总埋怨工作琐事太多？你不知道的认知懒惰正在拖垮你！

xrj5857 2020-12-11

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目录：
一、职场琐事太多，自身价值不能发挥，如何面对？
二、用Omnifocus做时间和精力管理，教你提升工作杠杆率
三、写在最后

一、职场琐事太多，自身价值不能发挥，如何面对？

像我朋友这样的例子还不少，日常工作陷入了一堆的琐事中，干不好被人说，干好了也没太大价值。长久下来，要不陷入自我怀疑和焦虑期，要么就习惯了温水煮青蛙一直这么干下去。

其实，进入职场后，每个人都需要对自己的工作负责。不只是对自己的工作结果负责，也要对自己的工作发展负责。像我这个朋友就是有典型的工作管理的问题：别人给的任务都来之不拒，而且工作时经常觉得有事没有做，却总是想不起来，久而久之就陷入了越来越多的琐事和持续性焦虑之中。背上的压力越来越重，自身工作价值却越来越低。

这是职场真实的现状，背后的原因是工作认知和价值判断的问题。有朋友依赖跳槽，一年跳了三四家发现每家都一样，才醒悟太阳底下无新鲜事，跳槽并不能解决问题。要从混乱的现状中脱离出来，需要自己去更新认知和工作习惯，忍痛走出不做工作管理的舒适区。

如何做工作管理，或者说工作时间和精力管理？我们都知道一个名词是工作杠杆率：当你的工作边际效应越来越小，也就是做一些重复、机械、简单的低工作杠杆率的工作时，是无法满足工作发展的要求的。要达到最大的工作产出，需要尽可能投入精力在高工作杠杆率的工作上。

工作杠杆率

要提升自己的工作杠杆率，有几个方法：

1、分解出高工作杠杆率工作，重点投入时间和精力，并提升工作管理和执行效率。

2、减少杠杆率不高但必须要做的工作的时间，或者提升该工作所能带来的影响力。

3、将突发性、重复性任务统一集中处理，减少工作精力消耗。

4、在工作时不断用产出强调自己的工作效果，争取到更多高杠杆率的任务。

二、用Omnifocus做时间和精力管理，教你提升工作杠杆率

Omnifocus是一款成熟的时间/任务管理软件。一直以来，也都习惯用Omnifocus做自己工作的时间和精力管理。这篇文章也是借这个工具介绍一下自己管理工作管理的认识。如果要做好工作管理，实际上工具不重要，重要的是做事情养成关注时间和精力管理的习惯。

工作时间和精力管理

1、把目前的工作内容分类

当接手一份工作后，需要根据岗位职责和任务属性进行分类。比如说按照专业领域分类，按照重点客户，按照项目类任务以及非项目类任务等。

分类的目的是因为每个人的精力和时间有限，但事情是永远也做不完的。尤其是对管理人员来说，需要特别明确自己的工作重点，把时间和精力投入到最重要而且能带来最大产出的事情上。

我的工作内容分类

进行分类的方法：第一个是可以通过岗位在公司的职责，岗位在行业的定位，分类出更加清晰具体的职责范围。第二个可以按照任务的时间周期：短期的、周期的、长期的、临时的。哪一个分类的内容是你现阶段需要重点关注，也是可以带来最大化价值的，自己心里要有一杆秤。

对于高工作杠杆率的工作，多投入甚至投入大部分精力来完成。杠杆率低但是又必须做的基础工作，尽量分配出去或者提高效率。那些非必须做的事情，优先级可以就放到最后。

我一般是按照项目（短期重点项目和长期项目）、工作职责和临时任务进行分类。非临时且非项目的任务，作为二级分类归属到工作职责里面。

2、用Omnifocus进行工作任务分类和管理：

1）对任务进行组织和管理：

对于新项目：

项目的整体流程，会按照PDCA模型，计划—执行—检查—处理4个步骤进行处理。

PDCA模型指做事情的时候，会先做整体的计划（P），然后去实际执行（D），执行的过程当中不断检查完成进度和执行效果（C），并根据实际效果，分析可能出现的问题，提出解决方案，然后进行改进（A）。对于需要持续跟进的项目，也是在不断的优化中不断执行。

具体的做法，当我接手一个新项目的时候，会先在Omnifocus中建立项目清单，拆解为单独的可执行和跟进的任务，分配好完成时间，对接人，每日跟进完成进度，到时候按照Omnifocus的当日任务提醒进行执行就可以了。

以一个旅行项目为例

周期性任务：

每天每周需要做的，我一般分配到对应的工作分类里面，然后设定重复时间，进行执行。这部分工作算是基础工作，保证正常工作开展的保障，但时间久了会有重复机械的问题。针对周期性工作，除了做好提醒避免遗漏之外，也会定期进行整理，把能分配出去的分配给其他人或者代理商，只保留最必要的任务。

临时任务：

对于临时的任务，按照2分钟原则，如果2分钟之内能完成的就快速完成。如果完不成，就先记录下来，后期转化成项目或者任务进行处理。

2）如何更高效处理任务：

1、每日任务清单：

每天晚上我会整理第二天的工作，打上旗标以及场景标签，第二天根据标签，对旗标上的工作进行处理。打上Office-important是第二天首先需要解决的工作。Office DeepTime是需要半小时以上沉入式工作的任务。Office-2min是2分钟任务下班前的总结。后面的是在家里以及用手机或者外出的场景标签下需要完成的任务。