采购的分层合同管理

赵红帏 2018-08-04

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Vincent Willem van Gogh

有老铁想让我谈一谈合同管理，凡是涉及到法律的东西，如果要管理得当，那都是相当复杂相当烧脑的，把精准复杂的东西写的通俗易懂不是件容易的事，希望这篇文章能把精妙的分层合同管理讲的大家能明白。

分层合同管理的主要目的是要把合同、商品分类和供应商协调起来，为战略采购和最终的供应商集成做准备。

分层合同主要由四部分构成：框架协议，工作说明书，工作授权书，订单。

框架协议：

由于我们可能和同一家供应商进行多次交易，每次交易都要商谈合同的话，既没有效率也没有必要，因此，我们会和供应商签订长期有效的框架协议来解决这个问题。框架协议会包含相关的法律条款，通常情况下我们会用标准的框架协议模板，这样就不需要律师每次都来审核，简化了的公司法务的工作。

工作说明书：

采购和所有的供应商签订的标准框架协议是一样的，然而每家供应商供应的产品类别可能不同，针对不同的产品会有不同的要求，在对应的框架协议下面，我们会针对不同的产品类别签订不同的工作说明书，工作说明书包括具体产品定义、产品需要的相关认证、产品交付方式、电子转帐、发票处理、技术支持、质量要求、债务处理等等所有和具体产品类别相关的条款。每一个产品类别对应的工作说明书基本是标准模板，但是不同类别的产品对应的工作说明书可能会有较大的差异。

工作授权书：

当我们和供应商签订了框架协议和工作说明书以后，基本的法律条款已经确定，但是供应商还不能开始工作，如果供应商要开始工作还必须要拿到工作授权书，供应商只有在拿到工作授权书之后才能正式开始工作。在实际工作中，大多数情况下，供应商要参加正式的招标，中标之后，收到正式的中标通知才能开工，中标通知起到了工作授权书的作用。工作授权书只针对某一个产品项目，产品项目结束之后，工作授权书的作用也就结束了，工作授权书是有期限的。

订单：

很多生产性物料的供应是持续交货，不是一次性的，供应商的具体交货要依据实际的订单要求交货。在供应商集成的情况下，采购方有时候会发出一张空白订单，供应商根据滚动预测确认每周的交货。

框架协议、工作说明书、工作授权书和订单构成一套完整的分层合同体系，框架协议和工作说明书是长期有效的合同。工作授权书和订单与产品紧密结合，跟随着产品的生命周期走。在日常的合同管理中，采购相关的工作人员只要定期更新工作授权书和订单就可以了。