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监理例会管理

2019-01-29  天涯军博

   工地监理例会是监理项目部在工程项目管理工作水平重要的展示平台。建设工程监理规范对工地例会也有明确的定义,由项目监理机构主持的在工程实施过程中针对工程质量造价进度合同管理等事宜定期召开的由有关单位参加的会议。从定义中就可知为保证施工进度、质量和安全,合理调配资源,降低施工费用等,需要定期召开工地监理例会。其中建设工程监理规范对工地监理例会的内容也做出了明确的规定,但在实际上由于各种原因,如例会纪要是五花八门如流水帐,开会时不能明确完成任务时间,责任人,各方都没有明确规定要用什么方式完成任务,工地监理例会的效果往往达不到预期目的,解决不了工程中的实际问题,使工地例会没有起到应有的作用。因此,如何提高工地监理例会的效率进一步完善落实进度、质量、安全协调工作。我公司某监理项目部对项目信息精细化管理,并通过改进工地例会纪要为标准模板,可以反映出各项工作情况,明确责任人、完成时间、原因,得到了各方高度重视,同时得到业主的赞许,现将如何提高工地监理例会与大家一起思考和探讨。

一、工地监理例会现阶段存在的主要问题和原因

工地监理例会是经监理与业主代表、施工单位项目经理协商一致,由总监主持和定期召开的工地例会。与会人员有总监理工程师(或总监代表)、监理工程师、项目经理、各专业技术负责人以及业主代表,必要时还可邀请分包商和材料供应商参加。工地监理例会的目的有两个,一是协调施工组织,解决施工问题,发布施工指令;二是通过建设各方的相互沟通,达到相互理解、相互配合和相互支持。会议的任务是:对建设项目实施“三控三管一协调”(质量、进度、费用三控制,安全、合同、信息三管理,协调关系和解决问题),以确保工程目标的实现。

根据建设工程监理规范的要求,工地监理例会应包括以下主要工作内容:1、检查上次例会议定事项的落实情况分析未完事项原因;2、检查分析工程项目进度计划完成情况提出下一阶段进度目标及其落实措施;3、检查分析工程项目质量状况针对存在的质量问题提出改进措施;4、检查工程量核定及工程款支付情况;5、解决需要协调的有关事项;6、其他有关事宜。

由上可知,工地监理例会是关系到工程施工进度、质量和费用投入是否偏离目标,以及参建各方能否协调一致,并实现有效合作的一个相当重要的会议。

1、主要问题

由于多种原因,工地监理例会往往难以达到上述目的。从面上看,主要有以下几种情况:

(1)随意缺席,沟通不畅。一些承包商的应与会人员往往以种种理由缺席,或者委托其他人员充数代为参加,甚至有时到会的仅项目经理一人,使工地监理例会的质量大打折扣,难以达到沟通的目的。

(2)施工单位在汇报时,往往对质量和进度中存在的问题避重就轻,不反映实际情况。

(3)优柔寡断,久拖不决。同样的问题,在会议上多次提出却得不到及时解决,导致目标值严重偏离。

2、原因分析

如果对此作一番认真的思考和分析,就可以知道这些情况的出现有其深层次的原因:

(1)对召开工地监理例会的目的意义认识不足。主要表现在施工单位的项目部管理人员缺乏全局观念,有的甚至认为只要业主满意就行,监理满意不满意无所谓,对监理的意见不予重视,甚至是置若罔闻,故而直接导致会议的质量下降,达不到预期效果。这种现象若得不到及时纠正,长此以往,与会者势必对会议召开感到厌倦疲沓,结果造成恶性循环。

(2)利益驱动,不顾全局。出于自身利益的考虑,一些施工单位或参建方常常不肯真实地反映施工中出现的某些问题,致使信息失真,决策失误。还有监理项目发现质量和安全问题,提出来整改要求,这时施工单位只有督促权,做不做,监理还要看施工单位及业主态度,如果业主出于自身利益,就会和施工单位站在一起,监理工作只会是吃力不讨好的事情。

(3)事先对会议程序和汇报内容不明确,导致与会人员汇报无主题,汇报内容不全面、不具体、不系统,片面性、随意性很大,或只讲自己一方关心的事项,忽视其它;或只报流水帐,抓不住要领,重点不突出;或只讲表面工作,而不谈下一步打算等,致使会议主持者不能正确而全面地掌握施工进展情况,更不能果断和准确地做出决策。

(4)会前准备不足,主持人心中无数,议题漫无边际。对前段施工情况无讲评、无检查,只能由与会人员在会上信口开河;对下阶段工作无安排、无要求,即使提要求也只是泛泛而谈,不明确、不具体。会议主持者犹豫不决,少有主见,这是同样的问题在多次会议上提出而得不到及时协调解决的主要原因。

(5)建设单位(业主)代表越俎代庖,监理被搁置一边。在正常情况下,明智的业主一般都会将工程中的进度、质量、费用及安全等“三控三管一协调”的工作委托给监理,这样做,业主就无须建立庞大的管理机构,可把精力集中于本单位的主要工作上。然而,有的业主单位花钱请了监理,却不注意发挥监理的作用,仍然习惯于原有陈旧的老套数、老办法,自己操办并主持会议。在工程的具体管理上,又以自我为中心,把监理搁置于难以开展工作的地位。其实这样做,就失去了聘请监理的意义,发挥不了监理单位在工程管理上的专业特长作用。

二、提高工地监理例会效率及进度、质量、安全的对策和措施

1、提高对开好工地监理例会重要性的认识

为开好工地监理例会,监理工程师应在召开第一次工地监理例会时,即向与会人员讲明召开工地监理例会的目的、作用和意义,统一大家对开好会议的思想认识,并强调会议的严肃性,以共同促进会议效率和会议质量的提高。只有在认识一致、目标一致的前提下,与会各方才可做到步调一致,动作协调。这不仅能提高会议质量,而且工程的进度、质量和费用控制及安全监督管理也能得到保证。工地监理例会能否高质量的召开,施工单位项目经理起着至关重要的作用。监理工程师应与其保持经常性联系,加强沟通与协调。要充分发挥项目经理的作用,并对其提出严格要求,希望他们承担起相应责任,以保证应与会专业技术人员的按时到会,并做到能毫无保留和实事求是地反映施工情况,既讲成绩,也谈问题,既讲已完成的工作情况,也要谈下一步工作打算,同时针对具体问题,提出整改意见和建议。

2、工地监理例会要建设单位业主的支持和重视,监理在业主的授权下行使权力并履行职责

从根本上来讲,支持监理的工作亦是支持建设单位自己。而有的业主代表在召开工地监理例会时,把工程中产生的进度和质量问题一味地推给监理,使监理人员在会上相当被动。所以,建设单位有必要在工程项目实施之前,组织工程主管及工程管理人员,尤其是工程主要负责人,学习、熟悉工程监理方面的有关知识和规定,了解监理工作的性质、要履行的义务和应承担的责任。

当然,建设单位同时也具有对监理工作进行检查监督的责任。当发现监理机构在实施工程监理过程中存在问题,如工程建设协调不到位,进度、质量、施工费用严重偏离目标而不能及时纠正,或者与有关单位串通,损害业主方利益,降低工程质量等,业主有权提出整改意见,或向监理单位提出更换监理人员的要求。

3、监理人员应该在会前了解掌握情况,做到心中有数

为开好工地监理例会,总监理工程师和各专业监理工程师应当十分熟悉工程建设的施工要求,全面掌握工地各方面的工作情况,具体来说:

(1)熟悉工程合同条款。要了解施工进度要求、质量要求、技术规范和技术要求、安全要求、施工技术方案和各项工作接口,清楚业主、承包商和监理三方的责任和义务。这是正常和顺利召开工地监理例会,有效进行施工组织协调,解决施工问题的前提和依据;

(2)了解工程施工现场情况,做到现场巡视不漏项。各专业监理工程师应按照自己的职责,深入现场,逐项巡查。对日进度、施工质量、施工组织、施工方法、施工机具、材料供应,以及上次现场会议决定的执行情况和整改通知书发出后的整改情况等,都应该有一个全面的了解;

(3)做好与各方的会前沟通工作。首先,要制定会议程序;其次,要明确与会各方必须向会议汇报的内容,包括资料准备、工程进展、存在问题、需要监理协调的事项及下一步将采取的具体措施等;再次,要掌握各方面的信息,了解业主、施工单位(包括分包单位)等各方对工程施工进度、质量、资源投入和安全等方面的要求或打算。经与会各方一起讨论同意后,形成文件,共同加以实施;

(4)充分思考,认真分析,理清和确定召开每次工地监理例会的总体思路。因为随着工程建设的深入,时间、空间、环境和工作内容都会发生变化,施工现场每天都有新的进展,施工组织、现场工作形式、涉及的工作情况、出现的实际问题也不同于以往,所以每次工地监理例会都会有新的内容和议题,召开会议的思路和方法自然也不能干篇一律。监理项目部由于每天都开内部追踪事项会,将信息进行汇总收集,为开好每次工地监理例会提供了信息源,明确提出召开工地监理例会的总体思路和将要解决的实际问题,以及解决问题的措施或设想。只有准备充分,监理才有可能在召开工地监理例会时占据主动地位,发挥主导作用,工地监理例会才有可能达到预期的目的,取得满意的效果。

4、按时开会,做好幻灯片(PPT)认真评析,发现问题,协调解决

在做好充分准备的基础上,在幻灯片演示下,会议一目了然,按程序逐项进行,避免漏项,防止内容前后颠倒,混淆不清。会议的重点应该是:

(1)对上次会议纪要明确要处理的事项予以确认并进行讲评,好的给予肯定,差的提出批评;

(2)检查监理已发整改通知书的措施落实是否到位,资料提供是否齐全;

(3)按照汇报内容的要求,认真听取与会各方的工作汇报及信息交流,并对上次会议以来的工作情况进行检查,肯定成功的做法和已取得的成绩,对承包商存在的差距和不足应开诚布公地指出,涉及业主方面的问题也不要回避;

(4)针对现场存在的实际问题,协商确定解决办法和具体措施,做到任务清楚,工作具体,责任明确,措施切合实际,把任务和措施落到实处;

(5)指定专人认真做好会议记录和会议纪要。会后,监理应根据会议记录,将与会人员形成的共识及在重大问题上各方的不同意见进行整理,并形成会议纪要。记录内容应真实,简明扼要。会议纪要经总监理工程师审阅签字后送与会各方会签,并有签收手续。

5、对驻场监理工程师日常业务培训和管理知识的培训方法

监理人员在现场的工作都离不开管理,离不开同参与项目建设的各方打交道。这就要求监理工程师,特别是总监理工程师必须具有较好的协调能力,丰富的管理经验,要懂得如何进行沟通,如何进行协调,如何与合作者保持融洽的工作关系等。为此,监理单位在注重提高监理工程师技术水平的同时,还应创造条件,组织监理人员开展必要的管理知识培训,让他们学些项目管理知识,学会沟通和协调,提高他们驾驭现场工作的本领。管理协调能力的提高,也会推动工地监理例会水平的提高。

由于现场忙,不可能抽一天或几天时间对监理人员进行岗位培训,所以项目监理部每天下班后开监理项目部追踪会(内部沟通会),将当天的情况不管大小,一并报告给总监理代表,总监理代表按质量追踪、安全追踪、进度追踪及报审资料情况汇总在电脑中(表格如下),对每个问题在总监理工程师的指导下,大家一起讨论学习,各专业监理工程师之间应详细交流已了解和掌握的信息,并在认真思考分析的基础上,就如何解决工地出现的问题提出意见和建议,最后拿出解决的方法。从而使监理人员得到培训学习机会,提高了素质,另一方为总监理工程师提供了及时的信息,为每周例会提供了有效及时的数据。可为后序工作提供了保证。虽然提高工地监理例会效率的办法和手段很多,但关键还是取决于总监理工程师的管理水平和业务水平,取决于业主和承包商的理解和支持。上述五个方面是提高工地监理例会效率可走的途径和采用的方法。且相信,有效的工地监理例会不仅可以调动与会人员的积极性,而且可以促进监理项目部自身素质的提高,各单位之间的关系更加融洽,协调各项工作进展,从而使现场监理工作走上良性循环,真正实现对工程进度、质量、费用的严格控制和对安全生产的监督管理。

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