文/彭宏（微信公众号：建筑前沿）
职场中拼搏的你，是否为公司的各类会议而感到疲惫？是否感觉你的工作时间被一个个无关紧要的会议所占据，工作计划被打乱？是否感觉你参与的会议总是拖延很久而无法做出决议？翻开你的日程表，如果你1/4以上的工作时间是在会议室里度过的，那么你所在的公司也患上了会议过多，会议时间过长的“会议病”。
企业需要召开会议的原因有两点，一是企业有重要事项需要宣布或汇报，二是各职位和部门有各自的职责分工，而完成某一特殊任务所需的知识和经验不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益，靠彼此合作才能完成。但是，如果一个企业经常要以会议的方式来完成任务，就会被“会议病”所困扰。那么，“会议病”究竟有哪些弊端，形成的原因是什么，企业应该如何应对？让我们来层层揭开“会议病”的面纱。
一、“会议病”存在的弊端
浪费时间，工作时间被碎片化。时间是最为紧缺的资源，会议时间过长必然会导致其他的工作时间被压缩。再者，工作时间会因过多的会议而被碎片化，使得管理者不能将注意力集中在应该重点处理的重大事务上。
工作计划被打乱。临时会议太多，导致会议参与者的工作计划被打乱，无法按照预期完成工作任务，不得不对工作进行重新规划，不利于日常工作的开展。
会议效率低下。人的注意力无法长时间集中，一般情况下，会议时长超过90分钟后，人的思维就不再活跃，对于信息的接受能力下降，想法也不再具有新意。时间过久的会议不利于问题的解决，效率低下。
催生厌烦情绪。过多的会议会导致会议的参与者产生厌烦情绪，抵制会议，认为会议都意义不大，是在浪费时间，耽误正常的工作，从而导致对待会议不重视，不愿参与会议的讨论。
二、“会议病”产生的原因
组织不健全。“会议病”是组织不健全的表现，组织中缺少解决此问题的负责职位或部门，亦或是职位和部门设置不当，本应由一个职位或一个部门做的工作，被分散到几个职位或几个部门去了，职责混乱。
会议缺乏计划性与目的性。会议缺少计划性，导致临时会议过多且问题不能得到及时、高效的解决。会议的必须参与人员与选择性参与人员没有有效区分，会议参与的无关人员过多。有的会议虽有目的，但是目的过于抽象和空洞，导致会议的讨论过程偏离主题，会议持续时间过长，问题无法解决，不能收到应有的成效。
会议纪律不严明，召开时间不当。会议纪律不严明，迟到、会议过程接打电话现象普遍，对待会议态度散漫，不能及时高效地解决问题，导致会议拖的时间太久，无法在规定时间内完成会议任务，衍生出多个相关会议。有的会议从早上一直开到午饭时间还无法结束，与会人员早已饥肠辘辘，无法将心思集中在会议上。亦或是把一些时限上无特殊要求的会议安排在周末或休息日，参会人员本身就对会议有抵触情绪，无心参会，必然导致会议效率低下，会议质量大打折扣。
会后缺乏督办，决策执行不力。会议决策的执行与反馈是会议工作的最后一环，也是至关重要、不可缺少的一环。没有定责任人、定时限完成决策并反馈，导致决策得不到有效的贯彻执行，后续需重新开会解决重复问题。长此以往，会在公司形成“会了事了”的风气，致使员工认为会议无非是走过场，甚至对领导的权威及工作作风丧失信心。
三、针对“会议病”的几点建议
健全组织机构，合理授权。设置合理的部门和职位，使得企业运营中存在的多数问题能够有对应的部门和职位来负责解决。其次领导层要对下属和部门合理授权，一些非重大问题由相应部门解决即可，无需召开会议集体决策。
增强会议的计划性与目的性。会议的开展要提前做好计划，尽量减少临时会议。并且会议所要解决的问题要提前规划好，并将会议需解决的问题提前告知会议参与者，使与会人员有充足的时间做好会前准备，提高会议解决问题的效率。
完善会议制度。建立适合企业自身情况的会议制度，严明会议纪律，领导层以身作则，杜绝会议散漫的风气。会议制度要形成会议计划、会议通知、会议召开、会议决策、决策执行与反馈的完整闭环，保障会议的高效与决策的执行到位。
做好会议的组织工作。一般会议召开过程中要规定好三个角色：主持人、调度人和记录人。在这三个角色中，会议主持人起到一个主线的作用，负责宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容。调度人一般由与会者中职位最高者担任，起到把握和紧扣整个会议主题，以防跑题的作用，负责控制会场秩序、指定发言人、最终决策拍板和确定会议决策的执行人。记录人起会议支持作用，负责准确记录会议的要点和细节，撰写并发放会议纪要，以便于会后做出客观的会议评估。
减少会议次数与时长。遇到所需解决问题时，合理选择解决方法，如无必要，应避免采取会议的方式解决。做会议计划时规划好会议时长，在规定时间内必须结束会议并解决问题，避免无时间限制的会议拖延。如若出现会议上一时无法得出定论的议题，可令会议记录人暂且记录下来，留到会议最后处理或是会后再找时间设法解决，以避免影响会议的整体进程。
无关紧要人员选择性参加，会后告知纪要。既要保障相关人员了解会议情况，又要防止未被邀请的人感觉被忽视，可于会前发这样一份通知给相关人员：兹订于2018年×月×日上午9时，于三楼会议室，诚邀张、王、李、赵四君开会商讨2018年第一季度的资金预算问题。如哪位需要了解这个问题或愿意参与讨论，亦请届时出席。如果无法出席，我们将于会后立刻呈送会议纪要，供各位参考并希望提出宝贵意见。
简而概之，企业组织会议工作要做到“备而会、会而议、议而决、决而行、行而彻”！
