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excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

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2019-01-18  部落窝教...

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

编按:Excel处理数据有自己的游戏规则,尤其是数据源表规矩森严。想Excel运行快,操作顺,就必须遵守Excel的家规。在数据处理中,那种蔑视规则的人,忽视规则的人,注定要碰得头破血流,因为Excel不!留!情!

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

在前几天我们分享了一篇文章,专门讲解了用一维表数据源的重要性,今天继续这个话题,介绍数据源的规范

Excel对数据处理有一套自己的规则,只有按照它的规则去做,我们后续才能轻松地完成各种统计汇总数据处理。下面以一个不规范的原始数据表格为例,介绍Excel的家规。希望大家能够引以为戒,最大程度的规范数据,提高效率。

这是某单位的销售记录表:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

这种记录表大家一定不陌生,或者你自己就是这样做记录的。这种记录表的确是一维表,而且还挺美观。但是这个记录表有多处违反Excel数据源表家规,数据后续处理麻烦不断。你发现有哪些地方不符合家规了吗?

第1项错误:出现表格标题(名称)

Excel家规第3条:不要表格标题(名称)

作为数据源的记录表,表格内部不需要表格标题(名称)。本例有表格标题“卫龙商贸销售记录表”,违反了家规第2条。其实表格标题完全没有必要放在表中,如果只是为了说明数据涉及的内容,可以在文件名称或者sheet名称中去说明。

与家规3“外貌”类似实质不同的第2条家规是:单行表头。

单行表头就是数据源记录表的表头只能是一行,不能多行。这一条与家规第1条“必须是一维表”密切相关。往往多行表头的表格都不是一维表。多行表头更常见的是工资表、考勤表等等,例如这种:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

表格的第一行和第二行都是表头信息。这类报表在创建数据透视表之前需要将多行表头合并为一行。当然上面的考勤表不仅仅是多行表头,它还违反了一维表家规。

第2项错误:数据格式不一致

Excel家规第4条:同列单元格格式一致(表头除外)

当前表格中日期的记录方式很随意:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

同一列数据格式不同通常是由于不同的人进行数据录入时完全根据个人习惯操作所致。如果已经有了大量的不规范日期,也不需要重新去修改,可以通过分列进行规范:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

选中A3:A12进行分列,分隔符号设置为“Tab键”,列数据格式选择“日期”。

细心的朋友可能注意到了,我们在分列的时候是选择的单元格区域,而没有选择整列,如果数据行数比较多的话,选取也是比较麻烦的。

为什么不直接选择整列去分列呢?我们可以选择整列试试看会发生什么:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

相信大家都明白了,就是第一行标题中的合并单元格造成了麻烦。如果没有这一行的话,选择整列完全没问题。

第3项错误:数字带单位

Excel家规第5条:数字不带单位

很多朋友习惯在数字中带上单位,例如300元,20天,10个等等,其实这种习惯不但为自己增加了工作量,而且对数据统计也带来了麻烦。譬如下面,我们进行求和操作就会出现问题:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

可能会有人告诉你一个公式,对带单位的数据进行求和:

=SUMPRODUCT(--MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))

注:这是一个SUMPRODUCT函数套路公式,利用两个负号,把(MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))变成了乘积运算,它实质等于SUMPRODUCT(1*MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))。关于 SUMPRODUCT函数的用法,请查看部落窝教育相关教程。

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

那也不能每次为了求和的问题就到处找人帮忙吧,正确的做法是数字与单位分两列存放:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

但有时候老板非要让你把单位和数字写在一起,怎么办?可以用障眼法啊:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

看明白了吧,就是利用自定义格式添加单位,注意单位要放在英文状态下的引号中间。

第4项错误:单元格合并

Excel家规第6条:不能合并单元格

合并单元格会带来很多麻烦。譬如:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

因为合并单元格,筛选的数据不全,而且不能排序。更糟糕的是,这种数据源在使用数据透视表工具时错误百出:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

很多数据被计入了空白项,由此可见合并单元格的破坏性了。合并单元格虽然在视觉效果上有优势,但是完全打乱了数据结构,统计时就会有各种各样的问题。

那么如何来处理这些合并单元格呢?也不难!

操作步骤大致是这几步:选择范围后取消合并单元格,然后按F5或者CTRL+G组合键打开定位功能,定位空值,确定后先按一次=键,再按一下方向键↑,不要点击任何地方,接着按Ctrl+Enter键。最后复制这部分数据选择性粘贴为数值。具体过程看动画演示:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

经过这样处理后,排序筛选统统不受影响,将数据透视表刷新一下,结果也正确了:

excel数据处理:说说数据源表必须遵守的那些规则

与家规6相似的家规7:不用合计行。不要在数据源表中边记录数据边进行汇总。

可见很多问题并不是技术不好造成的,而是坏习惯造成的。相比技术学习,更重要的是养成好习惯。下面把Excel数据源表家规集中列出:

家规1:必须是一维表

家规2:单行表头

家规3:不要表格标题

家规4:同列单元格格式一致

家规5:数字不带单位

家规6:不能合并单元格

家规7:不用合计行

以上就是今天分享的内容,觉得有用就告诉更多人吧。

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