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如何训练自己的结构化思维

2018-10-07  黄俊凌天

一、引言

复杂问题千头万绪,如何想,才能理出清晰思路?

交流汇报词不达意,如何说,才能让别人透彻理解自己?

年终总结平庸暗淡,如何写,才能不辜负自己的努力?

看似不同的痛点,实际上背后有着相同的思维黑洞:思考缺乏逻辑,无法把握问题的关键。

三年前,有幸与牛克洪院长一起作项目,他从没有学历的煤矿工人到机电矿长,到集团战略研究院院长,到知名高校客座教授,到著作等身的知名专家、学者,其独特的思维方式功不可没,这种思维方式,就是结构化思维。

李忠秋的精品课《有效训练你的结构化思维》传授一套高效思维整合术,用科学方法训练大脑清晰思考的技术与艺术,看到该课程,相见恨晚,立马入手。

二、什么是结构化思维

我们的大脑一次性接收信息的量是有限的,它更偏爱有规律的信息。所以,那些反应快的人,不是比我们更聪明,而是更懂得通过有效的思维方式,让大脑快速对信息进行归纳和整理,准确地抓住核心,规划行动。因此,在面临问题的时候,掌握把所有和寻求解决方法无关的信息删除,把问题化繁为简,把握本质,非常重要。

(一)“结构化思维”就是面对问题的时候通过某种结构,把它拆解成一个个能解决的部分。

比如:如何能将200毫升的水装进100毫升的杯子里?

注意,这里问题的核心在于水的体积是杯子的两倍,我们第一个直觉是这是不可能的。

原因无外乎有三个方面:

1. 杯子太小装不下了;

2. 水是液态的,会流动;

3. 外部环境因素,地球有重力。

假如打破这种不可能,你可能会想到很多答案,比如用两个100毫升的杯子来装,把水冻成冰,再把冰放到杯子里等等。

那么如何用结构化思维的方式来更清晰、全面地分析这样一个问题呢?尝试着从这三个方面去寻找答案的时候,实际上就找到了这个问题的结构:水、杯子和外部环境

1. 从杯子方面来分析: 可以考虑换个像气球一样的杯子。随着水倒进去,这个杯子就会变得越来越大,或者干脆用两个100毫升的杯子,总之所有的办法都是解决容积问题的。

2. 从水会流动这方面来分析: 可以把水冻成冰柱,那么,哪怕是300毫升的水也可以放到杯子当中去。

3. 从外部环境方面来分析: 地球是有重力的,那就可以考虑把水和杯子拿到太空当中去,这时候水变成水球,再多也装得下。

这就是一个简单的用结构化思维来分析问题的过程。把问题拆解成三个方面,然后逐个分析得出结论,不仅是能把事情想全,而且还分析得很清楚。

(二)金字塔结构图

结构化思维是从无序到有序的思考过程。在这个过程中,先建立“先总后分”的立体化分析方式,然后再往下分析,从而实现从总体到局部的鸟瞰。这种思维方式具象成一幅画,就是一张金字塔结构的树状图。

图为“金字塔结构图”体现了结构化思维“横纵”两方面的立体化分析方式。

从纵向上看,最顶端就是需要解决的问题,下一层是支撑解决问题的不同方面,再下一层就是支持这些不同方面的原因,或者叫子理由。当然,可以不断地再往下拆解每一个子理由。

特别强调的是,金字塔结构图体现的是结构化思维这种立体化的分析方式,除了纵向之外,横向上看,每一个层级的子理由也要符合结构化。也就是说,要通过归类分组的方式将信息排序和穷尽。

建议: 每次在进行逻辑推演的时候,可以尝试着使用这张图,把思维过程画下来。

(三)信息漏斗

当然,我们在现实生活中,很多时候并不一定有个明确的目标。而是要从没有目标的海量信息中,筛选、识别,最终得出结论,这也是让很多人最头痛的。

结构化思维同样可以解决这个问题。

金字塔结构,其实把它倒过来,就是一个面对海量信息的时候,你可以做到像漏斗一样的思考过程:

图为面对海量信息时,不断筛选、提炼,最后得出结论的信息漏斗模型图。

二、如何识别筛选和归纳整理信息

在工作和生活中,我们面对大量的复杂信息时,就需要用结构化思维的方式来对信息进行高效识别和归纳整理。

(一) 识别结论、理由、事实

首先,如何找到信息中的结论。

作为信息的接收者,想要知道对方到底想要表达什么,第一件事就要明确对方表达的结论。那什么是结论呢?结论就是中心思想,它首先是个观点,也就是从一定的立场或角度出发,对事物和问题的看法。

那怎样判断你接收的这些信息当中,哪个才是对方想要表达的结论呢?

可以通过以下三个线索来找到它。

1、找到对方话语里表示结论的提示词。

比如:因此、由此可知、可以断定、所以、表明、我要说的重点是、证明了、问题的实质是……等等。

当看到或听到这些词的时候就要注意了:词后面出现的往往就是结论。

2、关注信息中的几个重要位置

比如,对方说话的开头、结尾。如果是文字信息表达,也可以看段落的开头和结尾。这些都是特别容易呈现结论的地方。

3、如果是面对面地交谈,你可以问问对方,“所以呢”

如果下属工作汇报时不停地说,你却毫无头绪。这个时候,

就可以通过追问“所以呢”,让他快速说出他想表达的结论。

识别信息的第二步,辨别支持结论的理由

判断一个结论是否有价值,首先要去观察这个结论是不是有理由支撑。

那怎样找出理由呢?关注对方话语里的一些提示词,比如:原因是、因为这个事实、有下列原因、鉴于、证据是、第一、第二、第三等等。

最后,识别信息的第三步,是找出信息中有哪些事实

如果我们前面说的结论、理由可以是主观的,那么事实一定是客观的。

如何用结构化思维来判断你接收信息的真实性和可靠性呢?

一共有两个要点:

第一,要有客观事实来支撑结论和理由;

第二,事实和理由,理由和结论之间要有证明和被证明的逻辑关系。

在接收信息的时候,只有最后的事实是可靠的,且其支撑的理由和结论的逻辑是顺畅的,整个信息才是完整可信的。

识别信息的时候,找到信息的结论,就画在金字塔的塔尖。然后,下一层,根据提示词的线索来找到支撑结论的理由。从理由再往下,去找有没有支撑理由的事实。找到了这三个信息当中的核心要素,就可以对着金字塔结构的树状图理出信息的逻辑线来。这样就能判断出信息的完整性和可靠性。

(二) 怎样归纳整理信息

面对海量信息,如何通过寻找结论、寻找理由和事实,来识别梳理信息,是一个纵向上的总分结构 。而横向上的分类和排序,也就是结构化思维的横向拆解,这里有个非常重要的MECE法则。

1、分类的MECE法则

这个法则来自于麦肯锡,中文意思是“相互独立、完全穷尽”。简单来说,就是使用MECE法则分类,各个要素之间要保证不能有交叉,也不能有遗漏,也就是“不重不漏”。

MECE的定义图示:

举个例子,把人分为男人和女人,就符合MECE法则。因为从人的生理结构上来说,除了男人就是女人。但如果把人分为男人和未婚女人,就有问题了,因为没有穷尽,把已婚女人给遗漏了;把人分为男人和已婚人士,又出现了重复,因为男人里边有已婚的,已婚里边有男人。

在信息分类的时候,MECE就好比一把尺子,可以用来判断信息要素是不是分类清楚了。

2、MECE的5种分类法:

1) 二分法。 这个分类方式在日常生活中比较常见,其实就是把信息分成A和非A两个部分。

比如国内、国外,他人、自己,已婚、未婚,成年人、未成年人,左右,男女,收入和支出,专业和业余等等。

2) 过程法。 也就是按照事情发展的时间、流程、程序,对信息进行逐一的分类。

你在日常生活当中制定的日程表,解决问题的6个步骤,达成目标的3个阶段,其实都属于过程分类。 过程分类法特别适合用于在对项目进展和阶段的汇报上。

3)要素法。比如说优秀员工的7种品质、公司的组织架构图等等,其实都是把一个整体分成不同的构成部分。可以是从上到下,从外到内,从整体到局部。 这种分类方法是用于说明事物的各个方面特征的。

4) 公式法。 也就是说,可以按照公式设计的要素去分类,只要公式成立,那这样的分类就符合MECE原则。比如,销售额=单价×数量,这里就是把销售额通过公式拆解成了单价和数量。

5)矩阵法。 如我们在安排工作的时候,把工作分成以下四种:(1)重要紧急,(2)重要不紧急,(3)不重要但紧急,(4)不重要也不紧急。然后可以把它们填到4个象限当中去,这4个象限就是我说的2×2矩阵。这种分类方式就叫做矩阵法。

这种分类方式的关键在于,要使用2次二分法。

如给员工布置任务,可以先用二分法把员工分为有意愿做任务的员工和没有意愿做任务的员工;然后再从另外一个维度再用一次二分法,把员工分成有能力做任务的员工和没有能力做任务的员工。

接着,把这两个不同的类别交叉,就可以得到一个四个象限的类别,它们分别就是有能力有意愿,有能力没意愿,没能力有意愿和没能力没意愿。得出的这4项分类是MECE的,它是不重不漏的。

图为由“矩阵法”得到的四象限图

MECE的好处不仅仅是可以对全部信息进行归类整理,还在于,对事物的构成要素进行MECE思考的时候,甚至可以激发没有想到的点子,拓展思路。

(三)特定场景的分类模型

对于大部分情况来说,MECE法则是一个较为通用的分类法则,但在某些场景下我们还有更直接的模型,可以把现有的信息,分类放到一些分类模型当中去。

比如,在考虑市场战略的时候有一个常用的模型叫做3C,即公司(Company)、顾客(Customer)、竞争对手(Competition)三个英文单词的首字母。按照这三个要素进行战略归类的时候,就可以防止公司出现忽视用户需求、市场行情,自顾自去开发产品,导致血本无归的情形。

再比如,在做市场营销决策的时候,有个4P结构,是由产品(Product)、价格(Price)、渠道(Place)和营销(Promotion)四个词的首字母构成的。制定决策的时候,将这四个要素考虑完备,就可以避免陷入“低价格一定有好营销”的误区。

三. 怎样提炼信息结论

将信息进行概括,高效得出结论的方法有两种,一种是归纳法,一种是演绎法。

(一)归纳法的应用

这是一种从特殊到一般的思维方式,也就是说根据许多个别事物的特殊性来概括出同类事物的特征。

虽然归纳法是我们日常生活当中比较常见的论证方式,但是,使用归纳概括结论时,一定要确保所罗列的要点是穷尽的。否则,得出的结论就有可能不是正确的。

那如何穷尽要点呢?用MECE法则。

找共性一共有两种方法,分别叫做描述性概括行动性概括

1、描述性概括

简单来说,就是找出事物属性上的共同点。

用朋友的述职报告来说明。

去年这一年,这位朋友一共做了三件事:

第一类,是针对线下的散客的营销课上,全年吸引了将近一万名的受众学习。

第二类,是针对企业的营销培训,全年走进了100家企业,为企业高管培训营销理念。

第三类,是针对自家公司的培训,给公司的销售人员培训营销技巧。

这三类工作的共性是什么呢?都是培训。

再进一步,无论是针对线下用户、企业,还是自家公司,其实全年的核心工作都是营销培训。

2、行动性概括

简单来说,就是找出事件结果的共性。

再拿这份述职报告来举例,朋友写的是“上一年培训工作总结”,这显然不是一个结论。这三类工作的共同结果是什么?提升了学员对营销的热情和参与度。

请注意这两种提炼方式得出的差别:

第一种概括的是事物属性上的共同点;

第二种则是往前更进了一步,导向最终的结果。

所以,在日常工作中,一个好的结论,可能是两种找共性方法的结合。先找到事物本身的共性,再通过总结事物发展的结论,给出一个完整有意义的结论信息。

比如,这里的述职报告,把两种方法得出的共性放在一起看一下:

工作本身的共性是,培训;

工作结果的共性是,提升了学员对营销的热情和参与度。

结合起来,“打造有生命力的培训项目”

怎样才能概括得彻底呢?回想一下结构化思维的核心——金字塔结构图。归纳法概括总结的过程,其实是一个由金字塔底部开始,把所有要素进行归类,由下向上的推演过程。在推演到金字塔顶的总结论之前,要素间还存在很多子结论。一个不好的结论概括,最糟糕的情况是只是罗列了细节,没有进行任何概括总结。还有一种可能是比较难分辨的:没有将结论推演到金字塔顶,错误地将一个子结论误认为是真结论。这就是所谓的“概括得不彻底”。

避免这种情况,有一个诀窍。就是多问一句“所以呢”,也就是我们追问金字塔结构图中,最顶层结论的过程。做结论推演时,可以把金字塔结构图画出来,每向上推演一层,都可以问自己一句“所以呢”,直到这个结论再也不能问出“所以”是什么。

(二) 演绎法的应用

另一种提炼结论的方法,是演绎推理。也就是大家比较熟悉的亚里士多德的三段论演绎法,把思维的这个推演结构分为大前提、小前提和结论。通常大前提是事物的共性,小前提是具体事物,结论是具体事物的性质。

用三段论最著名的“苏格拉底会死”来举例。

大前提,所有人都会死;

小前提,苏格拉底是人;

结论,苏格拉底一定也会死。

这其实就是一种由一般到特殊的思维方式,它的核心就是将某一个事实与对应的某个规律联系起来,得出结论。所以, 当尝试去说服别人的时候,使用演绎法提炼结论的方式会非常的适用。

这里需要注意的是,大前提一定要满足无可争议这个条件,否则说服就无法达到效果。

那么,什么是容易引起争议的前提呢?有两种。

第一种,大前提是主观判断。

举个例子,如果你和一个女孩儿去示爱,给出的大前提是你适合嫁一个温柔顾家的人;小前提,我就是温柔顾家的人;结论是,你要嫁给我。

这个女孩子很有可能不答应你的求婚。为什么?因为她喜欢的可能是霸道总裁。

第二种,在大前提当中,罗列特别冗长的信息。

比如,你写一个汇报,前面写了10页的大前提,10页的小前提,最后一页才出结论,这个时候对于信息接收者来说负担太大了,还没等到结论呢,就放弃了。

为了避免这两种争议,你可以这样做:

首先,大前提要尽量引用普适的真理或者是客观事实,比如大家都认可的公理、定理或者是行业规律。

其次,在罗列大前提要素的时候,尽量不要超过3项。

图为“归纳法”和“演绎法”的结构图

四. 怎样清晰表达信息

思考过程始终是一个隐性的过程,最终我们仍要将得出的结论显现化出来,也就是对外表达出去。

(一) 清晰表达四原则

想要做到让人听懂,是有套路的,简称为 “论、证、类、比” 四个原则。

第一个原则,论。也就是结论先行。 一次表达只支持一个思想,最好能够出现在开头,这叫结论先行。

第二个原则,证。也就是以上统下。 说的是,任何一个层次的要点都必须是它下一个层次要点的总结概括,直到最后一个层级的内容是客观事实或数据为止。

第三个原则叫类,也就是归类分组。 就是每一组要点必须要属于同一个范畴。

第四个原则叫比,也就是逻辑递进。 所以每个要点都需要按照一定的逻辑顺序进行排列。

比如:“我认为这个产品将成为非常成功的产品,可以继续加大研发力度。原因有三点:

第一,在销售方面,用户数据非常乐观。比如,用户有效产品激活码为3万多个;试用用户的留存率为80%。

第二,在营销方面,市场热度非常高,由于前期投入大幅度的广告费用,还请了欧巴代言,所以我们的产品搜索指数在一周内也排在前五名,吸引了30多家媒体的报道。

第三,在运营方面,这次准备更加充分,上线的活动方案已经准备好,只差执行了。”

最后,如果你为了加强听众的印象,还可以再强化一下结论,“我们一定要在研发力度上再加把劲,帮咱们这个产品在市场上获得更大的成功。”

有结构的表达就是以结论为开头,层层论证结论,最后再强化结论的过程。

这个表达的结构同样符合金字塔结构:

纵向上,顶层是总结论,然后支撑结论的要点要层层下分,直到客观事实跟数据;横向上,每一组要点都有一定的规律和分类,彼此也是有逻辑关系的。而且,有了这样一张结构图以后,可以在任何短的时间内把一件事说清,说全,只是深入的程度不同而已。

举个例子,比如:

只有一秒钟或两秒钟的时间,只需要说结论就可以了,“我们这个产品会成功,要加大研发力度。”

那如果有一分钟呢?就可以说到金字塔结构的第二层,“我这个产品会成功要加大研发力度,原因有三点:(1)销售方面,用户数据非常乐观;(2)营销方面,市场热度非常高;(3)运营方面,这次准备更加充分。”

那么如果有两到三分钟呢?就可以按照刚给的完整版来说了。

所以,如果给30秒钟的时间,说不清楚一件事,那么给你30分钟,也未必能说清楚。为什么?你的表达没有结构,没有重点。

图为“论、证、类、比”的金字塔结构图

(二) 重要的事情说三点

结构化的表达是可以被训练的,一个简单的训练方法,叫“重要的事情说三点”。

当对方向你提问的时候,如果你可以立刻回答出有三点,一定可以给对方留下脑子很快的印象。

首先,要给出个结论;

然后,再给出支撑这个结论的三个理由。它们之间还要符合“论证类比”的原则

比如,当我们在说一些逻辑性非常强的话题的时候,对话题的把握就要非常周密:

横向上要符合“类”和“比”,话题不能有遗漏和疏忽,还要有先后次序;纵向上,要符合“论”和“证”,挖掘思考的深度。

这都是非常考验大脑对信息处理功力的,更何况你还用三点把整个事情说清楚了。

想要做到这样的话,还需要配合大量的训练。最简单的建议就是, 在生活和工作当中,任何人问你问题,你都可以尝试着用三点来回答。不管你是不是真的想到了具体的内容,总之先说出有三点,然后再一边解释,一边思考具体内容。

实践了三点法则以后,周围的人就会立刻对你产生变化,因为你的表达方式不仅变得自然有逻辑,而且还非常干净利索。

结构化思维可不仅仅是一种思维方式,它更是一种透过结构看世界的视角。

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