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图片：Unsplash/CCO协议 撰文丨认真的戴哥 编辑丨认真的戴哥 美工丨认真的戴哥 阅读丨4768个字，6分钟 这是一篇课程笔记 “活动现场的随机应变只能由经验来积累。” 笔记来源 一季职场知识分享社区之乐分享知识课堂丨第20期 《手把手教你写之一看就懂、马上能用的线下活动执行方案》 时间：10月31日本周三晚8点 讲师：无人之境 香港大学SPACE商业学院前高级推广主任 惠普软件大中华区前市场副总监 12年品牌活动策划及执行经验 课程目录 PART 1 活动执行方案的前期准备 PART 2 活动执行方案的十大要素 1.案例介绍 2.十大要素 2.1 要素1-3：封面/活动内容/会场布置 2.2 要素4-6：物料准备/VIP接待/内容管理 2.3 要素7：准备工作及分工安排 2.4 要素8：活动当天分工及现场管理 2.5 要素9-10：紧急联络方式/着装要求 学习资料 2016东风风度SUV发布会执行手册 2016天天酷跑三周年线下跑步活动执行手册 下载方式见文末。 - 正文 - 图1 大家好，我是无人之境，也是一季社群的老朋友了。先跟大家道歉，分享本应该在昨天，突发情况挪到了今天，感谢大家的理解。 我今天分享的主题是《手把手教你写：一看就懂·马上能用的活动执行方案》。（图1） 作为市场人，我已经工作十二年了。 这么多年一直在甲方工作，对于金融、教育、IT软件行业的市场工作都有些了解，现在我在一家上市公司负责市场企划和品牌推广的工作。今天很荣幸被一季社区邀请，在这里和大家分享我在活动执行方面的一些经验和心得。 我将站在甲方的视角，通过一个案例来对执行方案的十大要素来进行拆解。 PART 1 活动执行方案前期准备 图2 我们先进行情景再现。 假设我现在是市场部或者企划部的一个主管或者经理，公司在2个月前开始就跟一个行业媒体或者其他合作方一起共同策划了一个将近200人左右的主题活动或小论坛，确定在下下周的周五在公司附近酒店的多功能厅正式落地。 活动具体信息为： 2个月前策划，200人的主题活动，10个工作日后举办。 现在需要你们部门主导负责这个活动的落地统筹执行，现在需要出一个活动策划方案。 因此在撰写活动方案前，我们要明确四个方面的信息，这四个信息是撰写活动方案的前提条件（图2）： 第一，明确活动的基本信息。 第二，明确活动目的。 在策划和执行一场活动时，我们要明确一点：活动策划和执行都是为了实现活动目标服务的。 第三，明确活动执行方案的撰写人及使用者。 首先，明确撰写人。 活动执行方案一般会让部门主管或者经理来撰写。这个人会对本部门和其他部门的人员情况比较了解，调动和协调资源会很方便。 其次，明确使用者。 使用者基本上分为三大类： 活动筹备及现场执行负责人及工作人员 合作方 供应商 在确定撰写人和使用者后，我们在写完第一稿活动方案时，就要召开筹备执行动员会议。在筹备执行动员会议上，我们要做两件事情： 第一件事情是我们要对活动的环节进行拆解，针对每个人的特质分配活动相关工作，明确各环节的责任人。 比如： 形象气质好的同事我们会安排做接待或签到。 做事情比较细心的同事会安排做信息收集和物料筹备等相关的任务。 第二件事情是了解每一个环节负责人对分配到任务的想法和态度，便于即使调整分工。 下面我将展开案例，和大家一一说明活动执行方案撰写必备的十个要素。 PART 2 活动执行方案的十大要素 1. 案例介绍 图3 此案例为《港大ICB国际化运营与人才发展论坛》（图3），是我几年前在香港大学工作时统筹执行的一个论坛，整体规模为200人，主办方为香港大学SPACE中国商业学院。 上图是活动的具体信息，包含十个内容： 1.活动名称 2.活动主题 3.会议时间 4.活动场地 5.活动主办 6.战略合作伙伴 7.媒体支持 8.嘉宾阵容 9.参加规模 10.活动目的 大家可以看上图做一个简单的了解。 图4 上图（图4）是整个活动的议程安排。 图片左侧是活动议程，右侧是现场照片。我们可以从图中看出，活动的时间其实就是半天，议程主要分为四大部分： 第一部分，主题演讲 第二部分，高峰对话 第三部分，圆桌对话 第四部分，课程介绍 以上便是本次案例活动的基本信息。 接下来，我会依据此活动来逐一拆解撰写活动执行方案必备的十大要素，即 活动执行方案究竟要写什么，写的时候需要注意什么等内容和大家进行分享。 2. 活动执行方案的十大要素 图5 上图（图5）是我根据自己的经验和习惯整理出的撰写活动执行方案必备的十大要素： 要素1：封面 要素2：活动内容 要素3：会场布置 要素4：物料准备 要素5：VIP接待 要素6：内容管理 要素7：准备工作及分工安排 要素8：活动当天分工及现场管理 要素9：紧急联络方式 要素10：着装要求说明 下面进入前三个要素的细节讲解。 2.1 要素1-3：封面/活动内容/会场布置 图6 上图（图6）是基本要素中的第一个到第三个，第一个第二个是比较好理解的，我用具体的方案内容给大家展示一下（图7、图8）。 图7 图8 上图（图7，图8）是方案中的封面、活动内容、会场布置，大家一看就懂。 活动方案之所以这么写出来，就是为了保证每个环节的具体内容都能呈现出来，方便工作人员熟悉和理解。 其中，会场布置是用平面设计图来展示的，为的是让工作人员对整个会场的现场情况有一个了解，尤其是工作人员自己的工作区域。 接下来是十大要素的第四项到第六项。 2.2 要素4-6：物料准备/VIP接待/内容管理 图9 上图（图9）是十大要素的第四项到第六项的具体内容，我们一一来看。 要素4：物料准备及数量 这个很好理解，我们在活动前要准备的物料有（图9左侧）： 第一类是场地布置物料（易拉宝/桌签等） 第二类是手提袋/文件夹 第三类是公司宣传品 第四类是文件资料 例如VIP嘉宾的日程资料（打印纸质版及电子版） 第五类是合作伙伴物料 比如案例活动和HRA进行合作，那么HRA也会有自己的物料 第六类是VIP礼品 这个是很重要的，需要提前准备好。 要素5：VIP接待 我们在整个执行方案中，VIP接待方面需要提前做好几个工作： 第一，做出VIP嘉宾的名单，名单列表中要包含姓名、title等内容； 第二，做好VIP嘉宾涉及到的活动时间和地点安排； 第三，对于一些特殊嘉宾，要做好交通及车辆安排，可能会需要我们到嘉宾下榻的酒店进行接送。 第四，明确接待人员的分工 要素6：内容管理 这个要素是很重要的。它包含三个重要内容： 第一是演讲嘉宾PPT或PDF文件 要在活动前收集好。 第二是活动串场PPT 即整个活动的主视觉。决定了开场、中间过场、茶歇放的内容，需要提前设计好。 第三是话题设计及内容建议 因为案例活动是偏学术的设计论坛，所以整个话题及内容的设计需要提前和嘉宾沟通好。
图10
图10-1 那上两张图呢（图10，图10-1），分别就是要素6内容管理的模板。 第一张图是圆桌对话问题的设计。 第二张图是活动的整个环节设计。 这里要注意的是，圆桌对话的问题一般是提前设计好的。 比如此次案例活动的主持人是校长，亲自来定活动的主题和对话问题。如果圆桌对话的主持人是外请的嘉宾，那么就需要我们在对话问题上提前和主持人进行沟通，让主持人能够针对行业和外部大环境的特点来进行把控。 下面进入到要素7的分享。 2.3 要素7：准备工作及分工安排
图11 OK，大家看上图（图11）。 要素7也是非常重要的，它涉及到的内容繁杂琐碎却又很关键。因此我单独拿出来讲一下。 要素7--准备工作及分工安排包含了几大项内容。当然，大家的活动肯定都不相同，可以根据自己的活动来进行调整。下面的十部分内容是此次案例活动涉及到的准备工作及分工安排，它们分别是： 第一，会场布置 第二，AV设备准备及调试 AV设备包括我们的电脑、投影仪、话筒等。 第三，背景板设计与制作搭建 第四，签到表/签到方式设计 第五，发放资料准备 需要设计发放资料的时间和发放资料的方式：是签到的时候发？还是先把资料放到桌子上？这是需要设计的。 第六，会议物料：桌签、时间提醒牌、胸卡、各类指示牌、活动反馈表等 此次案例活动就需要准备活动反馈表，需要提前将表格设计及打印好。 第七，演讲嘉宾PPT、暖场及串场音乐/视频 第八，主持人串词、开场致辞等 需要提前确定第七和第八类资料的准备的时间和方式，有些嘉宾和主持人是需要提前准备PPT和串词的，而有些不需要，我们要根据具体情况随机应变。 第九，参会邀约提醒 第十，茶歇安排及物品搬运 那么当我们所有的物料都准备好，那这些物料该怎么运到场地呢？谁来负责？这些因素都要考虑到。 在做这些工作时，有三块事项需要特别注意，我也把这部分内容写进了PPT里（图11右侧红字）： 第一，事项安排必须要做到尽可能的细致，活动议程安排需要反复预演，尽量避免环节和物品准备发生遗漏； 第二，工作事项和物料准备必须责任到人，制定事项完成时间节点并以此进行追踪确认； 第三，确保准备物料的可实施性、兼容性和环节设计的易操作性。 2.4 要素8：活动当天分工及现场管理
图12 这个要素依然非常重要，所以我写的比较细。 它包含了六部分工作内容：（图12） 第一，日期、时间及总负责人安排 还是那句话，责任到人。 第二，根据活动议程的顺序进行工作事项详细拆解，并列明开始时间、结束时间、具体事项及负责人、工作人员的用餐安排 很多时候我们在执行过程中，会关注到来宾的用餐，反而忘了工作人员的用餐。因此我们要提前预演，才能在活动现场要做好调控。 第三，当天的场地布置、设备调试确认、预演/走场、物资就位、电源插口、速记座位、摄像位置预留等 这里面有几点需要注意： 关于布场时间： 如果活动时间是当天下午，那么当天上午就要进行布场； 如果活动时间是上午，那么我们要在前一天的下午及晚上进行布场。 关于预演/走场： 主持人走位、嘉宾站位、嘉宾座签及顺序等都要提前预演好。 关于物资就位、电源插口、速记座位、摄像位置预留： 这几点都要各就各位。 根据我以前的经验，我们往往会重点关注台上，而忽略台下的情况。比如说速记是需要座位的，而且电源插口必须离座位很近，因此要提前规划好速记的位置。 提前为摄像及摄影师预留好位置，提前沟通好---哪里需要远景，哪里需要特写。即使摄像及摄影师有很充足的经验，我们也要事无巨细地进行沟通。 第四，外场签到准备及内场氛围营造 关于外场签到准备： 这块很好理解，即现场签到方式的设计--手动签到（附赠名片）、二维码签到（用于活动抽奖）等。根据活动的需求来进行设计。 关于氛围营造： 在活动开始半小时前播放暖场音乐和视频；场外主持人提前和大家沟通，手机调成振动模式等。 第五，活动正式开始及现场管理（场地及座位协调、演讲嘉宾时间控制、电脑及音响灯光控制、摄影摄像、VIP接待、媒体接待、突发事件处理等） 关于场地和座位协调： 比如说我们准备了200个座次，而现场来了250个人，那么我们就需要调整座位、增加椅子。 关于演讲嘉宾时间的控制： 做过活动的都知道，有的嘉宾可能当天发挥得好，会有拖堂的情况。因此我们会提前准备时间提示牌，有专门人员负责掐时间，提醒老师时间，方便控制活动节奏。 关于电脑及音响灯光的控制： 这点也要注意，有的PPT播放是场内控制，有的是场外电脑控制。尤其是每一个演讲嘉宾的习惯不一样。 例如本次案例活动中，有的老师会带自己的电脑来，他/她可能发现自己的电脑连不上我们的设备，因此这些可能发生的情况预先想全，在布场时提前准备好。 关于VIP的接待： 有的嘉宾是活动开始前就来了。有的是在快到自己环节时才会到现场。因此专门负责VIP接待的同事要提前沟通好时间，避免脱节。 如果上一个嘉宾提前讲完了，而下一个嘉宾还没有到场，那么中间出现的时间差就需要主持人控场，这段时间该讲什么，怎么调动气氛，这些因素也要我们提前考虑到，做成紧急预案。 关于媒体接待： 这块内容很重要。媒体接待大家都知道，媒体接待会有专门的人来负责，提前准备好稿件、车马费、礼品等。同时要提前做好突发状况的处理预案。例如说有的媒体并未收到邀请，却来到现场，那么此时我们该怎么做？ 如果放人进场，安排坐到哪里合适？如果不让人进场，该如何合理说服？ 第六，活动结束、现场反馈表收集、现场总结会 关于现场反馈表的收集： 因为本次案例活动的目的是筛选潜在学员，所以针对活动有一个反馈表。主持人会在活动现场让到场用户填写，也会安排工作人员来发放和回收表格。 作为现场的统筹人员要做好把控，不要忘记反馈表的下发和收集。 关于现场总结会： 作为统筹负责人，我们需要在活动结束后留下工作人员，现场进行活动复盘---哪里做得好，哪里需要改进，在大家沉浸在活动氛围中及时复盘的效果是最好的，记忆清晰，反思也是深刻的。 说完以上要注意的一些细节，那么在现场时，我们要遵守四个重要原则： 第一，要分工明确 每一个环节要非常明确。 第二，要责任到人 工作内容责任到人，中间不可离岗或换岗。 第三，要适时调整 第四，要随机应变 这是非常考验活动统筹执行人的，需要靠不断做活动来累积经验。 2.5 要素9-10：紧急联络方式、着装要求
图13 这块很好理解，大家看下即可。 在这里面大家要注意两点： 第一是嘉宾及其助手的微信号和手机号必须同时都要； 第二是建议尽量通过电话与本人保持沟通，确保是本人，确保沟通顺畅。 好了，针对活动执行方案的十大要素就拆解到这里。 感谢大家的聆听。 |
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