【原】拒绝瞎忙：提升工作效率的20个小技巧，简单实用可操作！

“办公桌前，电脑窗口开着，十几个标签页、五六个Office文档在不停地切换。吃午饭时，也要不停地刷手机，看工作群，一天下来发现自己连水都没顾上喝。临近下班，发现手头还一大推事没有做，却又感觉自己这一天好像啥也没干出来。”

这是职场上一种很常见的现象，不排除其中有个别效率低下的人，但是更多的情况下，是我们确实要做的事太多，要担负的责任逼迫我们不得不如此。有没有什么方法，让我们的工作效率更高、再高一点呢？就这个问题，文章整理了20条实用、且简单易操作的方法，希望可以给想要改善生活、工作状态的职场人，提供一点思路。

1、用A4纸做笔记，实现零秒思考。
“A4纸做笔记”的方法，被称作是“全世界最简单的头脑灵活度训练”，连苹果最顶尖设计师在开发苹果产品时，都会先把电脑关闭，拿出纸笔构思。这是因为，电子产品容易阻挠我们右脑的创意思维，让我们陷入左脑逻辑思维当中。
因此，当我们需要构思、策划或者做其他深入思考，但是脑子又是一团浆糊，没有思路时，往桌子上横着放一张A4纸，你的头脑将很快平静下来，我们的思路也会得到很好的整理。接着，开始向自己发问，头脑风暴，把问题，能想到的解决办法，涉及到的人等等相关的内容，全部写下来。然后，站在局外人的角度，看你的内容，从中寻找线路，理出思路。最后，归纳整理出最有效的信息。

2、用笔记软件，建立信息收集箱。
我们日常工作中，经常会有许多时间浪费在来回搜寻信息上面，比如邮件中某段文字，微信聊天记录中某个领导的通知。总会在我们想用的时候，找不到，或者要花很多时间找。这种情况下，我们可以建立一个收集箱，先把觉得有用的信息这个收集箱，无论是聊天记录、邮件内容，还是工作安排、项目反馈，XX工作内容的流程规范，亦或是突然产生的灵感，或者从网上看到的有价值的案例、知识，只要觉得有用，都可以往里面丢。

存放的位置，可以选择一些同步的笔记软件，比如Onenote、印象笔记、为知笔记、有道云笔记之类。存放的时候，用关键词来命名，比如，XX月XX日，关于XX项目的会议讨论记录，或者提升活动效果的创意案例，还可以是日常所有后台、软件的账号密码集合等等。

务必保证在看到有效信息时，第一时间存在好，并且保证存放位置是唯一的。这样不但可以减少记忆的难度、节省我们的认知空间，还可以让工作变得简洁高效。

3、清空头脑，创建你的待办清单库。
你有没有过这些经历：就是经常忘记一些重要的事，到了截止日期才发现还没做？每天都感觉有一大堆事要做，却不知道到底还有多少事没做。还有就是常常各种事项要么随手记到电脑里，或者手机便签里，还有的记到笔记本里，想做的时候，要挨个翻一遍。还容易感觉，太多事情要做压力特别大，晚上睡觉还在担忧睡不着。

如果你有以上类似的状况，建议做一件事，就是“收集”，把你所有待处理的事，不管是工作还是生活，或是突发的灵感，全部都先写下来。然后，再开始规划和拆解下一步的行动。这样清空头脑的方式，可以有效避免漏掉要做的事项，不用再担忧有哪些事没有做，也是缓解压力的有效方法，做事也会更专注。

注意，记录的时候，要集中记到一个位置，可以是A4纸张，记事本，也可以是电子记事本。如果有临时开会或者外出随手记录的事项，也要及时找机会，记录到固定的“收集箱”。收集的时候，就只做收集，不要一边收集，一边执行。

4、拆解你的待办事项，做好行动规划。
你有没有遇到过，想要做某件事，却不知道如何下手，而一再往后推迟。遇到事情不知道怎么着手时，就先拆解成小行动。比如，你要出差，那就把这件事，拆解成确认行程日期，做客户拜访清单，客户时间预约，走出差申请流程，预定往返机票，预定酒店等等。拆解完之后，再往下推进，就会快很多。

凡是遇到中途推进不下去的事项，就拆解成小行动，原则上，拆解出来的每个行动事项完成时间不超过2分钟。

5、定期清理你的“收集箱”。
每隔一段时间，抽空清理一次你的收集箱，把已经过期，或者垃圾事项直接删除。接着，判断收集箱里的事项，是否需要在一周内完成。把一周之内要做的事放到一起，超过一周或者更长时间的事项，放到另外一个位置。然后，先专心把一周内要做的事拆解成小行动。

6、按轻重缓急，处理你的待办事项。
我们日常工作中，经常会遇到，在自己的待办清单上，有几件事都必须要做的事，却不知道先做哪个好。这个时候，最好按照轻重缓急来处理。先判断一件事的重要性，再判断一件事的紧急性。然后按1、2、3或者A、B、C排序。把你所有要做的事，都标注上序号。接着，从中挑选出当天1-3件最重要的事，5-7件次要重要的事来做。

我们每个人、每天能够专注并有效率工作的时间都有限。所以，找出你每天精力最充沛、最高效的时间段，做你当天安排的最重要的事，然后在效率相对低的时间段，做不太重要的事。

7、拒绝每天“救火”，提前做重要的事。
你每天在做的事，是否都是已经临近时间截止日期，是否每天都被人追着要结果，你每天是否都在“救火”。如果答案是肯定的，建议，每天刻意安排出10%-50%的时间，做未来一段时间要发生的重要事项，即把重要还不紧急的事做提前安排。避免重要不紧急的事，发展成重要紧急的事。怎样定义重要的事呢？建议，是和你人生、事业目标最相关的事。

8、拒绝多线程任务，一次只专注做一件事情!
人类的大脑没法进行“多线程处理”，同一时间只能聚焦在一件事情上，平时我们开一大堆窗口、网站，看似是在多任务处理，其实，知识大脑不断地在这些不同的事务之间打断和切换而已，并没有真正进入多工作任务状态，我们每切换一个工作任务，都需要先把原来的工作任务清空和处理新信息。不自觉的清空过程中，就浪费了我们很多时间。

请专注在你手头上正在处理的事情，有任何突发状况，先用便签或A4纸记录下来，最好不要超过10秒钟，不要打断工作。如果非要打断不可，就把当前的任务进度或者正在思考的内容，用关键词记录下来，这样折回工作的时候，可以大大缩短你进入状态的时间。

9、如果一件事情的80%可以由别人去做，学会授权!
着手做你需要处理的重要事项，把不重要的东西交给他人去完成。一些不重要的事情不需要亲力亲为，你可以安排下属或寻求同事的帮助，信任他们，把自己的精力集中在处理更重要的事情上。

10、如果有效地利用你的“碎片时间”？
我们日常生活中，碎片时间很多，比如会前间隔5分钟、做地铁、等电梯、吃饭、走路都会有。很多人会把它用来看书、听讲座或者公开课，这样很好。不过，因为碎片时间较短，其实我们学到的可能更多的是简单的结论，要掌握真正有价值的知识，还是会有点困难。

建议，这些时间段，可以更多的用来思考。一个行之有效的方法，是把工作、学习中遇到的问题，分解成一个个更小的问题。然后把它们列成清单随身携带。利用碎片时间，进行思考和推导。

比如，你要写一个推广方案，你可能要列出这些问题：你的目标客户是哪些，他们有哪些特征，你要参考哪些历史数据，你方案目标时什么，你的产品优劣势有哪些，你的竞对在哪些方面比你有优势等等。把这些问题做成清单，只要有空闲，求拿出来思考，再及时把思考结果，或者灵感记录下来。

11、摆脱掉不必要的干扰。
关掉不相关的网页，关掉你的QQ和微信，把手机调成震动模式，保障能够接听到紧急的电话，聚焦你的精力去做好一件任务。如果你担心在工作专注的时候有人找你，建议你可以在你的工作软件上标注上“XX时间段正在集中做很重要的事，有事请先留言”，通常有特别着急事情找你的时候，很多人不会单纯在微信或QQ上被动留言，所以不用太担心会错过重要的事。

另外，如果你专注时，有领导给你安排工作，先判断哪件事更重要更紧急，如果手头的事更急需处理。那你可以尝试给老板解释，我手头正在做另外一项很重要的事，如果不及时做，可能会有什么后果，确认是否延后新待办事项。也可以和老板确认，如果一定要先做新事项，那能否把手头的事情的截止时间延后。

12、给工作加一个截止日期。
想养成对于工作的紧迫感，可以给自己的工作事项，设定一个截止日期，这个日期，需要比真正的截止日期提前一点，这样子才能够给予自己喘息、修改和检查的机会。

13、不愿意下手的工作，尝试给自己增加“奖励”
比如，很多职场人都有过出差报销的经验，报销的过程通常还会很麻烦，不仅要走各种流程，还要手填报销单、黏贴各种车票、住宿餐饮票等等。但是这个事，又不能不做，毕竟直接关系到自己的利益。常常能拖就拖，直到财务下“最后通牒”，到了截止日期的前一天半夜十二点之前，才着急忙慌地一通“加班”。

类似这种问题要怎么改善呢？建议，给自己设置一个奖励机制，就像我们玩游戏通关之后，会奖励经验值或者装备一样。告诉自己，如果完成这个任务之后，去吃一顿大餐，或者买一件衣服、一跟哈根达斯、一块蛋糕、心仪已久的包包等。

注意，这个奖励，一定要选一次性就能了结的类别，而且金额不宜过大。建议以实物为主而非精神方面的品类，最好是日常生活必需品，万万不能是那种会耗费大量时间的东西。就像奖励自己看一部电视剧，或者打一场游戏，很可能看着看着，就是大半天过去了。

14、使用“适合”你的高效工作软件。
高效工作任务管理软件很多，比如常见的印象笔记，有道云笔记，Outlook，todolist等等，还有更多人使用普通纸质记事本，Excel表格。但是具体哪个适用自己，就要自己尝试用一下了。

选择时，注意一个原则，就是高效工具不要滥用，别人用的适合，你自己并非合适。如果一个高效工具，让你花费很多时间或者精力学，用起来特别不顺手，就要果断放弃。

15、重复工作自动化、模板化，做好积累。
在职场中，我们往往会遇到一些比较单一和重复性的工作内容。怎样才能更高效呢？那就是，先将自己每周都需要做的任务全部列出来，然后想办法将这些任务自动化。

比如，我们常常会需要回大量的邮件，而邮件中常用的内容，就可以保存成模版。再比如，我们团队增加了新同事，作为职场老人，难免需要去带。每个来到人都要教一遍的话，会很耽误时间和精力。倘若你提前把要培训的内容或者注意事项， 以文字、图片或录音的形式做好归档和分类。在新人来之后，只需要把文件和视频或者PPT打包给对方看，然后，有其他不懂的问题再单独询问就可以大大提高效率，节省时间。

16、设定目标，建立可追踪“过程”
努力的时候，要找对方向，明确执行“过程”，不要用蛮力。

举例来说，一个撰稿人，如果每天都读书、学习，不带目标的写作，那他只能算作是练习。如果想要做出点什么，就必须给自己定个目标，比如，一个月涨多少粉，而定完目标之后，还要建立如何完成目标的“追踪过程”，就是每天更新多少文章。想在微信公众号上一个月涨1000个粉丝，那他能控制的不是每天有多少粉丝关注自己，而是每天更新自己的文章数量和质量。同样，职场人无法控制自己的老板，让他给自己升职加薪，但是能做的是，让自己更出色，变得无法被忽视，比如，一个季度内完成几个项目。

17、向更专业的人寻求帮助，除非你自己想学会一个新技巧。
假设，你要做一期活动推广，不擅长图片设计，要做的话可能会发很长时间，也不一定会达到满意的效果。那这种情况下，不如找个专业的设计帮你做。你只需给对方说清楚，分配事项要达到什么样的目标，或给出详细的步骤即可。

18、拒绝“完美主义 ”
职场上，“完美主义者”做事，通常会考虑很多，同时也容易伴随着拖延，办公效率低下，甚至容易让自己陷入自我否定中。深究下去，其实很大原因是害怕犯错，做任何事情稍微有一点瑕疵，就容易全盘否定自己。

其实，追求完美没有错，不过我们生活和工作的环境或者人，其实是没有绝对完美的，所以意识上做调整很有必要，主观上接受自己不完美，更大限度发挥自己的长处。做工作也是，优先把核心的事项做完，其他枝枝叶叶可以降低一点标准。还可以深入找下是什么原因，什么事导致自己在“害怕”，找到之后，针对害怕的点，尝试寻求一些解决或者规避方法，这样也可以让自己更安心。

19、有效收纳，学会丢弃。
你的办公桌上，是简洁还是杂乱，是否摆满了文件、书本、文具还有各种小摆饰？你的电脑硬盘里，是否也是文件随意乱放？或许有一天，你心血来潮，想收拾一下，但是却发现很多文件资料不舍得丢弃，越积越多！也许有些人会说，我的桌子虽然乱，但是却乱的有秩序。但是，如果你仔细观察会发现，这些人在找资料的时候，还是会翻上找下，浪费一通时间。有研究表明，杂乱的办公区，会不自觉地影响人的潜意识，增加人的负担。

步骤：分析你的可用空间，以及这些空间对你使用的方便性，把常用的文件，分门别类整理好，放到你最近的储藏位置，这个储藏空间用便签贴标注上储藏物品名称。如果你的物品特别多，建议做一张清单，标记好哪类物品放置在哪个位置。注意，能丢掉的就不要留着，纸质文件能拍照电子保存的，就不要留纸质版，最大限度的释放你的空间。

第一次收纳时候，不用一次性完成，只做其他一小部分即可。等全部收纳完之后，每天花费几分钟维护一下，即可长久保持。收纳期间，还可以一边听音乐，一边收拾，让这个过程变的更有趣。相信，收纳完之后，你的焦虑、压力感会大大降低，对工作的掌控感也会提高。

20、适度休息，快速解压。
休息不好，工作安排得再有条理，也很难进入状态；再加上有些烦心事过来，更是容易觉得疲累。要想快速缓解压力，化解负面情绪，除了下班后，适当慢跑这种方式外，我们在办公区，可以看看窗外大自然，绿植，活动活动身体，小睡一会。再有，就是一个非常有效的科学方法——冥想。

只要头脑混乱、压力倍增时，就可以进行5-10分钟的冥想。你无需报什么班，也无需穿奇怪的制服，只需掌握2个小要领：坐好，背部挺直，闭上眼睛；第二，感受自己的呼吸时的感觉，呼气、吸气，其中，一个窍门就是关注自己的鼻腔、胸腔呼吸时的感觉。一旦进入冥想状态，就会不自觉地有各种杂七杂八的事涌进来，比如老板说了什么话，客户下了多少订单，自己做了什么糗事，未来怎么发展等等。我们需要做的，就是一旦有杂念进来，就把自己再拉回到自己的呼吸上即可，这样反复切换几分钟。

如果，你想更高效地完成工作，想提早下班，就从中挑选适合你的方式，开始尝试吧！