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roselihong 2018-05-11

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电子邮件全攻略

在「邮件标题」就把话讲完

网络科技普及，加上无纸化办公室潮流，电子邮件（Email）俨然成为工作申请者与公司，公司与客人，公司与公司之间正式商务沟通的方式之一。然而，当Facebook、Wechat、Whatsapp等即时通讯软体盛行，有很多很多年轻人越来越不清楚Email礼仪。新的一年，我们就从学习如何写一封得体的商务电子邮件（Business Email）开始吧。

用Dear Mr./Mrs. XXX是非常正视的写法了，一般都是给不熟的人，长辈，老师，和第一次联系的人物等等，表示尊重。

一般来说，如果不是太熟，比如说话不多的普通同学，和已经有过几次联系的人，可以直接用 Hi XXXX。如果通信人是长辈/老师等，如果连续交换过几次邮件了，回信时也不需要每次都Dear XXX, 可以直接简化到 Hi, XXXX 或者直接Hi，这种开头是最常见最有保障的，不失礼貌也不会让人觉得唐突。

(Dear) Mr./Mrs. last name是最正式/公式的,

(Hi/Dear) 称号（比如 dear sir, dear principal）,for general use

(Hi) first name，同级之间的称呼

（Hi/Hello），只有greeting，熟人之间

依照以上这个顺序，就可以依照通信人的身份，你们之间的关系等等，然后选择最合适的前缀来开头。

开头第一段请先讲完重点，对方如果很忙，看第一段就知道这封信跟他有什么关系，因为写E-mail不是写文章。

如果不得已得用邮件交代多项任务或话题，请一定要「分段」明确，建议在每个段落前用「粗体」加上放大2个字级做成「小标题」，这样协助读者在看信时眼睛能够短暂的休息，算是贴心举动，或者bullet point的形式列清楚！

时时都要注意尊重阅读者的时间，尽量用精简的文字来叙述事情，不要使用过多的形容词，语助词，或是描述太多故事背景，夸张到像写文情并茂的情书就太过头了。

最后一段结尾可以感谢对方拨冗阅读，并再次提醒对方寄信的「目的」。

整篇都是大写字母的邮件不难度，不过看起来很粗鲁，有一种大叫大嚷的感觉。

（X）IF YOU TYPE IN ALL CAPITAL LETTERS, PEOPLE WOULD THINK YOU ARE SHOUTING YOUR MESSAGE.
（O）If you type in all capital letters, people would think you are shouting your message.

全部小写，感觉像说悄悄话，就像“跟朋友聊天”，不正式. 虽说Email本来就不像手写书信那样正式，但职场礼仪，同事，客户，伙伴之间的交谈，也不宜 “马虎”马虎。

（X）i’ve attached my resume I would be grateful if you could read it and get back to me at your earliest convenience.
（O）I’ve attached my resume. I would be grateful if you could read it and get back to me at your earliest convenience.

（X）Would you mind at all if I asked you to send that to me if it’s not too much trouble?

（O）Can you send that to me?

从邮件的「附件档案」有时候会透露一个人对工作的细心程度，例如档案名称，通常有些人在寄求职信应征的时候，如果有作品集会疏忽掉替作品命名，一串附件都是「未命名1.jpg」，「未命名2.jpg」，「未命名3.jpg」，这样很难分清楚哪件才是最重要的作品。

取名也是非常有学问的，如果之间已经传递过一份文件，再次寄送的时候请寄得在同一份档案名称，加上新的「日期「或」修改版本」，尽量别让两份文件名称相似或相同，不然对方下载后会难以辨识第一版，第二版，还得两份都打开来检查，再次重申「请尊重阅读者的时间」。

最后要注意邮件的档案夹带上限，过大或过多的档案记得要「压缩」或「转档」，例如作品集是很多份jpg，png图档，我建议直接转成一份PDF档，别一张一张这样夹带寄送，尽量让对方按一次「下载」就行了;如果作品真的太多，也可以改用线上「连结」的方式，或是先上传到「云端资料夹」在开启共享，并在信中说明：「由于档案众多，方便的话请至线上阅览，此为我的：作品集连结」贴心一点请把连结也缩网址，不要一串乱码网址直接贴上来。

你一定有这样的经验，e-mail发了，却发现忘了附件。一旦发现错误，可以在subject line里写：corrected version with attachment included。这个记住了非常好用。

因此如果你回信时，看到对方有CC，就代表他的主管，同事，请记得务必选「回复所有人」，这是基本的回信礼节，因为对方既然会CC，就代表他希望让自己的主管，同事也知道进度如何，如果只用单一「回复」，他就得再「转寄」一次邮件给主管。

而BCC则是「密件副本（Blind Carbon Copy）」的意思，这与CC不同，主要「收件人」不会知道你也将这封信也传给了谁，可以确保其他人的邮件地址不外流，但又能通知主管「已跟对联联了」;因此BCC大多适合用在讲座，研讨会的「多人事前通知」上，避免把彼此不认识的人的邮件地址通通流出去了。