 1 甲方爸爸的需求 甲方爸爸2号经常会举办各种各样的会议，打印出席会议的座次表和座签，就成了必不可少的两项工作。 嗯，这句话上一期也出现过。 讲真，这么多期，终于来了一个我立刻就能想到方案的任务。 2 以前的方案 甲方爸爸以前的处理方式是什么呢？ ❶裁剪打印纸 他们使用的打印机是惠普老版本的1010，能够放两层纸，上层A5，下层A4。  图2-1 实际使用的那台已经泛黄了 每次打印之前，需要先把打印纸按照之前桌牌的尺寸调整并裁剪好，尺寸稍稍小于A5，放置在上层。 ❷输入姓名 甲方爸爸给我提供了一个专门打印桌牌用的Word文档，我看了一下文档的设计。主要有以下两个特点： 纸张尺寸采用的是大32开，从【布局】-【纸张大小】选项卡中可以查看。 使用了艺术字来编辑文字。华文新魏，96号。  图2-2 无论是Word还是PPT里，看见艺术字我就发怵 使用艺术字的好处在于字体只会在横向进行压缩，字体的高度不会改变，并且可以以任意角度旋转。 缺点也是很明显的，不能批量生成，只能自己对照着Excel名单，输入一个名字，打印一个座签。  3 如何改进 虽然说人类的本质就是复读机，但是我也相信另一句话——凡有重复劳作，必可机器代劳。 比如这次的打印座签是Word里邮件合并功能的常规操作，这个方案我立刻就想到了。 Step1 在Excel中将姓名稍作处理 ❶把两个字的姓名中间加上空格 二字姓名中间加一个全角的空格是体制内的普遍做法，如果数量少可手动添加，数量多可以如下图所示，使用下面这段函数。 B2=IF(LEN(A2)=2,LEFT(A2)&' '&RIGHT(A2),A2) ❷将整个列表平均分成两列，并写好相应的表头
图3-1 想想自己以前还用VBA代码来添加空格，实在是naive了 Step2 制作座签模板Word 我先打印了一张使用之前模板制作的桌签来进行比对，定下了座签模板的制作方案。 ❶纸张横向放置并调整页边距 横向放置是为了解决字体旋转问题，因为如果不使用艺术字的方式，据我调研的情况，Word中的文字是没法竖向直接转180°的（如果哪位大佬有方案请告诉我……这个操作让我抓狂很久）。 页边距是调小是为了尽量能让字体大一些。 ❷制作表格，旋转文字 在整个页面中插入一张4×1的表格，并尽量扩大到边界的大小。 这里有个小操作，可以选中表格【布局】-【分布列】，表格就会自动平均分配列宽。 我留着表格边框为了作参考线，在实际打印中需要把边框设置为无。  图3-2 PPT中同样有分布行列的操作，快速等分 ❸输入文字并旋转 在表格中输入文字之后，右键，选择【文字方向】，按正确的方式排布即可。调整字体为华文新魏160号。
图3-3 文字方向并没有上下旋转的选项，所以才选了横向纸张 Step3 邮件合并批量生成 接下来是最关键的一步。 ❶导入数据源 【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】，选中要导入的Excel，然后选择包含需导入数据的工作表。  图3-4 这步操作让Excel的数据和Word能够连上 ❷插入合并域 【邮件】-【插入合并域】，左边两个选择【第一列】，右边选择【第二列】，然后可以预览一下结果。 这里的【第一（二）列】相当于一个变量，指代的是Excel该表头下所有的非空数据。
图3-5 第一二列因为字符过多会换行，但并不影响最后的效果 ❸完成合并 最后点击【邮件】-【完成并合并】-【打印文档】，之后再进行裁剪即可。  图3-6 左一为老版本成品，左二三四为新制作版本成品 4 做个总结 ❶解决思路 Excel中处理姓名→在Word中制作座签模板→邮件合并→批量打印。 ❷已经掌握的小技巧 Word-表格分布列 Word-调整页边距并且设置表格末尾为固定值1磅，来避免表格会多出一页 Word-邮件合并大法 ❸新的探索 Excel-使用IF、LEN、LEFT和RIGHT函数来处理二字姓名 Word-使用横向版式和表格来处理座签模板，在文字旋转上也调研了很多他人的经验 ❹值得改进的地方 这次制作的是通用版，两个字和三个字的姓名都使用了相同大小的字符。如果对字符大小有其它需求，则还要分开制作Word模板。 姓名之间的裁剪间距在实际裁剪座签的时候，可能还需要一些微调。 |
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