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「开会好累喔！浪费好多上班时间…」「每次开会都会超时，最后好像还是没讨论出什么…」「为什么会越开越多次，明明就不需要这么劳师动众…」 很多人不喜欢「开会」，一方面觉得消耗掉太多时间与心力；另一方面可能是觉得不太必要（尤其是既定的例行会议，容颐戴于形式，而非真正有所助益。）但其实，「运作好」的会议是很有帮助的。好的会议，团队成员能提出有意义的资料与意见、辩论议题与观点、实际做出决策，其实最有效率的共事方式。显然，这样的会议比较少见，大多数人还是不喜欢开会。 该如何进行一场「运作好」的会议？《Google 模式》一书中分享了几个秘诀，这些会议规则长期被 Google 所採用，他们发现这些做法相当有效，不妨参考看看： 1. 每场会议，一定要有「决策者」会议的每个时间点必须有明确的决策者 一 也就是要为决策承担最大风险的人。两个位阶相同的人参与会议，通常不会产生一个好结果，因为两人最后会彼此折衷、让步，而不是做出困难却最佳的决策。 2. 决策者应该「亲自」做事决策者应该负责召集会议、确保好开会内容、订定开会目的、决定与会者，并至少在 24 小时内发送议程给与会人士。会议结束的 48 小时内，决策者应该要摘要决策及工作事项，并发送给与会者与需要知道决策的人。 纵使不是决策会议（例如：资讯交流会议、解决方案、脑力激盪会议等），也要有一位明确的会议主持人。主持人要邀请与议题有关系的人出席，准备清楚的议程与会议前工作，并于会后结束，传送给需要知道资讯的人。 3. 不必要的会议，根本不需要开任何会议都应该有明确目的。如果会议目的不能周详、无法明确定义，或是会议无法达成目的，就不应该召开。决策者必须认真思考：这个会议有用吗？召开会议的次数是否太频繁或不够频繁？参加者真得能取得需要的资讯？ 4. 规模应在容易运作的范围内不要超过 8 人，最多 10 人（仍然不太鼓励这么多人）。开会要让每位与会者有表达意见的空间。如果有更多人需要知道会议结果，决策者要确保有「沟通流程」可以传达讯息，而不是邀请他们与会，但却只让他们在一旁观察。 5. 有些会议，你可以不用参加如果这场会议不需要你，请离开！或最好在事前就婉拒。尤其是和顾客或事业伙伴的会议，更应该使用这个原则。 很多时候，我们和客户或事业伙伴公司的一位高阶主管走进会议室，原本应该是一场相当「私密」的会议，却发现会议室裡坐满人。如果客户觉得需要让全部成员与会，我们也无能为力，但我们这边则该儘量节制，越少人参与越好。 6. 参与会议，切忌迟到结尾时，一定要总结会议结论与工作事项。如果会议比原先安排的时间更早达成目的，就提早结束。另外，也要安排让与会人员有吃午餐和中间休息的时段，注意这些，会让你赢得员工和同事的敬意。 7. 开会时，就请专注在会议上开会时，请勿做其他事。每位与会者都该专注在会议上，而非其他事务。如果要开的会议实在太多，让人无法完成工作，建议你能排定工作的优先顺序，如果有能推掉的会议，就尽量减少出席。 |
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