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《每天节省2小时》简介：把时钟放在醒目的位置，利用便利贴，可以大大的提高你的工作效率。每天做工作前思考，“为什么你在做，你在做什么，你什么时候做”，通过合理的判断有选择的做事。 一、如何做时间管理： 下载时间管理表 2. 真实记录时间开销 3.分析时间利用效率，设法节省时间。 二、如何掌控每一天 1、放慢节奏； 2、尽可能延迟处理紧急要求；3. 将类似的任务或者活动批量处理；4. 培训同事； 6. 将要求转给合适的人；7． 一次关注一件事； 三、使用总清单制定一个可行的计划 1． 总清单记录你将来要做的事情。 2、工作清单记录一天的工作内容。 四、组织和规划高效的一天和一周 1、每天最后15-20分钟，尽可能把将来要做的事情记录在总清单中。2、无论做什么，首先处理最重要的工作3、 在自己精力最旺盛的时候处理最棘手，最高回报的事情。4、早点上班，准时下班。 五、分清工作的优先顺序 1、ABC有限排序法； 2、新型的“充分利用时间”法； 1）如何剩余时间很短，会电话或回复电子邮件； 2）在精力旺盛的时候最重要的事情，疲劳时做一些不费脑力的事情； 3）时间不够，少做一些项目； 六：控制并有效的使用电子邮件 1、关闭邮件通知；2、每早检查邮件，寻找最重要的事情；3）用颜色标注最终的发件人发给你的邮件；4）利用抄送过滤器将直发给你的邮件显示为蓝色；5）批量回复邮件；6） 尽量不要使用“即时通讯工具”；7）每次检查电子邮件，立即删除、回复邮件或将邮件移至文件夹；8）保持收件箱的整洁；9）建立规则，移动和删除某些邮件；10）使用拼写检查功能；11）如果有需要讨论的问题，打电话；12）如果邮件内容敏感，打电话；13）利用日历功能向他人展示你的时间进度；14）每周了解OUTLOOK的新功能； 七：规划写作和演讲 邮件：A. 简明扼要 B. 直切主题C. 易读易懂；再谈邮件 使用PADD模型组织你的写作：A. 目的 B. 行动 C. 细节D. 截止日期/原因； 八、组织并提高项目运作效率 1. 做计划要留有余地。 2. 在精力最旺盛的时候专心做项目。 3. 有效管理项目的9个简单步骤：1）想像最终结果；2）记下开始日期和完成日期；3）头脑风暴分析项目4）确定你需要的人；5）确保你的截止日期是切实可行且可实现的；6）指出可能出错的地方；7）确认自己将在每天/或每周当中什么时间做项目；8）让每周/每月的成果可测量；9）写下给自己的一个奖励； 九、有效的授权 1． 利用总清单跟踪授权工作：：1）任务被委派的日期；2）任务被委派给了谁；3）任务的详细描述和你的期望；4）审核日期和截止日期；5）讨论的纪要 十、规划和执行有效的会议 1）明确开会的目的；2）我是否必要要开这个会，是否可以派别人参加；3）只邀请应该出席会议的人，并告知邀的原因；4）要求与会者提交建议；5）将会议目标写在活动挂画上并摆放在门边6）尽可能将会议安排在下午；7）不要早上一上班就安排会议；8）提前一天分发会议议程9）利用“重要”原则为议程安排优先顺序；10）指派某人负责会议记录、24小时内分发分发给与会者；13）不要同一天或安排连续的会议；14）不谈要把无关的工作。 十一、管理电话和干扰 无 十二：制定一个简单有效地归档系统 物应各有其所，亦应各在其所。 整洁的桌面能减少自我干扰；当桌面凌乱不堪时，我们就会分神。 1. 清空办公桌：1）放回桌面的物品；2）不要放回桌面的物品。 2. 把时钟放在醒目位置。 3. 整理工具。 4. 移走办公桌上过去和将来的文件。 5. 停用便利贴（使用总清单）。 6. 每天下班前清理桌面。 十三：每天节省2小时 1）检查自己手中的工作，设法节省时间；2）批量处理同类工作；3）每天第一件事情做最重要的工作；4）前一天晚上就规划好第二天的工作。 十四、如何避免拖沓 1）设定截止日期；2）每天一上班先做最重要的事情3）只处理一次；4）分解工作；5）减少干扰；6）让他人知道最后期限；7）给自己打气；8）提出并获取更多的信息/或答案；9）设置一个奖励。 最后，请记住：如果你连自己都不尊重自己的时间，别人就更不会尊重你的时间！ |
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