1做好准备一个人如果是按照“及时行动”的准则行事，他必然从一开始就注重工作效率，有非常明确的目标，并且能够分清事情的轻重缓急，从而有条不紊地达成自己的目标。 1、要知道，一个未雨绸缪的人总是能及时地去做正确的事情 （1）划定期限 一个及时行动的人总是能够按时完成任务，做事也从不会拖拖拉拉。他能够通观全局，统筹安排，以事实为基础做出准确判断。 （2）为什么要及时行动 有些人做事有条不紊，并且表现出色。他们能非常轻松自如地处理好工作与生活的关系，获得同事们的信赖。虽然和其他的人一样，及时行动的人在工作中也会面临巨大的压力，但他们自身出色的组织和工作能力都有助理把压力降到最低。这样，他们就不需要把工作带回家，而能够轻轻松松地从办公室走出来。因为他们心里非常清楚，一切都在控制之中。 2、要确保团队成员都清楚的知道工作的最后完成期限 （1）知人善用 3、做一个未雨绸缪的人，就必须主动采取行动，而不是等着别人来催促 （1）勇敢迎接变化的挑战 决心从现在开始就成为一个及时行动的人。这可能需要你彻底改变以往的工作作风，重新确定做事的方式和准则。比如，改变你的文档系统，建立一个新的文档处理系统帮助你进行决策，或实施一种新的确定工作优先次序的方法。要记住，这种接受变化的正确态度能使你更加轻松自如地控制你的工作。 4、懂得把目标具体化，并使之与团队领导的目标保持一致 （1）认清目标 及时行动的人总是非常清楚自己的目标。在你确定目标以后，要区分哪些是必须要去做的，哪些是可做可不要做的。要坚决避免去做无用功。 5、把重要的任务从不必要的任务中分离 （1）专注于目标 总会有些其他事情干扰你，使你不能专心致志地做你真正需要做的事情。你要有较强的判断力和意志力去排除干扰，把精力集中到目标上来。要做到这一点，你可以查阅工作概述，理清自己的头绪；或者，你可以请上司对你的工作提出建议。 6、确保你的职务说明的内容是最新的，而且中肯 （1）认识你的角色 本案中一个员工正与经理讨论他的角色定位问题，以便他能制定远期和近期的目标，并开始朝着这些目标努力工作。 （2）制定目标 7、要记住，一旦确立目标以后，就要全力以赴 （1）严格要求 把目前要做的事情列出来，并按照它们对工作的影响程度排序。你越清楚自己的目标，就越容易把顺序排列正确。接着，根据日历或工作报表，并按照你在每项工作上所花时间的多少列出一项工作表。然后对照这两张表，如果它们的排序是一致的，那就说明你正在致力于那些对达成目标比较重要的事情。 （2）牢记要点 团队负责人要能够准确地阐明团队的最终目标。 8、认识到能使你自觉反应的常规激励因素 （1）采取适当的行动 有时候，你最好能立刻着手解决问 题，决不拖延半点时间；但有的时候，又最好能把事情缓一缓，别外选择一个适当的时间。通过收集更多的信息来决定一个适当的时间。通过收集更多的信息来决定是立即行动，还是稍后再做，甚至暂缓行动。 （2）及时行动 在得到有关激励因素时，应该及时行动。也许你以前就曾碰到过类似的情形，或者这些因素只是某些工作固定程序的一部分。但在这种情况下，你需要的是立即行动，而不是拖延。当你得到所有激励所需的就应立即行动，而无需考虑再做什么。 9、如果已经知道该做什么，就应立即采取行动。 （1）做出决策 10、在做出一个决定之前，请收集相关的信息 （1）收集信息 我们不能只根据一点线索就立刻采取行动，事实上，在决策错误的情况下立即行动，会导致一系列问题。因此，如果我们还没有掌握足够的信息，就不应该采取行动。一般情况下，在采取行动以前要尽可能收集决策所需的大量信息，这一点必须清楚。 2及时行动在工作中，及时行动比延迟行动更有效率。决定自己需要做的事情，并且确保你的决定是基于对事实的准确了解和把握。然后，及时行动。 1、坚决不把相关的事情排除在计划表之外 （1）制订工作计划表 作计划表会使事情从一开始就具有条理性。它的作用是控制你的工作内容与工作进度。制订一份计划表，列出所有与你责任相关的事情，并标明事情的轻重缓急。
2、看看是否能把工作委派给别人 （1）制订你的计划表 制订一份最新的工作计划表。你要确保计划表既全面又具体地列出需要做的工作，以及具体行动之前的准备工作。此外，它还应该包括对当前和远期都很重要的工作。仔细检查工作计划表，找出对于实现目标没有用处的工作，并评估决定是否继续保留它们。 3、不要包揽别人的工作 （1）把工作分类 4、检查工作计划表，并与团队成员按常规讨论工作计划表 （1）讨论工作计划表
（2）使用ABC分析法
5、按照优先等级制定工作计划表 （1）确定工作计划表
6、确保团队成员懂得工作的重要性与紧急程度的区别 （1）控制工作状况 7、腾出时间把我时机，预见并防止问题发生 （1）保持控制状态 如果能对工作进行期有效的控制，那么大大减少计划表上的紧急工作，虽然你不能彻底清除。如果你经常处理一些既紧急又很重要的工作，那么你是处在一种“救火”的工作模式中。理想的工和状态是，在情况变得紧急之前能预见某些问题和时机。当你大部分的时间都用于重要但并不紧急的工作时，你就控制了一切。 8、参照计划表以确定你能按期完成工作 （1）明知地利用时间 明智地利用时间的关键是制订一份好的工作计划表，来提醒你需要做什么工作，以及告诉你完成工作所需要的时间。在计划表上设定工作的最后期限，可以使你更从容地完成工作。 9、在计划表中添加应急时间，以应付预料之外的拖延 （1）估计工作进度 掌握工作进度是指能按计划完成必要的工作。首先应该理清每项工作所包括的内容以及完成它所需要的时间。记住，要首先处理优先等级高的工作。预测完成一项工作所埯要的时间非常重要但并不容易，尤其是第一次做某项工作，或者这项工作在很多方面涉及他人时。因此建议你把工作分成若干阶段，然后计算每个阶段所需要的时间。另外，你还可以参考以前的数据，或者请教有过类似工作经验的同事。 （2）合理地工作
（3）理清工作关系 如果工作比较复杂，那么最好花时间画一份简单的工作流程图，也叫网络图。网络图可以显示完成工作的顺序，指明哪项工作对时间要求最严格。如果有一个单项任务必须在所有其他任务开始之前进行，网络图会提示这一点，并促使你尽早开始这项任务的工作。仔细研究网络图的逻辑结构，看一下是否能简化流程以加快工作进程。
10、实事求是的估算完成一项工作所需时间 （1）制订网络图 本案中，销售员使用网络图来制订他在展示会开始之前需要完成的工作进度表，并通过查阅网络图确保按时合理地进行各项工作，从而赶在最后日期前完成任务。
3合理决策当面临多种选择时，及时行动的人们总是停下来进行深入思考并启动决策程序，以理清思路，做出正确的决定。 1、优秀的决策来源于积极的思考
（1）有价值的思考 优秀的决策者总能理清思路，从而保证决策的速度和质量。因此，你需要花时间进行分析和创造性的思考，以权衡工作的各个方面，并做出有效的决策。 （2）清晰地思考 合理的决策过程可以使你更迅速地进行思考并准确做出决定。符合程序的决策能在许多相同类型的工作上达到事半功倍的效果。同时，有条理的思考会使团队中的其他人受益。让同事记录你是如何形成正确的决策的，以便他们借鉴你的思考方式。
2、在一周计划里安排思考的时间 （1）启动决策过程 如果有可能，及时果断的采取行动是必要的，但如果你还没有考虑清楚怎么去做，最好不要贸然行动。要学会在采取行动之前对事情的结果进行缜密的思考。然后遵循统一的决策程序按工作计划表行事，以求快速有效地达成目标。在做有困难的决定时，不要想着拖延，应尽快启动启动决策程序加以解决。如果当时你没有太多时间通盘的考虑，请记住尽早行动没有坏处。 3、记住，承认失败不是无能的表现 （1）把精力用在刀刃上 4、不断的实践决策过程，直到成为员工的自觉行为 （1）保证工作重心 本案中，经理发现他在会议上已经没有时间去处理议程上最重要的问题了，因此，他认识到时刻把主要目标放在心上是非常重要的。
（2）确定工作重心 合理的决策可以保证工作一开始就取得积极的成果。但这种决策的做出，依赖于决策者对工作中各种因素的准确把握。这里，“准确”如果是指“控制预算”，那么决策的依据是成本，有时也可能会是时间。也许“准确”是指解决问题或把握机遇的良好方式。如果你公司的信誉是建立在产品质量和产品设计上的，那就必须花时间和金钱对产品进行最好的设计。
5、找出最关键的工作，并专注于它 （1）权衡优先级 本案中，几个部门经理对各自工作的重要程度有不同的看法，因此他们必须相互听听意见，以权衡轻重，达成共识。
6、要记住，最佳方案如果迟迟没有出来，那只能是将机会拱手让给竞争对手 （1）预见压力 很多外部压力可以影响你的决策，如软件的换代、新客户的需求。而且许多公司还面临着建立最便捷的途径为客户提供产品或服务，以及缩短客户得到服务时间的压力。也许你的工作只是协助其他同事做好新产品的签收和送货之类的服务，你也应该人认识到外部因素的作用以及对你所做决策的影响。仔细考虑每一个你做的决定，检查一下你的决定是否真正减少外部因素的干扰。 7、确信你已经抓住不断出现的问题的根源 （1）理解问题的症结 决策是为了解决问题或者把握机会。要以最快的速度做出最好的决策，你必须了解问题的真正原因并加以解决。否则，只能是徒劳。 （2）识别症结 在你下决心去解决某个问题之前，应该非常清楚问题的根源所在。它们可能出现在以下五个方面：环境因素、人力资源、硬件设备、工作方法和原材料。当你思量某个问题时，可以问自己一系列问题，以认清问题的症结所在。
（3）发现多方面的症结 你在分析问题时，应该全面考虑可能会出问题的上述五个方面。也许你已经对某一个问题采取了行动，但发现问题仍然没有解决，这是因为你忽略了其他症结的存在。举个例子，某地区销售下降，你初步分析后发现是由于销售人员没有拿到全部的宣传小册子造成的，于是向他们提供了小册子。但如果继续检查，你可能会发现该地区对这种产品需求在减少。
8、分析问题时，考虑寻求客户的帮助，避免把明显的原因当作唯一的问题 （1）获取帮助 任何公司都会保存以往工作的历史资料，你在做决策时应该进行参考。同时，不要忘了听取同事的意见，因为他们很可能处理过同样的问题，说不定能给你体哦挂努嘎捷径以找到原因。你要弄清楚所遇到的问题是长期的还是暂时的。如果是后者，你可以考虑不采取行动，也许这个问题会自行解决呢？
9、告诉团队成员和同事你所采用的的决策程序 （1）采用决策程序 事实表明，运用决策程序有助于迅速做出正确的选择。因此，采用这种分析式的决策程序，再加上反复的实践，相信你也能快速准确地做出决策。 10、与人讨论有助于你决策 （1）决策过程 分析式的决策过程有三个方面。第一要素是输入，指事件的诱发因素及决策者依据的情报和知识。第二要素是决策时机，决策者根据一定的程序处理前部分输入的信息。第三要素是输出，指决策的质量和速度。为了决策更准确，应该加强信息的收集和提高信息质量以及思考的广度和深度。
4组织信息应该在充分收集相关信息的基础上做出决策并采取行动。因此，要组织好手上的信息，以最大限度地提高工作整体效率。 1、识别你所需要的信息以进行决策 （1）收集确凿的信息 2、预测在关系网的信息系统中，哪里存在有价值的信息 （1）理解你的需求 快速做出优秀决策的能力使团队领导的工作效率大大提高。但有时候由于决策者某方面知识不足以致无法做出正确决策。这时，你应该考虑哪些可能是最好的信息源。当你知道在哪会得到需要的信息时，你可以估计一下它要花多少钱,需要占用多少时间，以确保这些信息值得你花这些时间和金钱 。 3、起草会议议程者应该控制会议局面 （1）利用你的网络 当信息系统和存档文件中没有你需要的信息时，获得他们得最简捷得办法常常是询问同事。但向专家咨询会更加有效，不过他们通常都很忙，因此你应该简单扼要地列出所需要的信息，通过写信或者发电子邮件同他们联系，以尽可能便捷地得到信息。当然，你最好是能够和专家进行面对面的交流，这样可以获得更有价值的信息。 （2）为会议做准备 经过精心组织和安排的会议肯定富有成效，而没有议程的会议常常显得没有讨论重点，更不会达到预期的效果。因此在会议开始前最好预先发送议程，这样与会者就能带来与会议主题相关的信息，使会议主持人在开会过程中能收集到所需的信息，并做出快速决策。
4、检查文件系统，确保其结构的合理性 （1）使信息结构化 5、检查你是否已把信息正确发往负责处理它的人 （1）文件结构化 进行文件结构化的第一步就是信息归类。这些类型是你处理信息的主要类别，如项目信息或客户资料等。归类之后，下一步就是把这些大类分解为各个子类。比如，客户资料可以包括客户信件，如建议等；和经营管理，如定单等。这样得分类系统对纸质和电子文件都适用。
6、尽可能使文件结构简单明了 （1）确定信息结构 将文件归类时，应先确定文件及文件夹的登记结构，而最理想的结构当然是能够帮助你轻松找到信息的那种。花在这项工作上的时间不会浪费。具体的结构化过程如下：列出每一类（子类）信息的标题，以确定需要怎样的文件夹，然后检查你所列的等级结构是否合理。另外，记得时常复查文件系统以保证其及时更新和有效。 7、鼓励团队成员采用和你相同的文件结构形式 （1）一次性处理好资料 对于新信息应该及时存档。把资料归类保存以便日后查阅需要花一定时间。因此在保存资料时，要尽可能保证自己和同事以后都能快速取用，以免整理后等于没有整理而浪费时间。要确认一下资料已经送达相关人员。这一点非常重要。但在许多公司，无论是大公司还是小公司，这或多或少是个问题，值得注意。
8、确保一打开文件柜就能看见所有文件得标签 （1）文件的命名 文件的名称应该简单、有概括性。比如你想检查公司一年的汽车方面的开销，你会发现查找以“汽车费用”命名的文件比修车行名字命名的文件要方便。对于文件夹也应该采用总括性的标注，如“发票”等。当然它们最好以名词开头来命名，因为以“目标，当前”命名比用“当前的短期目标”命名容易查找。应该注意，尽量不要让文件小而多，应该归成几个大文件。
9、打印出电子文件列表以供参考，确保所有资料都能方便地取出用 （1）把你的文件有机地组织起来 将文件、文件夹存档时，要用不同的颜色区分它们的类型和被使用的频率，并贴上有文字的标签。这些标签的粘贴位置以方便你查看为依据，但最好是排成一行或列。文件、文件夹的存放位置一旦确定下来，就不要频繁改变。但应该及时把一些过时的文件清理掉，并把经常取用的文件移到存放处的最前面。 10、要记住，你每天都会调用资料 （1）文件电子化 5从经验中学习要把工作做好的一个方法就是从以往的经历中汲取经验教训。想一想怎样有效地利用经验教训。 1、你必须意识到，如果停止学习，工作效率将会很快降低 （1）必须不断进步 适应变化：我们应该知道，公司能够生存的商业环境是不断变化的。你的客户总是期望能得到更多的服务，而你的竟争对则在不断地改进工作，以向客户提供比你更优秀的服务。老一套的经营方法不能满足现在的需求，你必须不断推出新的服务和改进工作方法。例如，为了及时了解客户的需求和他们对你工作表现的满意程度，你需要定期获取客户的信息反馈。 （2）采用PERL的循环 PERL循环的四个阶段---计划、实施、回顾、学习---有利于你最有效地利用和学习以往的经验。当你计划好并且做了一些工作以后，应该仔细回顾一下前期工作对整体目标的影响以及需要改进的地方。比如你刚刚完成了仪器设备的安装，最好及时考虑客户是否对提供的服务感到满意？哪些方面你还能够做得更好一些？因此，在制作工作日程表时，切记要安排时间进行回顾检查。
2、进行回顾检查有利于改进工作 （1）重新回顾项目
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