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解决销售难题，传播管理智慧 快来关注我吧！ 销售 观点 管理 案例 洞察 时间“浪费者”No.1： 会议 一项对2000名英国员工的调查显示，一名普通英国员工在其职业生涯中要参加6239次会议1。这仅仅只是英国的情况吗？根据我那些来自60多个国家70多个行业的客户们的时间记录表来看，当然不是。 每一家公司每天举行的会议数量都是惊人的。而且，因为高层领导者们被邀请参加大量会议——通常他们也觉得有义务去参加——此时受害者心态就跑了出来。“但是我不得不去参加那些会议。我没有选择的。”我听到很多领导者这样说——尽管在同一英国调查中有60%的人认为会议“毫无意义”。 如果参加会议也是你时间浪费最多的地方，不要害怕。这里有一些你可以做的事情。还记得我问过你：“如果你认为自己的每一分钟都值1000美元，那么你看待自己时间的方式是不是会大有不同？”那么在会议上花费的时间更要如此。作为一名高管教练，我经常被要求“跟踪”工作中的客户，尤其是定期会议。我静静地坐在那里观察，以便整理我看到的、听到的内容，并在随后反馈给客户。当我环顾那些会议室时，有时候我会思考将这么多人组织到一起进行会议花费的工资总额。你能想象得出来吗？ 如果会议是你浪费时间最多的地方，或者你发现自己身处一个并不真正需要你在场的会议中，请暂停并反思一下：参加这些会议，会给你的组织造成哪些伤害？想一想：工作时间内的每一分钟都是公司资产。就像你不会滥用公司汽车，或者浪费办公设备、材料一样，你也不应该浪费你有限的时间去参加那些并不真正需要你才能和注意力的会议。你的责任是尽可能以最有效的方式利用你的时间——也就是公司的资产。 解决问题的关键是，真正了解哪些会议需要你的参加，哪些则不需要。这意味着你只对哪些绝对需要你出席的会议邀请说“好的”。那么，你怎么才能分辨出一场会议是必要的，还是会浪费你的时间呢？ 首先，你要事先索取一份会议议程，明确会议目的、目标。一旦你得到了议程，这里有一些提示，可以帮助你确定是否有必要出席这个会议，对不出席的会议如何说“不”，以及如何有效地计划自己的会议。 * 你的出席是否会让公司收益？如果是，以何种方式？ * 如果你出席，是否会让身为领导者的你有所收益？也许这次会议要讲述一个你知之甚少的话题，但是你想要提高你的理解力。或许这次会议有很多更高级别领导者参加，你想要观察他们如何行事。要小心，不要仅仅因为会议信息是“有趣的”而不是有用的，就决定参加某场会议。还有，请记住：如果你参加会议，就要计划为会议做出贡献。 * 参加会议是否可以成为一种加强重要关系（对某人或某一特定团体、人群）的手段？ * 你是否有必要亲自出席会议，还是可以让他人代替你参加？例如，这次会议能否为你的直接下属提供学习和发展的机会？是否有其他人比你更有资格出席会议，能更好地为会议做出贡献？如果是这样，请提前与该人分享你的想法。 * 你是否需要出席整个会议，还是说只有会议的某一部分与你真正相关？这是我许多客户一再提出的问题。虽然会议真正与他们相关的只有30分钟，打他们却要整整坐满3个小时。他们可能会在会议中使用手机检查电子邮件，这意味着对他们时间的浪费。实际上，在我提到的对英国雇员的调查中，五分之一的人承认会在工作会议上睡觉，70%的人承认会在会议中“神游”。无论你是否睡着，如果你的肢体语言声嘶力竭地表示你不想继续待在那里，继续参加会议可能会为你的个人品牌造成更多损失。所以，如果需要的话，你要与会议策划者沟通，告知你只会参加会议的特定主题部分。 * 你可以通过视频或电话参与会议吗？请小心：在这种情况下，你很容易被其他事情分心，比如检查电子邮件。一会儿我会跟你分享有关“你的大脑为何不能进行真正多任务”的知识。现在我要说的是，研究表明，还是亲身参加会议效果比较好，哪怕很短的一段时间也好。 * 假设你已经审议过会议议程，并且确定不管是从公司层面还是从个人层面上来说，你都没有参加的必要性。那么，你要如何优雅地避开出席会议，同时保持与会议组织者的积极关系呢？有时候，你只需要冷静自信地说“不”。让会议组织者知道，你很感激他们的邀请但是感觉自己并没有出席的必要。然后，请他们提供会议摘要进行阅读并跟进你的评论。 * 如果你参加的会议进展不佳，要怎么办呢？你要冷静、坚定地提出建议：“会议似乎已经跑题了，我们能回到正轨上吗？” * 如果你身处一个严重超时的会议，要怎么办呢？你要对会议组织者说：“我必须严守工作日程并且离开，请给我发送一份会议总结。谢谢。” * 如果你决定参加会议，请在会议前后设置10~15分钟的缓冲区。利用会议前的时间询问自己：这次会议的目的是什么？我为什么要参加？我个人的会议目标是什么？对我来说，会议成功是什么样子的？在会议后，询问自己：这次会议的关键焦点是什么？这对我的团队或部门有何影响？我承诺的下一步行动是什么？如果有的话，谁需要了解？ * 如果轮到你组织会议，你要怎么办呢？停下来，问问自己：这次会议如何为我、我的团队、我邀请的与会者以及公司带来真正的价值？你要尊重他人时间，尽可能通过精简、整合话题来减少会议的次数。 * 这里还有一种非常重要的另类会议，但往往被人们忽视：自己与自己的定期会议。每周，你都要划出特定的时间来完成你自己的工作。你要认真守护这些时间，并向你的同事们表明，在这些时间内你不会接电话也不会出席会议。你可以让你的助手帮助你进行声明，让其他人知道除非有真正紧急事件发生，否则你不希望被打搅。你无须为此“感到抱歉”，照直说就好。这样可以帮助你不受外界打搅，拥有足够的时间去完成你最重要的任务。如果你能够声明并利用“自我时间”，那么你将成为一名更优秀的自我领导者。 使用上述提示，为了腾出宝贵的时间，你可以从日程中删除掉多少会议呢？ 时间“浪费者”No.2： 电子邮件——不停地打断 我们的手机和电脑在收到电子邮件时会发出声音或震动，这会打断我们正在做的事情。除非你正在等待一封重要邮件，否则这将造成巨大分心和时间上的浪费。每当你的注意力被打断，你都要花费几秒钟甚至几分钟的时间重回正轨。 人类可以进行“多任务”这一说法，是彻彻底底的谣传。实际上，研究人员已经证明，我们的大脑根本不能同时做两件事。我们能做到的，就是所谓的“快速重新聚焦”——从一个焦点快速地切换到另一个焦点——这样做不仅浪费时间，而且还会让大脑更加疲劳。其结果是什么呢？我们更有可能犯错，并且疲惫不堪地结束一天的工作。 这里有两个提示，可以防止电子邮件分散你的注意力、劫持你的时间：
现在，你已经对自己在哪里浪费时间有了更好的认识，现在让我们来看一看一些能够帮助你节省时间的方法： 1. 确定优先事项并强烈捍卫。当有人请你帮忙时，你要花些时间思考一下，“如果我这样做，是否会占用我今天最优事项上的时间？”如果是，询问对方你是否可以稍后提供帮助。 2. 了解你自己的生物钟节奏。每当你感到自己能量很高或很低时，记录下时间。这样进行一两个星期，你可能会开始看出一些规律，这就是你的生物钟节奏。你可以根据生物钟节奏的高峰与低谷计划工作，例如将重要会议安排在你能量最高峰时。同样，当你的能量处于低谷时，你可以安排自己休息。避免在身体抵抗时强行工作，这也将有助于减轻你一天的疲劳。 3. 委托、委托、委托。经过仔细审查后，我的大部分客户发现他们可以将许多任务委托给他人进行，这将会节省你更多的时间。 4. 在墙上装个大钟表。当你工作时，一不注意，时间就会悄悄溜走。所以你要留意时钟，确保自己不会在低优先级事务上耗费太多时间。 5. 每天结束时，写下第二天要完成的三个最高优先级事项。这一个小小的习惯，就改变了几十位领导者的工作效率，帮助他们大幅提高了生产力。 6. 充分利用空闲时间。 7. 创建待办事项列表，按重要性顺序排列。如果你首先完成最重要的任务，那么在剩下的时间里你就不必再背负巨大压力。另外不要忘了，如果你推迟完成最重要的任务，那么到你开始着手进行时，你的精力很可能已经被其他事项耗尽。 |
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