 版权声明 本文版权清洁 作者赐稿并授权公证圈刊发 欢迎在朋友圈或微信群转发分享 转载请经作者同意并注明作者和来自“公证圈” 涉外公证书是国际通行的司法证明文书，是保障和促进世界各国民间交往和经贸往来的法律手段。近年来，随着经济社会发展、人们生活水平提高和国际交往频繁，出国旅游、留学就业、商务劳务、探亲访友、移民定居等越来越多，其中许多要求办理公证。涉外工作无小事，涉外公证又与群众的生活息息相关，公证书的质量不仅关系着当事人的切身利益，在一定程度上也代表着国家的形象。以北京市中信公证处为例，2017年共办理涉外民事公证43000余件，涉外经济公证3200余件,2018年以来，共办理涉外民事公证近2万件，涉外经济公证900余件,公证书发往100多个国家和地区使用，未出现错证假证。其中出生医学证明证明、亲属关系公证、出行同意声明公证、委托公证、成绩单公证、学历学位公证、机动车驾驶证公证、无犯罪记录证明公证占大多数，为群众出国出行提供了极大便利。在办证过程中我们发现，各个地方甚至同一区域不同公证机构相同涉外公证事项办理也有所不同。为及时发现实务问题、促进提升涉外公证整体质量，我们结合办证实际和办证经验，梳理了近年来涉外公证办理中发现或可能遇到的问题，尝试提出建议。   一、申请、受理环节 1、关于申请人 公证申请是自然人、法人或者其它组织向公证机构提出办理公证请求的行为。涉外公证中与申请相关的常见问题包括是否载明法定代理人，比如，在出生医学证明、亲属关系等公证中，在公证词中是载明到场办理公证的一方、任意一方、还是陪同出行的一方？自然人、法人或者其它组织在申办公证事项时如不能亲自办理，除了不能委托的公证事项外，均可以委托他人代为申请办理。这就需要代理人在申办公证时向公证处提供申请人出具的委托书，但在公证词中是否载明委托代理人？一般而言，申请人为十八周岁以下的均载明法定代理人，办理公证时并不要求未成年人到场，而是区分公证申请人和实际申请办理人，对于出生医学证明公证等应以《出生医学证明》的发放对象作为公证申请人，对于未满十八周岁的公证申请人的，如父母一方陪同出行的，为便于公证书使用，以陪同出行方作为法定代理人。 2、关于资料审查 资料审查是确保公证真实性的关键。与其他类型公证相比，受理涉外公证需要审查的资料一般较少，资料主要为相关部门出具的格式证书。从受理实践看，资料审查中常见的问题有：一是资料信息记载不全或变动。比如，因办理《出生医学证明》时新生儿未起名，故姓名一栏空缺或新生儿起名后又改名（与户口本、身份证等名字不同），对于前一种情况，建议不办理出生医学证明公证，而办理出生公证或亲属关系公证；对于后一种情况，建议在公证词申请人一栏中载明曾用名，当然，申请资料中应有关于曾用名的相关证明。 二是记载内容（尤其是日期）衔接不上或相冲突。比如对于未婚生子（女），当事人的提供的结婚证上登记结婚的日期晚于《出生医学证明》上载明的新生儿出生的日期；对于单亲家庭，《出生医学证明》只载明父母一方，或没有《出生医学证明》，而是在户口簿中载明亲子关系。对于此类申请办理出生医学证明公证、出生公证、亲属关系公证的，如何办理？实践中，一般要求提供亲子鉴定等相关材料进行佐证，实质性审查后再行办理。  二、办证环节 1、关于告知 办理涉外公证业务不仅要精通国内民商事法律知识，对于国际间的相关法律也要有一定了解，特别是我国的对外政策及国外对公证的特殊要求。公证作为法律服务之一，一般是根据当事人的申请进行办理，但是公证又有其特定的类型和程序要求，涉外公证因涉及诸多国家，不同的国家有不同的要求，因此需要在办理公证时询问清楚当事人所需办理公证的类型、用途、翻译文种及相关特殊要求，并进行相关政策要求告知。实践中常见的有，证明亲属关系的是办理出生医学公证、出生公证还是亲属关系公证，不陪同出行的一方是办理委托带领未成年人子女出行的委托公证还是同意出国声明公证，委托公证或出国声明公证中委托书、声明书内容方面有无特殊要求等，比如行程起止日期、出行国家、办理签证手续的国家、是否载明费用承担方、公证书的份数等；对于到多个申根国家的，询问清楚是笼统概括表述为到“等申根国家”还是详细列明所到国家；对于当事人提供的委托书、同意出国声明等模板，要充分告知当事人法律意义、后果和风险；对于中外文对照的法律文书，严格按照规范要求进行填写，比如签名是中文还是拼音，日期填写格式等等。 2、关于材料核实 在涉外公证中，还需要我们对有关证明材料进行认真的审核，尤其对于学历学位证书公证、成绩单公证、公安机关出具的无犯罪记录证明、民政部门出具的婚姻情况证明等，个别当事人为达到自身目的，可能提供虚假的证明。需要采取网络查询、向发证机构电话查询、函询，必要时上门查询等方式进行核实，以保证公证材料的真实性。比如对于学历学位证书，可以登陆教育部中国高等教育学生信息网进行查询。  三、翻译环节 涉外公证书和公证证明对象需附外文译文。实践中较注重程序和证明对象的真实、合法，而对翻译缺乏足够的重视，主要表现为： 1、译法译文方面 一是同一词语译文不同。对于一些常见的用词用语翻译不同，比如对于《委托书》，有的翻译成“LETTER OF ATTORNEY”，有的翻译成“Certificate of Entrustment”，还有的翻译成“Power of Attorney”;对于委托人、受托人，有的翻译成“Client”、“Attorney”，有的翻译成“Trustor”、“Trustee”，是否数种翻译都合法可行，没有明确要求。二是翻译规范不统一。比如对于“公民身份号码”，有的翻译成“ I.D. Card No.”，有的翻译成“Citizenship ID Number”，是采用全称，还是也可采用缩写等，缺乏规范。尤其对于待证明文件交由翻译公司翻译、证词公证机构翻译部门自行翻译而言的，一旦出现同一词语译文不同的，有损公证书的严肃性。三是选择性翻译。比如对于《出生医学证明》，往往上面有多个部门的盖章，有的全部都翻译，有的只翻译其中部分印章，对于翻译对象文书中既有中文又有外文的，在翻译件中只载明由原中文翻译过来的外文还是也载明原存在的外文。 2、格式、排版、字体等不统一 主要表现为对于《委托书》、《出生医学证明》等，有的按照原件格式、排版的位置翻译，有的则按照文字的顺序自行排版翻译，字体等也不统一，导致不同公证员出具的公证书略有不同。 3、审查责任问题 翻译属于专门技术、专业性的工作，需要既懂外语又掌握一定公证知识的人承担。实践中，对于《委托书》、《出生医学证明》等证明对象的翻译往往交由专门的翻译公司进行翻译；但是受外语等限制，一般而言，公证员难以对翻译内容进行实质性审查，公证书的法律责任却由公证员承担。 对于以上问题，由于译法译文受语言使用习惯的影响，不同国家甚至同一国家不同地域都有所不同。一般而言，除非对于专有名词、专有文件有特定的翻译方法、翻译内容方面的要求，或者外交部门有特定的要求，实践中，一般根据公证机构或翻译公司的译法和内容进行翻译。因此，对于该问题，主要在于确定翻译对象中是否属于专有名词、外交部门或公证书使用者有无特殊要求。译文质量不仅影响到公证书效力，还影响到我国公证的整体形象，应得到足够重视，有待相关部门在充分调研的基础上，从翻译公司、翻译人员的资质和选择，常见文书模板、常见用语的翻译、甚至公证书格式排版等方面进行统一规范。在规范翻译的基础上，根据避免翻译瑕疵、错误的可能性，进一步分清公证员、公证机构、翻译公司在涉外翻译、文书排版制作等方面的主体、审查责任。 四、公证书制作环节 公证书制作不仅代表公证外在形象，而且一定程度上可能影响公证的权威性和严肃性。比如是否页面整洁、每页对齐、整体美观、是否存在错别字、外文拼写错误，对于附有当事人照片的，注意盖章钢印的位置以免影响当事人形象等，都体现了公证人员的专业性。另外，在日期方面，由于有的证词中标明了申请人申请的时间，实践中存在因证词中受理日期和公证书落款日期不一致被质疑而影响当事人出行的情况，为避免风险，建议尽量保持一致。 以上是笔者有关涉外公证办理中常见问题的梳理，以供交流探讨。（感谢本处孟燕公证员对本文的贡献）  |
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