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本文共1781字，5图，阅读全文约4分钟。 职场人每天都会开会，早会、周会、月会、季度会议、战略规划会、工作布置会议、头脑风暴，无数的会议或大或小，或高效或冗长。 作为会议的参与者，请问你喜欢开会吗？ 相信很多人都张泉灵一样，真心讨厌开会。 有些会议时间太长，耽误了日常工作时间，或者领导直接在下班前召开会议。 有些会议我们虽然是参与方，但却不知道会议的目的、不知道自己的角色。 有些会议上，参与者为了各自利益而明争暗斗、推卸责任，最后不欢而散。 有些会议开完后，却并没有达成任何结果，或者有了结果却没有后续行动。 诸如此类的状况太多太多，相信每个职场人都遇到过。 然而，会议却是管理者不可或缺的管理场景，在会议上，需要向团队同步信息、跟进工作进度、影响成员的士气、关注团队的成果。 如此重要的工作场景，却是大部分人厌倦的场合。大家都能说出低效会议的问题。 但是，如果你是会议组织者，你能在既定时间内，高效完成会议的组织吗？ 你以为自己真的会开会吗？如果持怀疑态度，那么今天为你介绍组织一场成功的会议需要什么条件。 会议成功有三要素需要组织者注意：会议的主题目标、议事规则、会议主持人。 1. 主题目标 每场会议都有需要达到的结果和目标，很多例行的会议往往会变成例行汇报，而不关注会议可以达到的结果。如若每场会议的组织者，都有明确的主题和目标，就能带领参会人员高效、直接地达成会议结果，获得共识和讨论方案。 2. 议事规则 会议之所以冗长，很大的原因是没有明确的议事规则，若在会议开始前，告知每个人限定的发言时间，并在流程把控中严格执行，就能帮助每位参会人员提前准备内容，并尊重别人的时间，在规定时间内完成自己的发言。 除了时间的要求，对于参会的规则（是否有休息时间，是否可以使用手机、录音笔，讨论的方式是开放/有顺序的等）、限定的会议内容、会议结束后延展信息是否共享、若需要各部门答复的或跟进的，设定好回复的时限。 3. 会议主持人 会议的主持人需要熟悉并安排好每个环节的时间，提前沟通好参会人员，并在会议过程中做好时间的把控，和氛围的调动。致力于让每个参与者都能全情参与会议，并最终输出会议结果。 以上三个要素，是每场会议前都需要提前准备好的要素。那么，像例行的周例会具体应该如何组织呢？这里给大家介绍一个会议的工具：六步会议法。 传统的例会，往往是以每个团队成员汇报自己的工作为主要内容。仅传递工作的进度信息，参与者围绕自己做了什么进行汇报。若汇报人没有明确的结果导向意识，就会导致汇报内容平铺直叙，无法抓到重点和发现问题。 而六步会议法聚焦的是目标的达成情况，因此所有内容的汇报会集中在我所采取的行动是否能够推动工作目标的达成。若没有推力，那问题出在哪里，解决办法是什么。若有推力，则总结原因，继续坚持。 来看看具体的流程： 1．闪电回合 限定每个人的发言时间，仅对重点关键工作进行汇报。以此加快汇报的速度，能够把会议的时间放在更重要的决策和行动上。 2. 对标 通过对工作的进展情况，把每项工作都列入不同的状态空格中，视觉化地看到哪些工作是按计划进行的、哪些工作是延后的，哪些工作是有问题的。我们将出问题的事项列在红色方格中，会议上可以重点关注这些问题的解决。 3. 确定议题 基于有问题待解决的问题进行重要性排序，确定当次会议中可以讨论和解决的问题。 4. 停车场 无法马上讨论解决的问题，可以放在停车场，另择时间专项讨论。 5. 决策和行动 针对问题事项，讨论解决方案，并得出决策和行动方案。主持人需要在这个阶段，推动每个关键人选的参与和决策。并在会议结束前，再次确定会议结果，并复述行动方案、负责人以及限定时间，与各负责人达成共识，获取承诺。 6. 逐级沟通 确认本次会议内容，是否需要向下或向上传递，保密程度如何。然后及时将信息传递给工作相关人，以保证工作的及时性。 以上会议组织方法，适合多任务、多人参与模式下的工作进度例会。实际适用性依据公司文化和会议的类型有变化，使用者还需多考量实际场景，进行会议流程的调整。 |
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