|
实践总结 1、 小写金额阿拉伯数字转换为中文大写金额形式。此项工作手动输入历来是最耗时间还容易出错，解决这个问题可以编辑函数、调整单元格格式、自定义函数或加载插件工具转换。【财务、造价、其他】 2、工程量计算表达式处理计算结果如：1+2*3=7。可这项工作，手动要么直接输入等于号=1+2*3，这样非常不直观，要么自定义名称函数公式处理复制，批量一次性整列处理，用"查找、替换"功能整列；或用插件自动结果处理功能。【造价】 3、工程量计算表或销售数据明细表是否可以高效处理同类数据汇总统计：高效方法：可以去除重复值用SUMIF函数汇总，数据透视表、或用插件一键汇总。【造价、其他】 4、材料明细数据筛选，如一个项目工程有若干个单位工程相应就有若干个材料明细表几千条以上数据，需要统计汇总；高效方法：用统计汇总函数、数据源、数据透视表或插件统计功能批量快速处理。【仓库管理、造价】 5、批量替换的用法是经常可以用到的：比如某单元格有“米黄大理石25mm”、另一个单元格“鱼肚白大理石20mm”等等，我们需要替换掉前面石前面五个字,保留厚度。 用快捷键CRTL+F调出查找和替换对话框，查找内容输入：*石，替换为不输入，全部替换。即可全部替换掉。保留为25mm、20mm。【各行业】 6、一键提取工作表名、文件名、文件夹名称。有时候我们一个工作簿有几十个工作表需要做成一个汇总，对每个工作表标签名称进行输写复制，手输是一件很麻烦的事，无法常规提取，高效方法：通过VBA或插件一键提取工作簿中所有工作表名、整个文件夹内所有子文件夹名称提取，一个文件夹内所有文件名称提取。【各行业】 7、对当前工作表、跨工作表的同类同样的项目一键批量自动连接引用当前行数据。如：工作簿内不同单位不同户型在不同工作表，需要对所有相同项目名称或项目特征的清单条目进行价格数据公式引用或数据替换(如第一个表内B5单元格有“水泥砂浆找平层”，其他所有工作表也有，且条目行数若干，需要横向把E5,F5,G5,H5的数据引用或填充到任B9或B25等任意行有“水泥砂浆找平层”的这个名称的E~H相应行的单元格数据内)。一般手动引用或填写、筛选出来再填写；如果有多个工作表，用VLOOKUP函数公式已算快捷了，再高效的批量方法只有用插件能迅速快捷完成。【装饰造价、统计、其他】 8、批量修改命名文件 ，一个文件夹内有很多文件，一次性把一文件夹内所有文件名批量插入如同名标签,替换掉同样的字符。高效方法：属性操作系统l本身未能提供该操作功能，只能通过加载插件工具形式完成。【各行业】 9、工作簿内如何进行工作表标签名称批量修改、批量打印、批量删除、批量隐藏？常规可以用SHIFT+鼠标工作表形式选定工作表操作，高效方法用VBA或可以用插件对当前工作簿内对应工作表名进行批量操作。【各行业】 10、有若干份签证，审计审核后放在不同的文件夹内，如签-001，签-002，每个文件夹都有一个不同名称的工作簿，每个工作簿内第一个工作表是汇总表，格式相同，高效方法可以用插件跨工作簿一键获取不同签证的汇总值。也可以进行区域取值，取汇总某部分区域如B5:D10,把此部分数据一次提取到汇总到的一个工作表内，E飘云插件操作比较简单，支持子文件夹。内置功能Power Query可以数据源-新建查询-工作簿操作来实现，当数据源改变时，只要点刷新就可以刷新数据，不过不熟练操作的用户比较复杂只是相对当前文件夹操作（Power Query其实也是Excel2016官方插件，也是数据分析的一个组件，对于造价专业不是很契合，可能过多适于金融数据分析)。【造价】 11、某些软件导出表格后，生成每页一个标题，标题的行数可能是一行也可能是三行五行？一个工作表可能多达几十页,标题有合并的也有没合并的。我们只需要保留最顶的标题，中间标题全删除。常规操作,一行一行删除或筛选出来后批量选中删除，如是列标题只好进行行列转置后筛选操作再转置恢复。想要高效快捷操作方法的VBA代码或插件。 【造价、其他】 12、关于财务出差单、报帐单、固定模板表、造价类的综合单价分析表批量生成：这是难点，非常耗时间，在很多年前造价专业没有计价软件时，最早用手分析，后来用表格分析，目前用表格要求分析表的很少，但还是有。根据个人用表格的经验，首先在分部分项工程量清单表内进行横向人材机分析，再参考批量生成固定模板功能的定位单价分析表。根据明细数据条目生成不同的固定单据表。高效方法可通过插件对应位置定位，进行综合单价分析表批量生成。确定表格是固定的，或每个分项数据是多少行以内，清单条目横向分析在投标报价时填写好。再根据这个模板把数据填入到相应的固定表格内。最早之前个人是用VBA根据每次不一样表格要求修改VBA代码生成相应的分析表。【财务、造价、其他】 13、如何把一个文件夹内所有工作簿的工作表一次性合并到一个工作 簿，而不改变工作表任何数据；用手动打开一个另一个去选定移动是一件很辛苦也很无聊的事情，快捷高效就是用插件一键合并后以工作簿的名称分表排序，数据仍是各个工作表形式。这种常规功能各类型插件都有。【各行业】 14、 文件从各位文件夹集中分发，或从子文件夹集中到一文件夹。此项工作最适合资料文件扫描后批量集中分发到不同类别文件夹，完全没有必要一级一级文件点开后再剪切放置，如果这样操作完全不适于高效办公的理念，当然这类操作也没有太多巧妙的办法，只能借助插件功能，在一个界面把文件分发或集中起来。本功能公众号有共享详文章：不同文件夹内文件一键集中、批量移动文件、分发文件共享工具 【资料、文职、造价、其他】 15、两个以上工作表数据如何横向水平合并。意思即把当前工作簿的不同工作表数据按顺序水平排列到一个工作中，这是相当于把每个工作表的数据复制到一个工作表中，方法不多，手动复制是其中一个，批量处理，2016可以内置数据-新建查询，VBA方法也是另外一个，如果要完美复制插件是最高效的方法之一。【各行业】 16、 两个以上工作表相同区域数据横向水平集中到一个工作表中。如不同工作表选定区域B2:G10区域数据合并到新工作表中，这是把若干个工作表相同区域的数据汇集到一个工作表中，操作应用，VBA方法也是另外一个，如果要完美复制插件是最高效的方法之一。如果只是单纯汇总值的话可以用工作表组的形式操作，要复制数据顺序放置就只好用VBA或外置插件了。【各行业】 17、跨表(两个以上工作表)不同区域数据集中或分发到不同的工作表位置中。 比如每月要从一个工作簿中：A工作表复制区域A1：H3到B工作表的B2为起始的单元格区域，C工作表复制区域B1：H5到L工作表的L2为起始的单元格区域，等等若干区域复制，这是没有规律，但每个月的工作簿内工作表名、复制数据区域都相同，表格格式是固定的。总结：每次工作簿内所做的事情没规律，但每月所做工作是相同，嗯，就是这个规律。【各行业】 18、文件的管理工作是很多用户头疼的问题，经常看到一些同事用搜索软件。大家觉得挺好用的。如果管理的比较好，分类统一标准，层次清晰，还是能很快找到自己的文件，完全不需要搜索文件。这个问题只是在这里提醒一下大家可很好的管理和节约时间，前面有篇文章提到过，大家可以参考参考：用文件式的管理方法管理各类高端人才库资料(巧用Excel链接) 这类问题无需插件也能达到自己的想要的效果。【各行业】 19、模板范本的重要性：知识需要积累，工作经验也需要积累，当今社会处在一个飞速发展的时代，智能化发展更是解放了人类的双手双脚，也给我们的工作带来了挑战、压力，如果我们还不充分利用已有资源或可借用的资源来高效解决工作问题，那我们就会变成算筹、珠算盘一样的古董迟早一天被尘封淘汰，扯远了；虽然我们常在网上找资源类似资料，但我们大部分朋友很少把一些常用分别归类做成模板、示范文本，往往想起来好象某次工作做过，然后一个一个文件夹里找文件；我们可以隔过季度或半年想想哪些需要常用频率比较高资料汇集整理出来；再久一点就有点记不清了，在这里聊聊，主要是说表格，一份表格重新构思是需要花费很多时间的，所以，把常用的一些表格格式范本整理出来是非常有必要，如每次建立的表格标题、字体、框线格式、打印区域等等，整理习惯了久了，到用时就体会出这类工作方式的方便，也给自己节省出很多工作时间，高效办公也体现在好的工作习惯。【各行业】 20、公式、函数的批量复制。关于公式与函数大部分用户都能使用复制功能，公式的相对引用(H5单元格=G5*F5)是随着单元格的变化而变化，从上往下拉复制单元格，H6=G6*F6;这是通常的操作方法；一般的简单公式没什么问题，抬手就能用键盘敲出来，但是复杂的公式编辑或构思的时间才是重点，耗费时间最多的地方，一个函数久了再熟练也会忘，年轻记忆力再好，也架不住要记的知识或事情太多。可以把一些需要用到的函数跟我们实际用到实例存底，保留到一个工作簿内，建立目录链接，每次要用，当想不起来时，就打开复制使用，当然也可以做成一个个人加载工具工作簿一键点击菜单调用。【各行业参考】 21、单元格、单元格区域处理。单元格的概念相信大家都知道，A1或B2指的就是一个单元格，单元格区域指两个或两个以上单元格如:A1:H5,B3:E10等,整列或整行等都属于单元格区域，我们要尽量减少整行或整列的批量格式或公式处理，现在2013版单列有1048576个单元格，单行有16384个单元格，在自动重算的设置将极大的影响我们的运算或检测速度，占用内存容量。当然，凡是涉及多个连续单元格的可以先选择该区域，再设置相关格式、元素，格式刷也可以用来全部复制，但会全部覆盖原格式。这里说的单元格区域就是你的数据范围内设置、选择，数据范围外的空白单元格能不涉及则不涉及，将大大提高程序运行效率。单元格区域批量工作中主要有哪些呢？如字体、大小、颜色处理，整体添加或插入字体符号、替换文字、改变英文大小写、提取文本或数值.....【各行业参考】 22、同类项目单元格合并处理。单元格相邻的内容相同时想进行合并处理，如A1、A2、A3单元格都是广东省，A4至A6都是江苏省，这个手动方法只能一个一个合并单元格保留最左上角文本，取消合并单元格后一个一个区域复制，快捷方法用VBA或工具了。如下图：选中A1：A6区域一键完成。【各行业参考】 23、跨表多个工作表求和问题。跨表求和有多种情况，分表数据位置：有求和数据每个表格的位置相同的情况、有在同列最末行不相同的情况、也列不相同但在最末列的情况、也有在标题下第一行的情况、或每行小计值前面都有统一的"小计"文字，这些都是求和的共同规律或共同点，同位置的我们可以用工作表组功能小计即可参考公式：=SUM(Sheet2:Sheet4!E10)求表2表3表4的E10单元格合计。其他形式求和快捷方式要么预先用函数建立好链接，但每次每张表来建立是比较麻烦，可能表格建立并不是由你主导，这个时候需要用到批量处理方法是用VBA或插件相关功能快捷处理。【各行业参考】 23、列与列之间数据或文本对比。列与列数据或文本的对比，如A列与B列相对应单元格之间内容判断，这类情况经常出现，一般都是按顺序同行不同位置对比，常用处理办法是增加辅助列然后用函数IF(A1<>B1，"对"，"错")判断结果后进行识别，筛选操作与修改相应的单元格数据，函数也可用于不同工作表之间数据判断，当然快捷的是VBA或插件工具。一键完成。详E飘云审核工具-跨表两列纵向对帐功能。 24、小结：总结起来工作中其实还有很多类似的问题可以高效批量处理如：数据类跨表或跨簿链接、智能摘取分析、定时统计提醒保存等，但每个人工作职能、岗位、内容不同，碰到的问题也不尽相同，总结就说到这里，上面这么多问题无非是一个操作规律，现分享一个高效规律给大家。 高效规律：1、能导入的不复制、能复制的不输入；2、重复的步骤尽量一次操作完成(最先或最后统一设置)；3、发现共同点或相同规律，第二次之后实现一键完成(实现这一步要熟练软件功能或借用插件功能与专业逻辑)；4、标准化、规范化作业（即软件操作标准化、工作标准化)，为高效办公创造条件。【各行业】 插件 说明： 本文章所说，有很多操作是可以常规操作或EXCEL程序内置功能，有一部分是共享插件可以实现，还有一些属于注册版所有，本文章所说的问题在本公众号（EXCEL飘云研究所）都有相对应的主页文章。 (1) 共享的下载地址：关注本公众号后：点击菜单-下载链接-下载地址。 复制网盘地址下载即可安装使用。本公众号附属的免费共享工具。《EXCEL与WPS插件飘云V2.51共享版》前面在一些实例功能也在本版本中提供下载。 (2) 注册版地址如下： 一、228_Excel飘云(插件)-精典功能动态演示：网盘下载链接：https://pan.baidu.com/s/1KHuYGWnh_QxNh9wmuRd3nw 二、插件拍卖地址栏复制链接到浏览器地址栏：或在淘宝主页搜索"E飘云" https://item.taobao.com/item.htm?spm=a230r.1.14.1.3c09c4a0LnQEIH&id=577970115041&ns=1&abbucket=13#detail |
|
|
