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最近，啦啦之歌查看了不少有关机构改革中档案处置工作的知识点，试着梳理出在档案处置中需要注意的问题，以浅薄的理解列出了机构改革中涉改单位档案处置工作任务清单，供大家交流学习。如有遗漏，还请大家多多留言赐教。 依法依规做好机构改革涉及部门和单位的档案处置工作，是机构改革中的一项重要职责任务。 这是为什么呢？ 因为档案工作是各项事业发展一项重要的基础性、支撑性工作。各部门各单位档案资料是本部门本单位行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有序性，以及决策的科学性具有不可替代的凭证和参考作用。 而且档案是不可再生的宝贵资源，同时也是国家档案资源的重要组成部分。一旦丢失，造成的损失无法估量。 所以，在此次机构改革中，涉改单位不仅要做好人员转隶，资产移交，档案移交也是其中一项重要工作。 结合各地市出台的《关于在机构改革中加强档案工作的意见》文件精神，档案处置工作的职责任务用一句话概括就是： 加强机构改革中的档案管理工作，规范档案归属于流向，做到档案处置工作与机构改革工作同步推进，确保各部门各单位的各类档案完整与安全，保证档案交接和妥善保管。  如果用一段话解释，就是： 涉改单位档案处置工作以维护单位历史真实性和完整性为原则，明确机构改革中的档案工作负责人，制定档案处置工作方案。 指定专人，严格按照本单位文件材料归档范围，对历年归档文件材料和档案整理情况进行全面清点和检查，做好留存在部门或个人手中应归档各种门类、各种载体的文件材料的收集、鉴定、整理、归档、保管、清点、交接工作。 本着对历史负责的工作态度，确保原单位应归档案的齐全、完整、安全，已归档文件资料整理规范、目录齐全，保持各部门各单位档案工作的连续性，不断档，不丢失。 根据档案处置工作任务，细化档案工作内容，梳理出5个档案处置工作程序，可供大家参考。 涉改单位需要明确档案处置工作领导人和具体落实人员、科室，根据相关法律法规，明确档案的归属与流向，对档案处置工作的人员以及工作内容做出具体安排，制定档案管理与处置工作方案。 档案的归属与流向，就是涉改单位现存的档案资料需要往哪去。依据中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》的规定，结合本单位工作实际，制定出档案的归属和流向。 关于如何确定档案归属与流向，可参考以下规定： （一）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管； （二）机关撤销，业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交； （三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交； （四）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或者复制； （五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存； （六）一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。 这些规定大致意思就是说如果是机关撤销或者并入，档案要么去新的机构，要么去当地的档案馆。如果是一部分业务职能划分出去，档案材料不需要带入接收机关，那原单位档案室需要接收原业务部门产生的档案资料。 所以各涉改单位需要具体问题具体分析，跟有关单位进行协商，根据具体工作实际确定档案的归属与流向。 明确了档案处置工作的人员和机构，需要做的第一件事就是要对本单位档案数量进行清点，档案家底得清。 需要清点的档案包括机构存续中保管的文书档案及机构改革过程中形成各项交接文件的全部文书档案、人事、基建和科研等各种科技档案、会计和专业等各种专门档案、实物档案、电子档案、照片和印章等特殊载体档案。 对照本单位的文件材料归档范围，结合单位主要职能，清查散存在各内设机构和个人手上的文件材料，并进行登记造册，做到应收尽收。 收集清点的档案形成时间截止到组建的新机构成立之前。 以往档案是3月份开始收集整理上一年度的档案，换句话说，2018年度档案基本上还处于自然状态，但是根据档案有关规定，移交的档案必须是进行系统分类整理编号的档案，所以说对于还未收集整理的档案资料一定要按照相关的档案整理规则认真组织整理。 档案这两个字包涵的内容，不是一句两句就能说清楚的，大家在脑海里有个概念，按照档案内容范围划分，可以把档案分为文书档案、科技档案、专门档案等，按照档案载体的不同，又可划分为声像档案、实物档案等。 因档案种类的不同，档案的整理方式也是不同。 文书档案的整理。2000年以前的档案按照《文书档案案卷格式》以卷为单位进行整理。2001年以后的档案按照《归档文件整理规则》以件为单位进行整理。 科技档案的整理。符合《科技档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）的要求。 专业档案的整理。不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求，如会计档案符合《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）和《会计档案案卷格式》（DA/39-2008）的要求。 特殊载体档案的整理。不同的特殊载体档案要符合各自的整理规范要求。如印章档案符合《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）的要求，照片档案符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求，电子档案符合《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）的要求。 编制档案检索工具是各单位档案室的一项重要业务建设，它是一项长期的繁重的工作，是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率。 包涵《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《归档文件目录》等。 《全宗卷》，它保存了有关全宗的历史材料，有该全宗的全宗介绍、全宗说明、分类方案、立卷计划、保管期限表、案卷目录、档案移交分年统计表等，帮助了解该单位历史情况的重要参考资料。 通过全宗卷，可以了解该单位档案管理过程的情况，还可以了解该单位档案的内容、数量和利用等历史与发展变化状况，对下一步档案科学管理提供必要的依据，也是后续我们解决各种工作问题的依据。 档案编研材料是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑和研究工作，包括现行档案文件汇编和档案文摘汇编、大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字汇编。 大事记是一种按照时间顺序记载本单位内发生的重大事件和重要活动的参考资料，组织沿革是系统记载一个单位体制、组织机构和人员编制等方面变革的参考资料，这都有助于帮助了解过去一个时期内各机关历史发展变化。 全宗卷、大事记、组织沿革都需要定期续编，需要把时间定格在此次机构改革完成之时，新机构成立之前。尤其那些撤销或合并的单位，一定要在全宗介绍中说明职能转变、人员流向、资产移交等情况。 看过《机构改革了，档案怎么办？》文章的小伙伴，应该会清楚档案的移交有两种情况，一是机关内部的档案移交，二是向当地综合档案馆移交，当然，还有特殊情况下的档案移交，比如现在所说的涉改单位的档案移交。 这三种的情况下的档案移交手续的办理的请允许我慢慢道来： 如果是单位内部散存在单位各内设机构和个人手中的档案，需由单位档案室统一接收，按规定编制移交清册，根据登记薄清点、检查移交档案，交接双方签字，并办理交接手续。 如果是向新机构移交档案时，那档案清点、交接工作在交接双方分管档案工作的负责人主持下进行，确认无误后双方在交接文据上签字，一式三份，由交接双方分别存入各自全宗卷永久保管，1份交区档案局备案。档案处置工作应在新组建机构成立之日起3个月内完成。 假如是区档案馆移交档案，需由涉改单位档案工作机构负责人向区档案馆移交档案、向开发利用科移交检索工具与全宗卷，确认无误后，在交接文据上签字，一式两份，存入全宗卷永久保管。 机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、提高机关工作效率和质量的基础性工作。机构改革过程中档案容易散失甚至丢失，稍有不慎就会造成无法弥补的损失。机构改革涉及的部门单位要牢固树立“四个意识”，提高档案意识，加强机构改革中的档案管理，严肃工作纪律，确保机构改革过程中档案不散、管理不乱、工作不停，确保国家档案资源的齐全完整。 涉改单位的党委（党组）要从对历史负责的高度，重视和加强机构改革中的档案管理工作，加强对本部门本系统机构改革中的档案工作的全面领导，认真贯彻落实党和国家关于档案工作的重要方针、政策，明确机构改革中的档案工作负责人，保障档案交接和妥善保管。原则上新建机构成立之日起6个月内完成档案交接工作。 各部门单位要严格遵守档案法律法规，确保档案真实、完整、安全、保密。对机构改革中档案丢失、损毁、涉密的单位和个人，对不按规定处置和移交档案的单位和个人，应当依据《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《河南省档案管理条例》和其他相关规定，严肃追究有关人员责任。   啦啦之歌说 最后的最后，还是要再多说一些，以上内容参考了很多地市出台的关于加强机构改革中的档案工作意见，再加上了一些自己的理解，本文的出发点就是假如我是一个涉改单位，我需要从哪些地方做好档案工作，但愿可以给大家一点参考作用。 稍微了解档案工作的人就会知道，档案说起来很简单，但实际上做起来还是比较费心费力的，就拿档案整理这一项来说，就需要经过十几个步骤才能完成，更别说要清理档案室档案资料了，如果说年年都正常开展档案工作，那只需要完成2018年度的就好，如果有历史遗留档案资料未整理，好吧，这个工作量可想而知了。 其实，档案工作是需要很多人的配合和理解，不是说光靠一个两个档案员就可以完成的，不是有句话说“人人都是档案形成者”吗？档案工作还是需要更多的人参与进来的，相互配合，才能说得上对历史负责，替未来着想。 以档为名，陪你一路成长 不忘历史，面向未来 作者：啦啦之歌 |
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