关于物流基地仓储物资初步调查报告

吾道有涯 2018-11-30

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安办相关领导：你们好！

本人从2009年9月7日到物流基地临时接替财务经理之职，专门清查物流基地的仓储物资流失问题。在会计杨华9月25日到安前主要工作是查看仓储物资现场，找仓储管理人员座谈了解仓储管理现状，详细分类汇总09年6月份盘点明细表。从9月25日到现在，主要从帐务系统了解仓储物资的入出库核算方式及仓储系统的运作方式。对前期仓储物资管理做出以下总结：

1、财务部门与仓储部门从未对帐：从2008年9月30日建立正式帐套以来，财务的物资入出库发生额与仓储系统明细帐从未对帐，就连建帐的起始数据就相差700多万美元。从每个月的入出库的数据来看，没有一个月总帐系统与仓储系统的数据能够相同。

2、仓储记帐人员素质跟不上：由于不懂帐务系统的记帐规则，随意改动前期的数量、单价，对物资实物入出库没有与帐务完全同步，结果建帐的期初数据不同，每个月的发生数据也不相同。他们只知道领导安排要调整数据，要调动物资，却不知怎么记帐才能符合要求。

3、现行的物资帐实管理脱节：仓储物资的数量单价明细帐由电脑工程师代管，不负责与会计金额对帐和与仓储记帐员数量对帐。长期以来，仓储只管数量和实物，财务只管物资金额，各负其责，又互不相干。

4、物资盘点比例太少：6月底的半年重要盘点仅为极少数抽盘。制作的盘点表只对抽盘物资标明实际数量，至于其它未盘点物资，实际数量全部空白，我们从表上无法得知是否有其实物存在。

截止2009年6月底，通过会计和系统管理员提供的数据以及对仓储记帐人员提供盘点表加工分类汇总统计，再做分析对比。有下列主要异常情况：

一、帐帐不符（详见《2009年6月底总帐与系统对比表》）：

1、930建帐期初金额总帐金额比仓储系统多723万美元，相差原因尚不清楚。从2008年10月份至2009年6月份，总帐与系统每个月的入出库金额净差都是在几百万美元，但期间累计入出库净额总帐比系统少33万美元（期末净差6907830美元—期初净差7238350美元）。这初步说明总帐与系统入出库记帐不同步造成的，总体相差数据不算太大。

2、6月底总帐结存金额比仓储系统多690万元美元（建帐多723万—期间少33万），系统结存金额比盘点表中帐面结存金额多760万美元（3400万—2640万）。均主要表现在工程物资和设备配件上。对于系统的两个不同结存金额，而且盘点表中数据少于系统数据说明仓储管理相当混乱，现在无法判断哪个金额的真实性。

二、帐实不符（详见《2009年6月底存货盘点分类帐目对比表》）：

1、截止09年6月底，总帐比仓储实际库存金额（未盘点部分假定帐实相符）多1480万美元（总帐4090万—实存金额2610万，也可看分解项目）。由于当初建帐时总帐金额是建立在当时全面盘点的基础之上，因此包括期初建帐的差额数，无法直接判断相差的原因。

2、截止09年6月底，系统结存金额比仓储实际库存金额（未盘点部分假定帐实相符）多789万美元（系统结存3401万—实存金额2612万，也可看分解项目）。由于系统帐没有专业人员负责管理，无法判断其形成的原因。

鉴于前期历史遗留问题太多，再加上管理工作不到位，针对帐帐不符和帐实不符跨越时间长，物资品种繁多，建议采取以下两个解决方案予以选择：

方案一、查清所有的重大差异形成的原因后再做责任归属和帐务调整处理。

第一步，帐帐清查：安办派审计人员过来，最好一个主审，一个助手，物流财务部和仓储人员全力配合。由于期初建帐和每月的入出库都有差异，就要求从建帐开始，逐月清查明细帐，工作量很大。

第二步，帐实清查：仓储人员以系统结存提供的盘点表对实物彻底清查。工程物资和配件物资属于重大负差异，其中工程物资是中心清查对象。机械设备属于重大正差异，只是清查后做调帐处理。

第三步，清查报告：做出物资清查报告，找出差异原因，划分责任，调整帐务以达到帐实相符。

第四步，岗位设置：应设置存货会计岗位，此岗位可以外聘，也可以从仓储人员中挑选，专门负责物资价格管理，仓储系统管理，与会计每月对金额帐，与仓储记帐员对数量帐。此岗位隶属物流财务部。

此方案虽能彻底查出差异的原因，需要各部门的配合，花费大量人力才能完成。但因涉及许多遗留问题参与其中，形成原因和责任归属在彻查工作中很可能性达不到预期效果。

方案二、前期建帐的数据和本期结存数据全部作废，只做重大差异物资清查，据实做帐务调整处理。

第一步，实物清查：仓储人员以目前系统结存提供的盘点表对实物彻底清查。工程物资和配件物资属于重大负差异，其中工程物资是中心清查对象。