作者：文鳐地产律师团队
编者按：
房地产并购作为商业并购中的垂直细分领域，除囊括常规的商业并购内容以外，还呈现出房地产行业的核心特征：即周期长、投入大、风险高。且房地产并购项目具有很强的个性化，即使是同类型的房地产项目，对并购交易的安排也存在巨大差异。
现阶段，因政府对房地产的调控力度不断升级，房地产企业开展并购的实质需求大多是获取资源。为尽可能的降低并购风险，律师在提供房地产并购法律尽职调查服务时，也需围绕并购交易目的对交易标的进行全方位的核查，其中对各项原始档案资料的调取则属尽调工作的重中之重。
实务中，律师通过走访房地产项目所在地的政府主管部门调取各项档案资料，但因不同的政府部门有不同的查档要求，且会随着政策的变化而变化，若律师仅依靠经验主义，极有可能因手续不齐全或者不符合查档要求而无法办理。
为解决上述问题，文鳐团队根据过往承办的项目经验，深入总结了一套关于“房地产并购法律尽职调查档案调取”的操作指引，下面与大家共同分享。
指引一：查档前的准备
（一）明确查询事项及查询时间
查档前，事先通过电话咨询需走访的向主管部门，明确待查事项是否属于该部门的职能范围，并明确待查事项的时间段，如明确需查询项目地块2015-2018年期间的土地抵押情况并调取相关档案资料。
笔者办理的某起房地产并购尽职调查项目，在档案调取工作中发现，项目所在地市2017年曾针对土地抵押登记实施一项新的管理办法，该办法规定2017年6月25日之前发生的土地抵押登记属本市国土资源局管辖，2017年6月25日之后发生的土地抵押登记则属不动产登记中心管辖，而项目地块在该时间节点前后均办理过抵押登记。经办律师通过事先咨询，分别准备手续资料，先后走访上述两部门，最终顺利完成了项目地块的抵押情况查询并调取了原始档案。
（二）明确地址
实务中，同一个政府部门有可能分几个地点办公，且每个办公地点可查询的内容不一致，查档要求不也不一致。
笔者在办理的某起尽职调查项目的查档中就曾遇到，某市国土资源局分别在几个不同的地方办公，如查询土地抵押情况需到A科室，查询土地闲置情况需到B科室，查询土地权属情况又需到C科室。
（三）明确工作时间
如前所述，不同的主管部门或同一主管部门的不同科室，在工作时间安排上存在一定的差异，如未事先确定及上门走访，极易出现“三顾茅庐”或“吃闭门羹”的情况，极大的拉低工作效率。
因此，经办律师应提前确定需走访的主管部门的工作时间，结合路程的长短统筹安排调档的时间，提高查档效率，加快推进工作进程。
（四）准备授权委托书
《不动产登记资料查询办法》规定，不动产权利人、利害关系人可以申请查询或委托代理人代为查询不动产的登记资料。实务中，以律师身份查询档案资料需提交大量的证明材料，且主管部门的审查标准更为严格，鉴于此，出于提高工作效率的考量，以权利人（即项目公司）的身份调取档案往往更为方便。
因此，经办律师在查档前应于目标公司沟通，提前出具授权委托书，由目标公司委托其员工代为办理档案调取工作，律师一同前往进行工作指导即可。
（五）写明调查事项
授权委托书中应写明调查事项，如“申请查询【】公司名下土地权证号为【】的土地某年某月某日至某年某月某日之间的异议登记情况”，并列明宗地编号，坐落等信息。既有利于工作人员查找，也利于快速完成查档工作。
（六）注意材料份数
律师向目标公司申请在查档申请文件上盖章时，应注意备足相应的份数，建议每份文件准备4份以上。因在查档过程中，有可能无法一次性查询完毕或者需要到不同办公地点的部门查询，而每一次查询均需重新提交一次申请材料，若申请材料的份数不够，届时律师还需再次目标公司提出盖章申请，如此一来既延长了查档的时间，也耽误了工作进程。
指引二：档案调取申请文件清单
实务中最常走访的主管部门包括工商行政管理局、不动产登记中心、国土资源局、车管所、房产局、城建档案管等，以下列举对应所需的申请文件以供大家参考：
（一）工商行政管理局
档案调取申请文件包括：
1.公司营业执照（原件+复印件，复印件均加盖公章）
2.委托人身份证（原件+复印件，复印件均加盖公章）
3.授权委托书/介绍信
（二）国土资源局/城建档案馆/不动产登记中心
1.公司营业执照（原件+复印件，复印件均加盖公章）
2.拟查询资产（土地、房产）的权属证件（原件+复印件，复印件均加盖公章）
3.委托人身份证（原件+复印件，复印件均加盖公章）
4.授权委托书/介绍信
（三）车管所
1.公司营业执照（原件+复印件，复印件均加盖公章）
2.拟查询车辆的机动车登记证/行驶证（原件+复议件，复印件均加盖公章）
3.委托人身份证（原件+复印件，复印件均加盖公章）
4.授权委托书/介绍信
指引三：档案调取内容及目的
因各主管部门的职能不同，其可查询的档案内容也不一致，鉴于房地产并购法律尽职调查所需调取的档案资料过于庞杂，以下仅选取其中较为重要的档案内容进行列举，明确档案资料调取范围，同时也对各项档案资料的调取目的予以明确：
（一）工商行政管理局调取档案
1.电脑咨询单
【查询目的】
可直接查明目标公司的基本信息及存续情况、年检情况
2.公司设立材料
（1）验资报告
（2）资产评估报告（非货币出资）
（3）财产转移凭证
【查询目的】
若目标公司于2013年以前成立的，通过核实验资报告来证明股东是否已经履行出资义务。若股东有非货币性财产出资，核实该财产是否经过资产评估，是否已经过户。若涉及股权并购，判断委托方将来受让股权后是否承担连带补偿责任的风险。
3.目标公司变更材料
常见的公司变更内容有：公司名称变更、住所变更、注册资本变更、经营范围变更、公司类型变更、章程变更、股东和股权变更。
（1）目标公司作出变更决定的董事会决议、股东会决议、变更前的公司章程、章程修正案；
（2）目标公司董事会、股东会议事规则
【查询目的】
核实目标公司历次变更的事项是否符合公司章程以及法律法规的规定。其中重点审查股权及股东的变更，若是股权并购，拟转让股权的合法性直接影响到并购的实施；若是资产并购，公司股东是否合法持有股权，是否可以行使股东决策权也直接影响到并购的实施。
4.股权出质材料（如有）
有效的股东会决议、《股权质押合同》、股权出质通知书、股权注销通知书等。
【查询目的】
核查股权出质程序的合法性；《股权质押合同》对公司股权转让、资产转让是否有限定性条件，如果有，是否会影响本次并购目的的实现；分析材料并向委托方披露因股权质押产生的并购法律风险，提出解决方案。
5.股权查封材料（如有）
【查询目的】
股权被查封后，在查封期间股权不能办理转移登记。故在股权并购中，应重点查询股权是否存在被查封情况，一旦被查封，转让方有可能无法真正受让该股权，成为合法的实际权利人。
（二）不动产登记中心/国土资源局档案调取
1.土地取得原始资料
（1）《国有建设用地使用权出让合同》
（2）《国有土地使用证》
（3）《结清地价款通知书》
（4）《契税完税证》
【查询目的】
核实目标公司/转让方取得土地的程序合法性，以及是否缴清土地出让金、契税。
2.土地抵押情况
（1）借款合同
（2）担保合同
（3）抵押合同
（4）最高额抵押合同
（5）土地他项权证
【查询目的】
统计土地抵押金额及目标公司的负债情况；了解借款合同、担保合同中是否有限制土地使用权转让或股权转让等影响实现并购的特殊条款；分析材料并向委托方披露因土地抵押产生的并购法律风险，提出解决方案。
3.土地查封情况
（1）司法诉讼文书，如土地查封申请书、民事裁定书、判决书等
（2）土地查封查询证明
【查询目的】
了解该土地存在的查封、轮候查封、查封原因、查封金额、查封期限；核实该土地是否有被拍卖、变卖的风险；向委托方披露因土地查封产生的并购法律风险，提出解决方案。
4.土地异议登记情况
（1）土地异议登记查询证明
（2）异议人提交法院的诉讼文书
【查询目的】
土地异议登记程序是否合法有效，若异议有效，是否会影响实现本次并购的目的；若异议失效，是否已经注销登记；分析材料并向委托方披露因土地异议登记产生的并购法律风险，提出解决方案。
5.土地闲置情况
（1）《闲置土地调查通知书》
（2）《闲置土地认定书》或《不予认定闲置通知书》
（3）《国有土地出让合同》
（4）《国有出让合同补充协议》
【查询目的】
该土地是否存在闲置，若存在，查明政府部门认定土地闲置的原因，是政府原因还是企业原因；核实该闲置土地是否存在被政府无偿收回的风险；分析材料并向委托方披露因土地闲置产生的并购法律风险，提出解决方案。
