|
注：本文为《王小菜学会计》教程的一部分，版权为本文作者所有。 前面说过，在信息技术高度发达的今天，做手工账实际上是没有必要的，手工账相关的一切，只是为了学习和领略做账的方法和流程。这可难为小菜了！ 也正是因为如此，电脑账才是正事和重头戏。在忽老师和张方经理的指导下，小菜进步很快。在手工账的基础上，小菜依次把会计凭证录入电脑，很快就做完了电脑账。如前所述，电脑账只需录入记账凭证，余下的步骤在会计业务中已经虚化，不需要人工处理，可谓是简单方便之至。有了电脑账，谁还会用手工做账？ 王小菜和张方 第一步 填制记账凭证 做电脑账的流程如下图。根据这个流程图，做电脑账只需要三步即可完成，第一步为填制记账凭证，第二步为期末结账，第三步为输出和打印账表。其中，第一步为核心会计业务，工作量最大；第二步则是每月例行业务，一般为电脑自动结转，点点鼠标即可。其中，计提税费、计提折旧、计提汇兑损益、结转损益等每月例行业务，财务软件一般也可以自动计提和结转；第三步则是根据需要打印凭证、账簿、报表，可以按期打印，也可以便宜行事，年末集中打印。 图5-1 电脑账流程 一、填制记账凭证前的准备工作 其实不用说，你也知道了。填制记账凭证之前，需要准备好原始凭证，打开电脑，进入会计软件的“凭证录入”界面。如下图： 图5-2 记账凭证 当然了，开机不是重点，重点是准备好原始凭证，把需要录入的原始凭证按编号次序整整齐齐地放好，以便依次录入。由于王小菜已经录入了手工账，在手工账的基础上再录一次电脑账，这个事儿是再简单不过了。 二、填制记账凭证 填制记账凭证，也可以说成是录入记账凭证，其核心工作是录入一条一条的会计分录。填制记账凭证是电脑账的核心工作，需要录入凭证字号、日期、附件张数、摘要、会计科目、金额等内容。 图5-3 记账凭证的要素 为帮助小菜尽快熟悉工作，忽老师把填制记账凭证需要录入的信息及方法归纳整理如下： 1.凭证字号。凭证字号也就是凭证编号，一般为“某字某号”，例如“记字001号”、“收字005号”、“转字019号”等等。在电脑账中，凭证字根据预先设置，在下拉菜单中选择；凭证号系统会自动顺序编号，如与原始凭证编号不符，可人为调整。 2.录入日期。录入日期也就是记账日期，一般填写记账当天的日期，或当月最后一天的日期，会计软件系统一般默认为当月最后一天的日期。根据及时性原则，会计应及时进行账务处理，建议每周进行一次账务处理；会计业务量特别少的，也可以每月进行一次账务处理。 3.附件张数。填制记账凭证的时候，要把原始凭证的张数填写上去。同样，装订记账凭证的时候，也要把原始凭证作为附件一起装订。附件如为多张票据的汇总，也可以按汇总表张数填写。例如，2017年12月28日兴盛公司总经理郑大乾报销停车费485.00元，会计就可以按费用报销单的份数，填上附件张数“1”张。 4.摘要。摘要是表明经济业务实现的词语或短句，据实填写即可，但需加以提炼和简化。使用会计软件做账，软件一般会预设常用的摘要，会计做账时可以随时调用；另外，会计也可以把自己公司常用的摘要预先录入到摘要库中，方便以后调用。 5.会计科目。录入会计科目的方法有如下几种：一是直接输入最会计科目全称；二是输入会计科目的编码；三是调用会计科目表，在标准选取需要的会计科目，四是输入会计科目中的关键字符，根据检索出来的科目表选取适用的会计科目。以上四种方法，推荐适用第四种。如下图：会计要输入“1121001 应收票据——昆明元工电线电缆有限公司”这个科目，她可以直接在录入框里输入“元工”二字，软件系统即调出科目表中带有“元工”字符的所有会计科目；会计再根据科目表，选取自己需要的“1121001 应收票据——昆明元工电线电缆有限公司”这个科目即可。 图5-4 会计科目选取 6.金额。金额分借方金额、贷方金额。录入金额时，直接按日常习惯从高位到低位录入。如数据来源于其它电子数据，也可以把数据复制过来，只是复制时需要先去除空格、千分符等非数字符号，然后再粘贴。录入完借方或贷方一方的数据，另一方的数据可以使用自动找平功能直接录入，也可以手工录入数字。录入完毕，系统自动带出合计数。 录入完一张记账凭证之后，需要点击保存按钮，否则功亏一篑、白辛苦哦！ 三、审核记账凭证 审核记账凭证也是电脑账会计工作的重要内容。根据多年经验，忽老师建议小菜按以下方法进行记账凭证的审核： 1.录入完一个月的原始凭证之后，原路返回到第一张记账凭证，依次快速核对一遍； 2.调出当月的科目余额表，查看科目余额是否有异常，比如查看现金、银行存款、库存商品等科目，余额是否为负数。如为负数，需加以重视，并进一步查明原因； 3.调出当月的利润表，查看各项目数据是否合理，比如查看主营业务成本是否小于主营业务收入；将销售费用、管理费用与主营业收入相比较，看是否合理，等等。 4.调出当月的资产负债表，查看各项目数据是否合理，资产项目是否有负数，负债和所有者权益方数字除应交税费、未分配利润之外是否有负数。如有负数，需加以重视，并进一步查明原因； 5.请会计主管进行审核。审核记账凭证是保证记账质量的必要措施，也是填制记账凭证的必经流程。而前面四步是为合理保证会计工作的质量、减少会计主管的工作量而进行的合理安排，并非必经流程。 图5-5 记账凭证的录入及审核 |
|
|
来自： 幸福一生p4stox > 《会计》
