人事流程线上化，就是将表单电子化吗？

人事流程线上化已经不是啥新事物了，但这仅仅意味着将以前的线下表单电子化吗？一定不是的。

谈到流程，我们不得不先做三点澄清：

■ 分清“业务流程”和“审批/审核流程”。很多时候，当我们问到某家企业的HR，其流程有没有线上化的时候，得到的答案是肯定的。但当我们追问后，发现他所谓的被线上化的，只是审批/审核通过OA，并不是业务流程。谈到流程，大型企业的HR往往会吐槽“复杂”，不同的部门、分子公司、业务板块差异大、个性化需求多。但如果我们稍加分析会发现，对于人力资源流程，差异大、个性化程度高的往往是“审批/审核流程”而不是“业务流程”。

由于业态、文化和管理理念的不同，不同部门、分子公司、业务板块在管控上存在差异是很正常的。大家只需明确各环节不是盲批、盲审，而是确实有决策和判断的必要性，确实存在风险需要专业人士给予意见或建议的。对于诸如入、离、调、转、续等，人力资源业务流程，由于其属于支持流程，底层逻辑都是服务于劳动关系合法合规、人力数据和成本的正确性。所以，企业间的起止点界定和环节前后关系可能存在差异，但在一个企业内不会有太大的差别。

■ 分清“审批”和“审核”，“审批”是业务判断，是拍板、决策；而“审核”是专业意见和建议，是审批人决策判断的重要参考。关于“审批”和“审核”，很多人都混为一谈，甚至当事人对自己的角色都不明确。

■ 分清“管控流程”和“服务流程”，“管控流程”的目的是：合规、风控及资源的有效利用，“服务流程”的目的是为服务对象提供便捷、高效、温馨的服务。人事流程通常兼顾这两种属性，我们需要进一步分清哪些环节属于“管控”环节，哪些属于“服务”环节，如：入职前的背景调查就是典型的“管控”环节，而入职手续的办理服务属性就会更强。

理解了这三点差别，我们在设计线上流程时，才能更加有的放矢、有条不紊，而不至于被牵着鼻子走，或陷入现状无法自拔。

那么企业在人事流程线上化的过程中要关注哪些点呢？

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关注七化，再造流程

首先，我主张，人事流程线上化，是“数字化”不是“信息化”，其差别在于：“信息化”是用软件工程技术局部支撑和改良业务；而“数字化”是用数字化技术重塑和转型业务本身。

所以，我们首先要趁此次来之不易的机会，再造我们的业务流程，尽可能做到标准化、规范化、简化、自动化、自助化和人性化。即：业务流程的大环节尽可能标准化，坚持剔除流程中的非增值环节，审批、审核流程设计有效、执行到位，经办人员操作规范、可追溯，尽可能通过自动化手段提高工作效率，和客户及用户的交互尽可能提供唾手可及的自助化手段，流程和界面设计做到人性化。也要特别关注数据，这一堪称流程血液的规范性和一致性。

02

管控前置、内化

其次，在线上流程设计时，我们应尽可能把法律、法规、政策、规则固化在系统中，让管控前置、内化。举个简单的例子，员工个人信息的采集在很长一段时间都是HR们的痛，其及时性、准确性和全面性，不仅造成了企业资源的浪费、成本的增加，还给企业带来了很大的用工风险隐患，在遇到工伤、诉讼时更别提多被动了。

而今天，很多企业采用了“预入职登记”的方式解决了这一问题。他们要求新员工，在入职前通过一个网络站点完成个人信息的填写和个人资料的提交，不完成就无法进入“入职办理”环节。这一简单的流程变序（由过去入职后提交，变为现在的入职前提交），就是巧妙的使用了前置的方式。不仅信息的及时性和全面性得到了有效的保障，让HR的工作变得主动，效率大幅提升，还通过系统纠错、字段校验等方式大幅提升了信息的准确性。

有些做的好的企业，还采用了简历解析技术，大幅减少新员工的信息输入量。还有些企业在这一环节引入了电子签，要求新员工对自己补充、完善的个人信息进行声明，这一小设计在遇到劳动争议时，无疑是对公司利益的有效保证。最近，HR圈子里流行的“入职小程序”，其实就是基于微信小程序这一即用即走、极轻的小工具，将这一问题解决的更加便捷、有趣，甚至延展到了入职体检等其他入职准备环节，线上劳动合同/人事协议签署，线上新员工入职培训及其他入职通关任务，串起了整个入职、转正流程。

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特别关注“客户/用户”视角

最后，在线上流程设计时，我们也要特别关注“客户/用户”视角，从经理、员工和专业用户的视角，审视我们的线上流程，指引是否简单、清晰，对于常见的风险点和重要的决策判断点是否有明确的提示，交互环节的沟通（包括：邮件触发、短信提示、PC端及移动端的门户等）是否立体、高效、不打扰；当经理、员工或专业用户有问题的时候是否可以很容易找到我们；流程是否是闭环，即：有发起，有反馈。

此外，数据赋予了线上流程很多想象的空间，我们是否可以利用这些数据打造一些线上流程的仪式感呢？如，员工劳动合同续签办理完成后，给他推送个性化的H5，恭喜他和公司续航成功，感谢他在上一个合同周期对公司的贡献，和他一起回顾上个合同周期中的一些关键数字和个人里程碑事件等。

最后的最后，我还是想说，人事流程线上化，绝不仅仅意味着线下表单电子化，而是用数字化技术再造我们的流程、甚至交付模式和协作机制。