1这个话题起源是一个来找我做咨询的同学小M。 她的苦恼是工作多到爆炸，天天加班，感觉自己永远被同事和领导催促着往前走。 但即使是这样，工作还是经常出现纰漏。 有一天他的领导问她，小M，之前的这个项目复盘会议你安排了吗？ 当时她是懵的，因为她已经忙到把这件重要的事情给忘记了！ 她跟我述说的时候，非常的沮丧。 为什么感觉自己那么忙那么努力，但是同事和领导却没有给很高的评价呢？ 我让她梳理了一下她接下来几天要做的事情，她画了一张思维导图。 上面密密麻麻是各种各样的事情，单单“其他项”，就占半页的篇幅。 我看完坦言告诉她：我只看到你很忙，我没有看到你做的事情有多重要。 2事情多而且忙，这是一个问题。可这个问题背后是有什么原因造成的呢? 要做的事情无穷无尽，而我们的精力每天是固定的。以有限的精力去做无限的事情，就是我们的问题。 这个问题可以用一个词来解释，就是“稀缺”。 精力稀缺，时间稀缺，认知稀缺，金钱稀缺。 我们的人生就是伴随着“稀缺”这个词的。 有了稀缺，才有了问题。 我们当然希望在工作中，有无穷多的时间，有无穷多的人可以寻求帮助。 可是，这不可能，稀缺是永远存在的。 有了稀缺，才会有选择。 在工作中来者不拒的人，不可能做好自己的工作。 觉得生命什么都重要的人，往往意味着什么都不重要。 所以面对一堆的工作，你怎么选择，决定了你的工作成就。 3怎么选择，就要看你怎么分辨的能力了。 如何分辨工作中什么是重要的，什么是不重要的呢？ 我给小M说了一个最简单的方法：对工作进行分类：把工作分成：项目和日常。 日常是指每天或者固定周期都要做的事情，比如小M每天都要负责社群微信群内的信息整理，每周要出周报··· ··· 项目指的是有一定周期，有起止时间的事情。比如小M负责了一个课程项目，涉及课程的研发，物料的准备··· ··· 我让小M用项目和日常两个分类重新梳理了一下自己的工作。
我指着她其中一项任务问她：跟设计师沟通物料设计，是项目还是日常？ 她开始有点自信了，告诉我说，这是项目中的一个事情，不属于日常。 4分清了项目和日常是第一步。 第二步，就是如何处理这两个分类的事情了。 我们先来看日常。 日常是周期性经常要做的事情，这部分如何让自己更快更高效率呢？ 我问小M, 微信群的数据整理是你每天都要做的，那你有没有整理出步骤和工具？ 步骤和工具？都在我脑子里呢。 我给她的建议是：整理出来，变成可视化的东西，比如文档，比如流程图。 原因有2个:
什么叫工作效率，就是把重复性的日常，优化流程，采用效率工具。 我举一个我自己的例子： 我刚毕业的时候，发现我的师父是两台显示器，而我只有一台。刚开始我以为是公司偏心眼，但是后来我才知道，大家都是一台，只不过我师父自己再买了一台。 他告诉我说，加一台显示器，工作的的时候双屏可以极大提高他的工作效率。 这个小小的启发一直影响我到现在。只要能提高工作效率的，都值得花钱。 因为你每天都要用，每天哪怕提高10分钟的效率，5年下来，10年下来，也是一个惊人的效率提升。 5我们已经知道了日常的工作可以靠流程化和工具来提高效率，那项目呢？ 我给小M的建议是:
第一个建议“80%的精力放在项目上”原因是什么呢？ 因为只有项目才是你的绩效成果。 你很忙，但是你老板看不到你的成果。 这个成果，主要就是项目的成果，而不是日常事物的成果。 日常事物是你这个岗位必须要做的，是你的作业。 项目，是你真正让领导“啊哈！”的地方，是你的作品。 第二个建议用黄金圈来思考。 黄金圈的作用，是让我们永远从为什么先开始思考。 为什么我们要做这个项目，请从领导的角度，从合作部门的角度，从客户的角度分别取思考看看，为什么我们要做这个项目。 想不明白，就去问。 如果没有搞清楚为什么，直接去想怎么做做什么，那就像是在船上建高楼大厦，建再高也没用。 因为“WHY”是动机的源头，强迫你像老板一样思考，像客户一样思考。 当你面对很多事情的时候，为什么要选择做这个而放弃那个，就是比较两件事情的“WHY”。 有了黄金圈，重要紧急的矩阵才能发挥作用。 6最后我和小M总结了一下这种简单的工作方式：
小M根据我的建议重新对自己的做了一轮梳理，然后按照项目和日常重新画了一张思维导图。 她告诉我：六哥，这样一梳理，我一下子就明白接下来哪些我需要去专注做好，哪些我可以放弃，或者委托给别人了。 另外，我还有一个发现，如果我这样去跟领导汇报工作，他应该非常好理解我当前在做什么了！ 我点头称是。 因为你把工作可视化了，让领导理解你在做什么，这是向上沟通的最佳实践。 |
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