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学会了这3个Excel的打印技巧,老板只能对数据表拍手叫好

2019-08-11  timtxu

小刘是新入职的总经理助理,每周总经理都需要了解企业的运作情况。这时候小刘就得把公司运行情况的数据文件打印出来,整理成统一的文件集,可是小刘不太清楚打印要注意的细节,所以前些日子来问职场君,职场君就给他说了一些打印数据的注意要点。果然,老板对这位新人的表现十分满意。

不论你身在职场的哪个职位可能多多少少都会涉及到文件的打印操作。同样的内容有的人打印出来页面布局清晰,数据分布均匀;而有的人打印出来却充满随意性,看一眼就知道打印文件的人是业余人士。你真的懂打印数据表吗?下面职场君就来说说表格打印的那些事吧!

添加公司LOGO

我们经常可以看到有些公司的打印文件上每一页相同的位置都有公司的LOGO,那么大家有没有想过这些LOGO是如何添加上去的?直接在Excel数据报表中插入LOGO图片吗,如果要打印的文件有很多页,那岂不是要在每一页相同的位置都插入图片呢?其实不用那么麻烦,只需要在页眉或页脚中插入公司的LOGO图片,就可以在每一页中都打印公司LOGO。具体操作方法如下:

Step 01 打开“页面布局”选项卡,在“页面设置”组的右下角有一个“对话框启动器”按钮,单击该按钮。打开“页面设置”对话框。切换到“页眉/页脚”选项卡,单击“自定义页眉”按钮。

学会了这3个Excel的打印技巧,老板只能对数据表拍手叫好

Step 01

Step 02 打开“页眉”对话框,对话框下方有三个文本框分别为“左”、“中”、“右”。想将LOGO插入到什么位置就在相应的文本框中单击一下,定位光标。然后单击“插入图片”按钮。在计算机中找到LOGO图片,将其插入到页眉中光标所在位置。

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Step 02

Step 03 在关闭“页面设置”对话框之前可以对打印效果进行预览。单击“打印预览”按钮可以进入预览界面直接预览打印效果。

学会了这3个Excel的打印技巧,老板只能对数据表拍手叫好

Step 03

小贴示——

插入页眉的图片是可以调整大小的,在“页眉”对话框中单击“设置图片格式”按钮,可以在“设置图片格式”对话框中对图片的大小进行设置。

知识加油站:页边距的设置方法在页眉中添加LOGO后,有可能会出现LOGO被表格数据覆盖的情况,这时可以通过调整页边距让LOGO完整显示出来。具体操作步骤为:在“文件”菜单中的“打印”界面右下角单击“显示边距”按钮,将预览区中的页边距线显示出来。将光标移动到页边距线上,当光标变成双向箭头时按住鼠标左键,拖动鼠标即可调整页边距。

打印区域任你定

如果只想打印一张表格中的指定部分内容,可以通过设置打印区域来完成。

选中需要单独打印的单元格区域,打开“页面布局”选项卡,在“页面设置”组中单击“打印区域”下拉按钮,在下拉列表中选择“设置打印区域”选项。即可完成打印区域的设定。

在名称框中选择打印区域,单击“取消打印区域”按钮,可将打印区域取消。(名称框位于工作表操作区左上角,编辑栏右侧。)

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设置打印区域

用户也可同时指定多个打印区域,只是这些打印区域只能在不同的页中被打印。利用“隐藏”功能可将不相邻的行或列打印在一起。

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“隐藏”功能

选中不需要打印的行或列,右击,在弹出的菜单中选择“隐藏”命令。与被隐藏的区域相邻的两个部分会被连在一起打印。

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选择“隐藏”命令

打印日期和页码

日期和页码都是打印的时候经常会添加的元素,如果要打印的内容只有一页那没必要添加页码,但要是待打印的数据有很多页,这时候添加页码就变得很重要了,因为页码可以帮助打印者快速的按正确的顺序整理打印稿。而打印日期可以起到一个提示的作用,提醒读者是什么时候打印的这份文件。添加页码和日期的操作方法和插入图片相同。

Step 01 打开“页面设置”对话框,在“页眉/页脚”选项卡中单击“自定义页脚”按钮。

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Step 01

小贴示

在添加日期或页码时,我们可以将它放在页眉位置,也可以放在页脚位置。这个看大家平时操作习惯,没有定性。本例是将日期和页码放在页脚,如果想要放在页眉,只需单击“自定义页眉”按钮即可,后面的操作方法与页脚相同。

Step 02 在“页脚”对话框的“中”文本框中插入“页码”,在“右”文本框中插入“日期”,单击“确定”按钮。日期和页码设置好后,在“页面设置”对话框中,单击“打印预览”按钮,可预览设置效果。或者直接单击“打印”按钮进行打印。

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Step 02

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