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时间管理

2011-09-10  水都
先作者请各位看官给自己做个时间统计表,看看自己的时间都花在什么地方:集中精力工作的时间占多少?无意义浪费的时间占多少?真正休息的时间占多少?  你们的结果如何呢?
其次他讲了时间日志,指出时间日志的好处是:
◎ 每小时提醒你珍惜自己的时间。
◎ 充分地掌握自己的时间,避免轻易原谅自己。
◎ 分析自己时间的投入与产出。
◎ 找到你的最高效时间段。
第三部分讲的是避开时间黑洞的小策略  包括关掉聊天工具和信箱即时提醒;保持办公环境的干净整洁;给水杯里倒满水;做一张当天的行事历和任务清单;选一张能让自己休息的椅子;尽量有个时段隔离自己不受打扰;先解决最重要最急迫的事情;20分钟注意力保持后就要休息;以及设置任务的最后期限,给自己压力。

第四部分讲的是四步工作法:讲了GTD的四个工作步骤:
第一步:将所有的任务放入工作篮,不论是谁在什么时候交给我的任务,统统放进工作篮里。
第二步:将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
第三步:将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
第四步:在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排。

第五部分作者给出了提高工作效率的五个小窍门:
1.找出重要的事情在高效时段搞定:每天早晨别一上班就急着投入工作,先看看今天工作的重点是什么,哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段完成。
2. 回顾你需要发布或者呈送给上司的资料:我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美,自己编写的分析材料就是自己的名片,在这上面不要吝啬时间,或许它们能让别人对你刮目相看。
3. 看新闻用RSS:现在很多网站包括Sohu 在内都提供RSS 的阅读方式。这样的好处是你不用频繁地在地址栏输入URL,更重要的是RSS 广告很少,也没有铺天盖地的超链接,能够让你将注意力始终保持在你关心的内容上。这样你就不是在冲浪而是在大海里航行,方向始终掌握在自己的手中。
4. 减少检查邮件的次数:每天两次足够了,并且应该注意,往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件,因此,应该找些事做来分散自己的注意力。
5. 能休息的时候尽量休息:有午休时间的人是幸运的。一般情况下,在休息时间我会设置一个闹铃,时间定为半小时,在这半小时中脑子里什么都不想,好好地放松一下。这非常有利于精力的恢复。

第六部分作者给了一个问卷,测出读者的真正的价值观是什么,因为我们的时间分配是参照于我们的价值观的,与价值观相符的时间安排才是最理想的。
作者: guyuming发布日期: 2011-8-16

第二章的标题是让种子发芽
主要讲述了任务分解的四象限法则和衣柜整理法
四象限法则就是把事情按其轻重缓急分为四种,四个象限  即 重要而且紧急  重要但不紧急  不重要但紧急 不重要而且不紧急
作者认为:四象限处理的原则是:

第一象限:没什么好说的了,立即去做!我们工作中的主要压力就来自于第一象限,我们生活中的主要危机也来自于第一象限。第一象限就是一片雷区,我们进入这个象限的次数越少越好。其实第一象限80%的事务都来自于第二象限没有被很好处理的事务,也就是说这个压力和危机,是自己强加给自己的。举个例子来说,你可能不得不花整整一天的时间去陪重要客户逛街、吃饭、娱乐,就是因为你产品的BUG 给客户带来了极大的麻烦,而你必须通过做这件重要而且紧急的事情去安抚客户。

第二象限:有计划去做!我们应该将时间投资于第二象限,不能因为它是不紧急的就不去处理。我们应该在第一时间对它进行任务分解,并且制定时间表;然后我们每次投入很少的时间,就可以完成一项庞大的任务,就像储蓄一样,每天投入1 元钱,好像做不了什么事,但是坚持一段时间之后,就可以做成大事。除此之外,将精力集中于第二象限的价值还体现在如果你第二象限的事务能很好地处理的话,会减少80%第一象限的事务。举个例子来说,那天你正在仔细地对你的代码进行测试,可是这时候女朋友非要拉着你逛大街,这严重地分散了你的注意力,打断了你的思路,所以造成你没有测试出产品BUG 的后果。如果你能将陪你女朋友逛街这件事做很好的安排的话,那安抚客户这种重要而且紧急的事情就不会出现了。

第三象限:交给别人去做!我们应该清楚地认识到,第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做,或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生。举个例子来说,岳母打电话过来说想下午去逛逛街,这时候,你可以委婉地告诉她你确实想去陪她,可是今天刚好有个会议需要你主持;你可以立即联系你的老婆,让她去陪你岳母逛街,而你通过做晚饭来补偿她。这样你在上班的时间段内就可以将精力集中在重要的工作上了。

第四象限:尽量别去做!这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候,可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体,但是你不能在这个象限里投入自己太多的精力,否则你就是在浪费生命了。举个不恰当的例子来说,当你因为工作的事情身心疲惫的时候,可以和老婆一起逛逛街或者去登山、下海等,但是如果你将自己的大部分精力放在陪老婆逛街、讨老婆欢心上面,那么你将失去你的事业,也失去家庭稳定的基础。”

然后作者介绍了改造任务清单的方法:
◎ 先‘轻重’,给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。
◎ 再‘缓急’,给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。
◎ 最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’‘中’‘低’三种优先级。”
◎ 我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。
◎ 我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。
◎ 我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。
◎ 我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。
◎ 我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。
◎ 我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的

作者认为:进行目标描述和任务分解的好处
◎迫使我们将精力花在第二象限,这在一开始是非常重要的。
◎有利于将一个项目做细,做的有计划,时刻知道你下一步该做什么。
◎明确任务完成的标准,当达到标准的时候就可以放下你的心头大石,减轻你的压力。
◎有了工作时间的约束,你可以明确地知道该任务是否造成了拖延,原因是什么,如何去避免。
简单地讲,就是消除时间管理的三大杀手——拖延、犹豫不决、目标不明确对工作的影响。

而找到下一步行动的秘诀是:动词开头、内容清晰、描述结果、设定开始时间、周期和最后时限

最后作者重要介绍了衣柜整理法:
作者谷玉明 发布日期: 2011-8-16
衣柜整理法:

衣柜整理法共分为五个步骤:
第一个步骤是收集,把所有日常事务放到收集篮里。收集篮的一般媒介包括:
◎纸制的记事簿、便签、备忘录
◎电子备忘录
◎录音设备
◎电子邮件

收集工具的三大军规:收集工具要越少越好;要保证能在五秒内拿出工具;要定期清空这些工具
处理收集篮的三大原则是:1. 从最上面一项开始处理:这个原则是非常重要的,每一件事情都必须获得均等机会的处理。‘处理’这个动词并不意味着‘花费时间’,它仅仅是指‘判断事情的实质,决定下一步的行动方案,然后相应地处理掉’。无论如何,你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部,而且不逃避任何一件事情的处理。
2. 一次只处理一件事情:这里仍然遵循‘脑袋里只装一件事’的原则,处理完一件事以后再去处理下一件。
3. 永远不要再放回收集篮(被迫中断的事情除外):当你第一次从收集篮中取出事情时,立刻判定它的实质以及处理方法,永远不要把它再次放回收集篮内,争取第一次就把它做到最好。

第二步是处理 
首先把任务分成可以执行的和不可以执行的。不能执行的任务有的放入垃圾箱,有的作为档案,另一些则在将来可用的篮里    可以执行的任务则分成五类:1、2分钟之内能搞定的要立即去做;2、需要多个步骤搞定的项目;3、指派给别人完成的事(委托);4、特定时间做的事(日程表);5、待办事项(下一步行动)

第三步是组织  形成3+1清单系统 
即将事项分成  将来也许清单,待办事项清单、项目清单以及其他的放到收集篮

第四步是回顾 
要对事项进行回顾  回顾有很多好处,比如,可以让灵感应运而生,站在更高地高度看问题,可以孵化和修剪你的任务和目标
回顾应在每天工作的第一眼进行日回顾,每周也要有周回顾。回顾的内容包括将来也许清单、项目清单、待办事项清单,也应该重新审视自己的目标,检验其合理性等。

最后一步是行动 即选择最佳方案行动
行动前要进行规划检视  要考虑到原则、愿景、目标、责任、任务、下一步行动
作者认为选择下一步的行动标准是:重要性、环境、时间、精力
作者: 谷玉明 发布日期: 2011-8-16
第三章  长出主干和枝桠  是说目标以及其分解问题
首先,作者列出目标的作用:
1.它给人以明确的方向感,使人充分了解自己每个行为的目的。
2.它让人清晰地评估自己的行为,进而正面检讨自己的行为。
3.它让人从忙乱中转移到自己的工作重点上。
4.它让人更关注结果,产生持久的动力。
5.它能激发出人的潜能。

那么好多目标为什么达不成呢?
1.设定了不可达成的目标。
2.没有将目标分解为计划。
3.放任偶尔的失败。
4.没有写下来。
5.没有及时修正目标。
6.没有坚持行动。

正确的目标描述应该是遵循SMART法则
Specific:具体的;Measurable:可测量的;Attainable:可实现的;Realistic:可实行的;Time-based:时间线
思考问题的方法上作者给了建议:
1.在纸张的抬头写下这次思考的主题。
2.对这个问题进行提问,并且左对齐编号写在纸上。
3.寻找这些问题的答案,将答案写在问题的后面。
4.遇到新的问题时,将问题补充在后面,一次类推。
作者: 谷玉明 发布日期: 2011-8-16
第四章  绿叶充实枝干  主要讲述项目、任务、下一步行动的区别以及几种典型人的时间管理办法

项目:一个多元的组合,其中包含任务、成果等;任务:一个由单个行动组成的事件;行动:单个的步骤

“便利贴先生”的特点是:1.喜欢把任务随手写在便利贴上;2.对自己的要求仅仅是完成工作;3.对所有的事情来着不拒
解决之道:筷子式清单:大处着眼,小处着手
使用“筷子式清单”的三个步骤
1.列出任务清单。按照我们曾经说过的流程图,把收集篮里的东西孵化成任务。
2.对任务进行分解。把那些需要多个步骤才能完成的事情在任务清单上进行分解,并且找出“下一步行动”。
3.管理并执行“下一步行动”。下一步行动清单最好随身携带,一有空的时候就浏览一下,利用好零碎的时间,推动整理任务向前进展。

任务清单会帮助我们做正确的事,采取的行动是“管理”,一般采用树形结构;为“下一步行动清单”提供素材。一定要经常定期回顾任务清单
下一步行动清单是为了帮助我们把事情做正确,采取的行动是“执行”,内容来自任务清单和收集篮,采用列表的形式

邮件狂人:
“邮件狂人”怎样对付浩繁的邮件
1.设置垃圾邮件过滤器,并且保持随时更新。
2.不使用工作邮箱订阅邮件列表。
3.将电子邮件按照接受日期排序。
4.采取三栏浏览邮件方式。Outlook 2003 中默认的就是这样的方式,最左边是文件夹列表,中间一栏是发件人和邮件主题,最右边是邮件内容。
浏览邮件方法:
1.快速浏览一遍收件箱,主题阅读,删除或者不删除
2.再次浏览收件箱,略读,分类存储
3.分类得当的话,收件箱应该是空的
建立邮件分类:
1.建立“@行动”文件夹
2.建立“@委办”文件夹
3.建立“@将来某时”文件夹
4.建立“@归档”文件夹

交际草:
“交际草”的三个特点
1.每天80%的时间都不在公司,而在外面应酬。
2.几乎每天的事务都有确切的时间,80%的时候用不到“将来某时”、“委办”、“归档”。
3.有很多需要定时提醒的事务,比如说记住对方的生日或者上次与对方见面的日子。

掌柜的:
特点:
1.纸质的资料较多。
2.回顾的次数较多。

建立43个文件夹,43个文件夹分成“日文件夹”和“月文件夹”
作者: 谷玉明发布日期: 2011-8-16
该来第五章了,题目是在开花与结果中成长  本章讲的是习惯,今天弄这么多,手疼了,还是计划要弄完
习惯要写入清单吗?想养成的好习惯和想摒弃的坏习惯写下来,不失为一种好的方法。
作者本章主要介绍了培养良好习惯的五个步骤:

步骤一:一次培养一个习惯
一个习惯的养成大致需要21天。
习惯是不会被“改掉”的,只能是用另一种习惯替换。

头三天是“危险期”,失败的概率高达80%。因此我们需要告诉自己的潜意识‘这个习惯对自己有多重要’。同时要对新习惯倍加呵护。
三天后到一个月内,这个阶段需要展示顽强的毅力。在这个阶段里,需要一个好方法,并且要下狠心对自己进行磨炼和捶打。
一个月以后,这是放松警惕的时候,也是那些旧习惯‘反扑’最猛的时候。如果你不希望功败垂成的话,必须在这段时间内将自己的注意力转移到其他地方。不要再可以关注你的习惯了,是适当的时候,我们应该什么都不想,让习惯走在思维的前面。

步骤2:和自己谈谈
1.告诉潜意识这很重要;2.不断重复愿景

步骤3:循序渐进制订计划
1.写下习惯培养卡片;2,循序渐进;3,简单的习惯执行表;4,要明确和具体
步骤四:将计划公之于众  接受别人的监督和支持
步骤五:执行计划
作者: 谷玉明发布日期: 2011-8-16
第六章:摘下够得着的果实

第一部分:先搬走最大的石头
要坚持日回顾,不断完善自己。日回顾能帮助自己回顾每日工作,建立信心和找到目标。
应用80/20法则:用80%的时间思考,20%的时间做事;做20%的事情,创造80%的产出;搞定每日清单上的Boss项:Boss项可以帮助我界定成功;确立信心;调整计划;进行回顾
第二部分:神奇的Unbroken Time  一般设置为半个小时
过程:
1.做好一切准备工作;
2.让自己的心完全静下来;
3.进行‘头脑风暴’;
4.一定要重新整理一下思路
用途:
1.认真地计划自己的将来。
2.系统地考虑整个项目。
3.从某个告诉考虑人生。
4.高效地完成手头的任务。

第三部分:临时突发事件
处理临时突发事件的原则:要事第一;委婉而坚决拒绝;争取下次机会
调整遭遇“突袭”时的情绪:
原则:
第一,不要让临时突发事件影响你的情绪;
第二,重视“再次放入收集篮”的步骤;
第三,向周围人推荐自己使用的时间管理方法
方法:
方法一:立即放松;
方法二:做好最坏的打算;
方法三:默念口诀;
方法四:要改变情绪,先改变自己;
方法五:积极乐观
应对临时突发事件的具体步骤也讲了具体的流程。

第四部分是建立高效的办公区:干净整洁简单,触手可及,功能完备

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