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【连载2】文件QA的word学习笔记

2019-04-09  昵称38017...

作者:yanqiu3988   来自:蒲公英

【我是查漏补缺】

(1)      接受小伙伴们的意见,楼主已经把电脑升级为Win7+ Office2016了

(2)     楼主第一次用Office2016还不熟悉,上次找不到  的同学,你们可以点击“文件”→“选项”,就可以找到“word选项”了

        

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【我是正文】

1.   一般各公司对文件格式的基本要求有:

1.1  字体(包括中文字体、西文(英文)字体、字形(是否加粗)、字号),点击“开始”菜单→“字体”右下角下拉菜单①→弹出字体对话框,对相应内容进行设置

1.1.1         ②是大家想做99、A、正之类的时候用到的按钮,很简单,尝试一下就明白

1.1.2         文本选择小贴士:(1)全选:ctrl+a(2)部分选择:将光标定位至待选文本首字字前,按住shift键,鼠标点至待选文本末字字尾(3)整行选择:鼠标放置在文本左侧空白处,当鼠标变为指向斜向上方向时单击,可选中鼠标所在的行

1.2  段落(包括对齐、缩进、行距),点击“开始”菜单→“段落”右下角下拉菜单→弹出字体对话框,对相应内容进行设置

1.2.1 ①对齐方式一般选择“两端对齐”,由于英文单词长短不一,一段中英文夹杂的文字,一般该段落左侧对齐了,右侧就会层次不齐,选择“两端对齐”后,左右两端都对齐,打印出来就比较美观,但会出现各行文字间空隙不同的情况

1.2.2 ②大纲级别,这个设置在做目录的时候常用,在“引用”菜单→“目录”子菜单→“添加文字”项下也可以选择也可以达到同样的效果,设置为1级为大标题;2级为大标题下的小标题;3级为小标题下的小小标题…正文对应“添加文字”中的不在目录中显示(吐槽:目录里面当然不会显示正文)

1.2.3 ③缩进,这边建议大家先做一个设置,在“视图”菜单→“显示”子菜单→勾选“标尺”项

就会出现下面的标尺了

①   表示该段落首行左侧位置,②表示第二行至该段落最后一行左侧位置,③表示该段落右侧位置

所以你明白了,左侧缩进就是首行、第二行直至最后一行左侧一齐向右缩进;右侧缩进就是所有行右侧向左缩进;首行缩进一般设置为2个字符,也就是常说的(首行)段首空两格的样子;悬挂缩进2个字符就是首行顶格,第二行到最后一行段首空2格

1.2.4 ④间距,段前段后是指两个段落之间的垂直距离(经常喜欢按空格键空出间距的同学们注意了,使用这个功能空距离更方便也更好看),行距的设置就是看各公司文件格式的要求设置了

1.2.5 ⑤制表位,顾名思义,就是让文字对齐得好像填入了表格一样。首先,请保证“段落”中的  这个按钮是选中状态,然后在按键盘左侧中上部分的“Tab”键  就会出现③的向右灰色箭头,在正上方标尺处拖动就会出现②的小直角,拖动②,制表位的距离也会相应地变。应用:由于中文和英文、数字占的字符大小不一样,有时候你写这样的文字  ,中间用空格键空开就会空不齐,换上tab键就好了  。当然,你完全可以画表格来对齐,但是简单的用制表位会更方便。

1.2.6 ⑥这边是一个小技巧,你有没有过文档最后一页是空白,但是就是多了一个回车 ,怎么也删不掉,这时候把行距设为“固定值”→设置值为“1”磅,就可以解决了。

1.3  插入图片

1.3.1 单击图片后,出现“图片工具”菜单,对图片的位置①、环绕文字②、图片大小进行调整(两张图片并排放置时,尽量使图片的高度保持一致(用输入数值的方式设置,而不是目测、拖拉改变图片大小);两张图片纵向垂直放置时,尽量使图片的宽度保持一致;如果是田字格放置图片,在尽量不使图片失真的情况下,通过③处的下拉菜单,将④锁定纵横比勾掉,以细微失真换取文档整齐)

1.3.2 由于光线等问题,造成照片不清晰的,可以通过“亮度”、“对比度”(word2007)/“更正”(word2016)使图片更清晰(有兴趣的同学可以研究一下photoshop的变形功能,可以将多边形的图片拉伸为矩形)

1.4  插入表格,比较简单,看一下楼主标出的这些功能知不知道,知道就算会了,“重复标题行”→表格跨页时使用该功能,以保证每一页都有标题

1.4.1      接着刚刚的制表位说一下,如果实在玩不转,可以绘制表格来填入文字,最后将表格设置为“无框线”就好了,但是记得把查看网络线选中,不然你画的表格在哪里就只有电脑知道了。

1.5 页面设置,“布局”菜单→“页面设置”项下拉菜单,设置页边距、纸张方向、纸张大小等,注意“应用于”选项,是整篇文档还是插入点之后还是本节(节的概念我们下面讲)。

【每次记几个快捷键】

Ctrl+B     字体加粗

Ctrl+I      字体倾斜

Ctrl+L     左对齐

Ctrl+R     右对齐

Ctrl+E     居中

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下次我们讲1.6 同一文档中纸张方向不同如何设置、页眉页脚分章节变化如何设置

如果你的文档阶段性结束了,A4纸下面有大片空白,直到下一页才开始写内容你会怎么办?直接回车、回车、回车…到第二页吗?大家先想一想,我先放一张图片,看看对大家有没有启发。

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