PPT演示放映问题大合集，看这一篇就够了！

或许是毕业论文答辩的需求吧，最近几天陈老师在悟空问答、知乎等不同的问答社区都看到有朋友在提问求助和 PPT 放映相关的问题。

今天呢，我就用一篇文章把这方面主要的几个知识点总结一下。文章较长，建议先转发收藏，同时欢迎大家在留言区补充，把你的宝贵经验分享给更多小伙伴。

01

关于快捷键

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播放 PPT 的快捷键，可以说是 PPT 放映方面最基础的入门知识了，但在前天的一个校内培训上，我留意到有些同事在播放 PPT 时，还是老老实实地先点到「幻灯片放映」选项卡，再点击工具栏上的「从头放映」：

事实上，如果你习惯使用鼠标的话，点击 PowerPoint 窗口右下角的幻灯片放映按钮，直接就可以开始幻灯片放映：

如果想再快一点，请记住快捷键：F5 。轻轻一按，幻灯片就会进入播放状态。

有的朋友可能会发现按下 F5 键 PPT 没有反应，这通常是因为你使用的是笔记本电脑。在笔记本上，功能键 F1-F12 被各自与其它功能绑在了一起。例如在 Surface Pro 4 的键盘上，和 F5 键放在一起的就是「音量减小」：

只有在按下 F5 的同时再多按一个键：Fn（通常在键盘底部的左侧），才算是按了 F5 键，PPT 才会开始放映：

在 Surface 上，Fn 是和「锁定大小写键」一样的开关：按一次生效，再按一次关闭。但在大多数的笔记本电脑上，Fn 键如同 Shift 键一样，需要保持按住，再去按功能键。

进入放映状态之后，我们还可以通过 B、W 两个按键来暂时进入黑屏、白屏状态，按 G 键进入幻灯片浏览模式，按+、-号放大缩小显示等等。这些功能在实际放映时用得不多，这里就不再一一介绍，如果感兴趣的可以看看下面这张表：

02

其它放映方式

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在「幻灯片放映」选项卡的「开始放映幻灯片」功能组，还有两个命令：联机演示、自定义幻灯片放映。它们都又是干嘛用的呢？

「自定义幻灯片放映」很容易理解，使用这一功能，你可以自行指定幻灯片的放映顺序，无需超链接就实现页面间的来回跳转。

而「联机演示」则可以把你的 PPT 通过微软提供的免费在线服务 Office Presentation Service 转为在线演示（需要登录微软账号）。

打开 PPT，点击「联机演示」，选择「连接」，稍等片刻，PowerPoint 就会返回给你一个网页链接：

把这个链接地址复制（点一下下面的复制按钮即可），发送给他人，对方在浏览器打开，就能进入联机观看模式：

此时你再点击刚才那个对话框右下角的「开始演示」，对方就能在浏览器里同步看到你的幻灯片演示了：

演示者翻页，观看者的网页上也会同步翻页（下图左侧为浏览器页面，右侧为幻灯片放映界面）：

不过呢，联机演示似乎只能传输静态画面，使用场景非常局限。我大致只能想出来两种运用场景：

❶ 临时的小型会议，没有投影仪，6-8 个人围在一起看一台电脑又太挤，就可以通过这一功能分散到多个屏幕上去演示（内容还是听主讲人讲，PPT 就可以各自看自己的手机）；

❷ 领导出差在外、没带电脑。你呢，第二天要代表公司进行重要的演示，需要最后给领导讲一遍让他拍板，就可以通过这种方式一边演示，一边通话进行沟通。

鉴于目前有很多人用的不是正版 Office，另外微软的服务器在国内网速卡得吓人……所以实际使用这一功能的人应该不多。

03

被误解的排练计时

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在「幻灯片放映」选项卡中，被误解得最多的功能恐怕就要算是「排练计时」了。

前不久就有网友问我：为什么我点了「排练计时」，幻灯片还是要自己点击才能翻页呢？

没错，「排练计时」的确可以用来设置自动翻页，但你得先排练啊……不然 PowerPoint 怎么知道你每页需要停留多少时间才翻页呢？

以下面这个 PPT 为例，当我们点击「排练计时」时，PPT 就会自动进入全屏放映模式，同时左上角开始计时：

计时框中有两个计时器：前一个是当前页面的耗时，每翻一页就会归零重新计时；后一个是整个 PPT 的总耗时，会一直往前走，直到整个 PPT 演示完毕。

注意了，这个时候你就必须按照正式演示那样，把整个 PPT 完完整整地讲一遍，这样 PowerPoint 才能记下你每一页需要花多少时间。

等到所有页面都演示完，结束放映时，PowerPoint 会弹出对话框，告诉你总耗时，并问你是否要保存：

这个时候，如果你点击「是」，PowerPoint 就会以它记录下来的数据（每一页都花了多少时间）去设置自动翻页时间：

有了这个数据，下一次播放幻灯片时，PPT 才能实现自动换片。

不过，人毕竟不是机器，就算是照着稿子念，也不可能做到每次都同样的语速，消耗同样多的时间。

稍微一个迟疑打结，甚至只是把某句话换了一种说法，都会导致换片时间和记录好的数据不吻合，更别提脱稿演示了——最终可能不是讲完了 PPT 还不翻页，就是还没讲完 PPT 就自个儿翻跑了……

因此呢，陈老师并不推荐你使用这个功能来设置自动翻页，顶多也就用来测试一下总体的耗时罢了。

相比之下，旁边那个「录制幻灯片演示」功能还稍微靠谱一点——它不但会记录下你每一页幻灯片的演示耗时，还会录下你讲解的声音，分别插入到每一页 PPT 中去。

这样当你再次播放 PPT 时，就能像看视频那样观看自带讲解的演示，也不用担心演示与解说不合拍的问题了。

不过都有讲解了，还要你何用呢？上台对口型吗？也是很尴尬的说……

04

强大的演示者视图

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在所有与 PPT 演示放映相关的功能中，「演示者视图」功能无疑是最强大的那一个，它能够让你在放映 PPT 时神不知鬼不觉的看着备注来念稿——可以说只要你用过一次，就再也离不开了。

悄悄爆个料：自从我给我们领导介绍了这个功能……哈哈哈，你猜怎么着？每次我给领导做 PPT 又多了个任务——帮他把讲稿分页备注好……

那么，这个让人爱不释手的功能是怎么用的呢？

其实很简单，只需要你在「视图」选项卡点击「备注」：

幻灯片编辑窗口底部就会出现空白的备注栏：

把此页对应的讲稿复制粘贴进去即可。如果觉得区域太小不够操作，还可以向上拉动备注区域顶框，增加它的面积：

看到这里，有人可能会迷惑了：即便是粘贴了讲稿备注，那也只是在编辑模式可见啊！一旦全屏播放了，不还是一样看不到吗？

没错，在给观众们看的投影幕布上，PPT 的确是上图中右侧那样的全屏效果，但只要你勾选使用了「演示者视图」功能，在面朝你的电脑屏幕上，你看到的就会是这样的造型：

不管是你在这一页要讲的内容、单击鼠标后下一页或下一动画之后的页面预览，还是整个幻灯片的耗时与进程，全都尽在掌控。简直不要太爽！

个别心急点儿的朋友可能没一会儿就会回来说：陈老师你骗人！我明明勾选了「使用演示者视图」，可放映 PPT 时还是全屏显示，根本不会出现这个什么都有的界面！

「演示者视图」出不来，是因为你的电脑没有连接投影仪。只有连接了投影仪或外部屏幕，这个模式才会自动生效——如果你非要单机体验一下「演示者视图」的魅力，那我再告诉你一个绝招：

前面我们不是说了，播放幻灯片的快捷键是 F5 吗？请你再多加一个键，按 Alt+F5 播放幻灯片试试看？

所以啊，答应陈老师，把稿子丢到备注里去，用「演示者视图」悄悄咪咪地看，再也不要把讲稿台词丢得满屏幕都是了好吗？这样光明正大的念稿，会被观众们发微博吐槽的……

除了上述我个人认为比较重要的知识点，还有朋友在后台问了下面这些问题，我也简单分享一下：

05

关于动画效果的兼容

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答：首先，低版本是肯定放不出来高版本专属的那些动画效果的，有时候连平面效果都会打折扣。

就我个人来讲，不管是讲课还是外出分享，都会自带电脑，这样就可以放心大胆的使用各种动画、效果，也不用担心缺字体等问题（微软 Surface 的轻便便携真心给力）；

如果不方便自带电脑，那在制作的时候就要回避高版本独有的效果，用一点「淡出」「推进」等基础效果即可。

另外，不推荐保存为全图型 PPT，除非你要讲的内容本身就很能吸引人，PPT 可有可无。这种情况下，有个全图型的 PPT 总归是聊胜于无。

06

关于墨迹标记

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答：如果是指在 PPT 放映过程中进行笔迹书写的手写笔，粗细是无法调整的。但是通过把笔调节为荧光笔（墨迹比较粗），也算是能曲线救国……

快捷调整颜色也是无法做到的，但我们可以使用快捷键 Ctrl+P 和 Ctrl+I 来切换「笔」和「荧光笔」。默认的「笔」颜色是红色，「荧光笔」颜色是黄色，或许也算是一个曲线救国吧哈哈哈。

关于墨迹标记的快捷键如下：

这个放映相关快捷键参考窗口，点击放映帮助就能看到，大家可以自己去点点看：

07

关于投影效果

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答：这个可能就是设备老化导致的了，我自己就遇到过一次。

上课的时候发现做的 PPT 投影出来颜色不对，感觉像是三色光里面少了一色，以为是投影仪坏了，结果找来设备管理员后检查发现是我的 VGA 线有问题，换了一根新的立马就解决了。

另外，陈老师的后宫群里也有小伙伴提了两个问题：

❶ PPT 放映中如何一边修改一边放映？

答：15 年锤子科技的发布会，因为不明原因导致 PPT 意外丢失，结果就出现了老罗一边在台上讲，许岑一边蹲在台下现场制作 PPT 的事儿：

PPT 还能边放边做？嗯，的确如此。只要你制作的进度赶在播放进度的前边儿就行。具体做法很简单，开始播放后 Alt+Tab 键切换到编辑窗口，继续制作就行了。

切出来不会露馅吗？当然不会……你忘了我们刚刚还说过的「演示者视图」？台下的观众只能看到 PPT 的放映界面，看不到我电脑上的其它任何操作。

❷ PPT 的音乐和动画效果经常会有延迟怎么破？

答：如果 PPT 里插入的音频（如解说词）与播放的动画需要配合得严丝合缝的话，那就只能使用前面说到的「录制幻灯片演示」功能，将解说的语音分页录制、插入，或者导出视频后用视频编辑软件后期加配音。

否则 PPT 动画较多较复杂时，画面总会有卡顿，造成音画不同步——这个问题从 2010 版开始就有，至今一直没解决。

如果 PPT 里插入的音频只是调节气氛用的背景音乐，那延迟、错开一点也没关系啦！

OK，这就是我给大家总结的关于「PPT 演示放映」的一些最重要的知识啦！如果看得还不过瘾的话，「和秋叶一起学 PPT」这门课程，都已经为你准备好了！

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▌关于本文

作者： Jesse陈老师