会，善于开会。 为确保会议的成功，我们必须了解会议的真正含义，怎样主持会议，怎样有效与会，怎样面对可能出现的各种情况以及复杂的关系。很多企业比较重视提升管理者开会技能。但是这样做是远远不够的，我们应从顶层、源头、制度上去完善公司会议管理系统。为此，我们可以从五个方面依次递进完善公司会议管理系统。 2.1 公司会议管理系统完善基本流程公司会议管理系统完善不是针对某个会议，而是针对公司会议管理系统，从会议诊断开始，到会议成果闭环管理为止，见图1所示。  图1 公司会议管理系统完善八步法 2.2 建立公司会议系统图，统揽会议管理会议从时间分类来看，无非是两类，一类是定期会议，称为例会；一类是不定期会议，称为临时会议。临时会议通常是突发问题、事项而举行的会议，我们可以通过一般会议流程进行规范管理，难以事先建立标准。对于例会我们应该事先建立标准。我们必须明确公司究竟要开哪些例会？不同时间段应该举行哪些例会？例会之间的逻辑、勾稽关系是什么？每个例会定性、定位是什么？公司会议管理系统见图2所示。  图2 某公司会议管理系统 2.3 建立每个例会管理标准既然是例会，每一会议都应建立规范，包括：会议名称、会议主题、会议主要成果、会议日期、会议时长、主持人、与会人员、会议秘书、会议地点、会议组织和其它要求、说明。 2.4 根据会议种类建立会议管理制度不同会议种类，其性质、内容和要求不一样，管理制度就应不一样。以下是会议五种类别及其性质： ①谈判会议：用于解决争端或冲突，讨论是“双向”进行的，旨在达成双方的一致谅解。 ②报告会议：信息流往往是单向流向，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。 ③解决问题会议：要求充分发挥小组人员的主观能动性，使问题能够得以解决。此类会议的组织形式可以灵活多变，应当展开广泛的讨论。 ④制定决策会议：只限于特殊人员参与决策的制定。制定的决策应当令每一个会议参加者了解并为此承担责任。此类会议的组织非常严密。 ⑤收集和交换意见会议：用于发表意见，发布消息，了解对意见的反应。此类会议鼓励广泛的讨论和踊跃提问。 会议管理制度的要点见图3所示。  图3 管理管理系统要点 2.5 提升会议组织、主持能力2.5.1 会议目的和目标一次会议是否成功，关键是看此次会议是否达成会议设定的目的、目标。会议主要目的是： 低阶：信息分享，形成决议； 高阶：达成共识，解决问题。 （1）你是否有必要召开会议？是否有其它更好或更简易的方式来实现你的既定目标？会议不是越多越好，也不是越少越好，而是必要的有价值的会议必须举行，必须开好。因此开会前，我们需要提出下列问题并予以积极的解答： ① 是一定要召开的会议吗？ ② 不能由自己决定吗？ ③ 没有更好的方式吗？ ④ 不能减少参加者吗？ ⑤ 不能减少会议频率、时间和资料吗？ ⑥ 不能进行更为妥帖的运作吗？ ⑦ 不能与其他会议一起召开吗？ ⑧ 不能通过权限委托来解决吗？ ⑨ 加入其他会议中就不是好的内容吗？ （2）会议的目的是什么？①发布指示、命令？ ②解决问题？ ③给予忠告？ ④制定决策？ ⑤借助他人的知识和技能解决问题？ （3）你的总目标是什么？①你意欲实现什么目标？ ②什么是最好或最坏的结果？ ③你是否制订了应变或应急计划？ 判断会议是否成功有三个基准，见图4所示。  图4 判断会议成功的三个基准 2.5.2 加强会议要素管理导致会议失败的主要因素可能有以下几点： ①组织不当：会议组织不周密，致使会议偏离既定目标，或对目标失去控制。通常是由一、两个能言善辩的人物控制着会议的进程。 ②理解不透：误认为全体与会者已经阅读并理解了会议之前散发的有关资料，继而误以会议上传递的信息，可为全体与会者快速接受。 ③备忘录有误：由于前一次会议的备忘录内容不够准确，因而在本次会议上需花费时间重新考虑有关问题，并达成一致意见。 ④议程安排不当：如果未能对会议和会议议程进行合理的计划安排，谈论的话题就会混杂多样难以控制。从某种意见上讲是浪费时间，亦可使一些与议事不相关的人员丧失对整个议程的兴趣。 ⑤主持人自身的原因：主持人可能出现的问题是放任自由讨论；对会议的目的和即将产生的结论模湖不清；听任一、两个人在会上夸夸其谈，使大多数人无法发现自己的见解。 为提高会议成功率，我们应抓好会议的每个要素。 开好一次会议必须注意哪些要素？
—会议名称 —主要议题 —会议目标 —会议时间 —主持人 —与会人员 —记录
—会议地点 —资料准备 —会议通知 —安排座位 —准备会议用品 上述要素中，会议成功的关键要素是“一个中心两个基本点”，见图5所示。  图5 会议成功关键要素“一个中心两个基本点” 一个高效、成功的会议的具有下列八大特征：① 只有在必要时才召集; ② 仔细筹划、认真准备过; ③ 拟定和分发了议程表; ④ 遵守时间; ⑤ 一切按计划进行; ⑥ 邀请了有经验的人士和决策人; ⑦ 作出了结论和归纳; ⑧ 记录了所有决定、建议和负责人。 2.5.3 与会人员管理与会人员包括：主持人、与会成员、列席人员和记录员。会议的核心人员是主持人。一次会议是否成功，很大程度取决于主持人的会议组织、把控能力。主持人的主要责任是控制会议、阐明目标、鼓励大家各抒己见，并保证给予每一个会议成员有合理的发言时间，保证每一个会议成员都能发表自己的见解，保证每一个会议成员都明白根据会议决议自己应当承担的工作。但是，主持人有一件事不可以做，那就是不要涉及任务的实质内容。 （1）主持人责任主持人的责任具体包括以下几个方面： ①会前――确定以下各项：会议的目的、议事日程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议种类和应散发的文字材料。 ②会间――创造和谐的会议气氛；宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言、作出决议、确认行动和责任、闭会。 ③会后――回顾会议情形；评价会议进展情况和结果；确信全体会议成员均已理解会议内容。 （2）与会成员的责任每一个会议成员均对会议的成功负有重要责任。全体成员必须通晓会议的目标、议事日程中的各个项目和各自在会议上所担当的角色。会议成员需考虑以下几点： ①会前――根据个人的观点研究问题；依据所提供的文件、资料，准备经缜密推断分析的认证材料；记下开会的地点、日期和时间；准备在会间尽力发挥自己的角色作用。 ②会间――倾听他人的观点；积极发表自己的见解；关注正讨论的事项；与主持人密切配合 ③会后――努力完成会上所分派的任务 （3）记录员的责任记录员的角色通常是由秘书担任。记录员协助主持人进行会议的筹划和准备工作。筹划的内容包括： ①会前――检查会场情况；确定开会日期和时间；通知会议参加人员；准备必要的文件、资料、茶点、座位和视听设备。 ②会间――记录会议备忘录；与会人数；应采取的行动；具体实施人员和实施的最后期限； ③会后――把备忘录整理成文；核对必要的事实或数据；向主持人提交备忘录并与之达成一致意见；散发备忘录。 2.5.4 会前管理 精心准备会议是指会议要有条不紊，合乎逻辑；准备文字材料；调查、研究有关情况；准备在会议上作演讲。会前准备越充分、越到位，会议越能高效并成功。 会前管理要点见图6所示。  图6 会前管理要点 不开无准备会议，这是举行会议必须坚持的一个原则。会议准备要点见图7所示。  图7 会议准备要点 2.5.5 会中管理（1）会中管理要素见图8所示。  图8 会中管理要素 （2）会议流程 为开出一个高效、成功的会议，需要建立现代、适用的会议流程并能严格遵守。一般会议流程见图9所示。  图9 一般会议流程 （3）主持会议技巧 会中进行是否顺利，很大程度取决于主持人的把控能力，主持会议通常需要掌握五大技巧，见图10所示。  图10 主持五大技巧 技巧1.会议前: 期望明确 （4）与会人员建议 与会人员积极参与、倾听、发言、讨论也是会议成功举行的重要要素，一个好的的与会人员至少做好七件事，见图11所示。  图11 好的与会人员特征 2.5.6 会议进行规则和要领会议进行规则必须明确并严格遵循，见图12所示。 图12 会议进行规则 为确保会议围绕目的、目标和议程顺利推进，必须掌握一些会议进行要领，会议进行中主要要领是： (1) 准時开会，准時散会; (2) 遵守制度，避免离席; (3) 会议目的，人人清楚; (4) 充分参与，全员发言; (5) 发表意見，条理清楚; (6) 不推責任，不谤他人; (7) 发生争辩，设法缓和; (8) 掌握议程，按部就班; (9) 集中主題，不谈废话; (10) 时间太长，中途休息; (11) 集中精力，减少走动; (12) 相关事项，作好記录; (13) 议题结论，复述一遍; (14) 达成共议，分配工作。 2.5.7 会上决策管理一个好的会议是一个达成共识、解决问题的会议。而要解决问题，必须在会上进行果断而又有效的决策。 可以说会议成败取决于会上决策。正确的决策--决胜千里之外，错误的决策-南辕北辙！ 当会议上一时无法或不便决策怎么办？ （1）坚持讨论并决定； （2）在会上不过于纠缠，会后再说； （3）指定专门会议讨论决策； （4）指定专门人员研究并提供决策建议。 通常会议决策有四种方式，见图13所示。 图13 会议决策方式 2.5.8 会议记录管理每次会议都应指定会议记录人，会议记录必须保证正确、完整、清晰，可证实、可追溯。 如何做好会议记录？10大建议可供参考：① 重要的会议应该进行录音； ② 定期召开的会议不用录音； ③ 多数会议指定记录者； ④ 记录者的笔记流畅不失真； ⑤ 会议记录者的责任更全面； ⑥ 会议记录内容全面而准确； ⑦ 会议结束后整理会议内容； ⑧ 会议记录应有组织的整理； ⑨ 与主持共同修正错误部分； ⑩ 将会议记录发送给与会者。 2.6 会后管理 （1）会后主持责任 会议结束，主持的职责并未终止，进一步的责任包括; ① 批准备忘录或会议纪要； ② 确保会议秘书追踪并监督经会议同意要采取的行动； ③ 接受会议秘书递交的有关执行会议决定的进度报告。若必要，将进度告诉与会者； ④ 鼓励与会者预先提交下次会议上他们希望讨论的事项； ⑤ 决定下次会议的议程，包括上次会议讨论期问出现的一些事项，或上次会议中遗漏或末全面涉及的事项。 （2）会后管理必须遵守两大规则。 A.发出纪要：组织者需要针对会议结果进行总结，形成纪要，并且发送给所有需要知晓的相关人员。总结需要包括会议讨论事项、讨论结果、行动计划及其执行人等内容。 B.执行相应的行动计划事项：所有参会人员都要按照会上讨论的结果，执行好自己负责的工作事项，不要到下一次会议的时候发现行动计划还没有做，这样非常影响会议的效果。 |
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